Jedes Jahr steht die Buchhaltung vor einer wichtigen Aufgabe: Sie muss den Jahresabschluss erstellen – oder besser gesagt: für den Steuerberater vorbreiten. Unsere Checkliste unterstützt Sie dabei.
Die Vorbereitung des Jahresabschlusses ist immer wieder eine komplexe Herausforderung – besonders angesichts des Tagesgeschäfts, das weiterläuft. Der Arbeitsaufwand ist hoch. Oft verbringen Unternehmen Wochen und Monate damit. Eine unstrukturierte Organisation kann da schnell zu Mehrarbeit führen und die Fehleranfälligkeit erhöhen. Folgender Beitrag möchte Orientierung bei der Vorbereitung des Jahresabschlusses bieten.
Exkurs:
Wer muss einen Jahresabschluss erstellen?
Alle Unternehmen, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, müssen nach § 242 Abs. 3 HGB einen Jahresabschluss erstellen. Bei Freiberuflern und Kleingewerbetreibenden reicht eine Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR).
Welche Bestandteile muss ein Jahresabschluss enthalten?
Die elementaren Bestandteile des Jahresabschlusses sind Bilanz und GuV. Je nach Unternehmensgröße kommen Ergänzungen wie Lagebericht Anhang oder Kapitalflussrechnung hinzu. Mehr Informationen liefert der Beitrag Jahresabschluss-Bestandteile und -fristen.
Bis wann muss der Jahresabschluss erstellt werden?
Was die Aufstellung des Jahresabschlusses betrifft, gelten je nach Rechtsform und Unternehmensgröße Fristen von 3 bis 6 Monaten ab Bilanzstichtag (31. März, bzw. 30. Juni, wenn Geschäftsjahr = Kalenderjahr).
Oft wird der Jahresabschluss zusammen mit der Steuererklärung beim Finanzamt eingereicht. Dann gilt die Frist für die Steuererklärung, nämlich der 31. Juli.
Auf Anfrage kann diese Frist bis Ende Februar des darauffolgenden Jahres verlängert werden.
Auch für eventuell vorgeschriebene Prüfung und Offenlegung des Jahresabschlusses sind ebenfalls bestimmte Fristen zu beachten, die von der Unternehmensgröße abhängig sind. Eine Übersicht liefert der oben genannte Beitrag.
Jahresabschluss erstellen: Checkliste für die Vorbereitung
Viele Unternehmen lassen ihren Jahresabschluss von der Ihrer Steuerberatung übernehmen. Dennoch ist auch die Vorbereitung eine umfangreiche Aufgabe. Folgende Jahresabschluss-Checkliste kann dabei helfen. Grundsätzlich sollte frühzeitig mit den Vorarbeiten begonnen werden, da eine Vielzahl an Dokumenten zusammengestellt werden muss.
Jahresabschluss vorbereiten
- Notwendige Unterlagen sammeln und ordnen: Geschäftsunterlagen wie zum Beispiel Verträge über Miet-, Pacht- oder Leasingverhältnisse, Versicherungs- und Kreditverträge, aber auch Dokumente wie Handelsregisterauszug oder Gesellschaftervertrag werden zusammengestellt.
- Inventur durchführen: Bei der Inventur wird das Inventar erfasst und auflistet. Das Ergebnis ist ein detailliertes Bestandsverzeichnis von Vermögen und Verbindlichkeiten, geordnet nach Art, Menge und Wert.
- Fahrtenbuch kontrollieren: Führen Sie ein Fahrtenbuch? Prüfen Sie, ob alle erfassten Fahrten vollständig und aktuell sind.
- Offen Posten abklären: Welche Vorgänge sind nicht durch Zahlung oder Ausbuchung ausgeglichen worden? Zweifelhafte Forderungen müssen ggf. umgebucht werden. Drohen (Teil-)Ausfälle? Dann können diese abgeschrieben werden.
- Abschreibungen ermitteln und buchen: Ermitteln Sie die Wertminderung Ihre Anlagen wie z.B. Maschinen, Gebäude oder Fahrzeuge. Verbuchen Sie die ermittelten Abschreibungen.
- Rechnungsabgrenzungsposten verbuchen: Auf die Rechnungsabgrenzungsposten werden Erträge bzw. Aufwände verbucht, bei denen die zugehörigen Einnahmen bzw. Ausgaben in ein anderes Geschäftsjahr fallen. Hintergrund: Manchmal kommt es mit Blick auf die Rechnungsperiode zur zeitlichen Abweichung von Zahlung und Leistungserbringung. Das Ziel der Rechnungsabgrenzung liegt darin, zu erkennen, welcher Teil der erfolgten Zahlung dem alten Geschäftsjahr und welcher Teil dem neuen Geschäftsjahr zuzuordnen ist
- Rückstellungen bilden: Um auf ungewisse finanzielle Verbindlichkeiten vorbereitet zu sein, bilden Unternehmen Rückstellungen. Es gibt verschiedene Arten von Rückstellungen, die unterschiedlich gebucht werden.
- Gesetzliche und freiwillige Rücklagen bilden: Um mögliche Verluste aufzufangen, müssen einige Unternehmen gesetzlich vorgeschriebene sowie freiwillige Rücklagen einstellen. Sie dienen ähnlich wie Rückstellungen als finanzielles Polster. Im Unterschied zu Rückstellungen zählen Rücklagen aber zum Eigenkapital.
Jahresabschluss erstellen
- Unter- und Hauptkonten abschließen
Im laufenden Jahr werden Geschäftsvorfälle der Übersicht halber in verschiedene Unterkonten gebucht. Am Ende des Jahres werden sie wieder in den zugehörigen Hauptkonten zusammengeführt. Anschließend werden die Hauptkonten geschlossen, die Salden gezogen und in die Bilanz übertragen.
- Abschlussübersicht erstellen
In der Abschlussübersicht werden alle Anfangs- sowie die Endbestände aufgelistet. Gegliedert wird die Liste nach Bestandskonten und Erfolgskonten.
- Jahresabschluss feststellen
Zum Schluss muss der Abschluss festgestellt werden. Man versteht darunter die Genehmigung des Abschlusses durch den Gesellschafter (GmbH), den Aufsichtsrast (AG) oder durch einen anderen gesetzlichen Vertreter. Dies geschieht per Unterschrift.
Jahresabschluss erstellen: Einfacher mit Buchhaltungssoftware
Wer seine Buchhaltung mit einer modernen Buchhaltungssoftware erledigt, hat weniger Stress mit dem Jahresabschluss.
Viele Finanzprozesse können digitalisiert und sogar automatisiert werden. Das hat viele Vorteile:
- Entlastung im Arbeitsalltag z.B. durch Assistenzfunktionen und Buchungsregeln
- Geringere Fehlerquote und höhere Effizienz
- Transparenz und Nachvollziehbarkeit dank der Protokollierung von Änderungen (GoBD-Konformität)
- Digitale Archiv für die Belege und leichte Wiederauffindbarkeit
Moderne Buchhaltungssoftware nimmt der Buchhalter:in somit viele manuelle Aufgaben ab. Gerade Online-Buchhaltungssoftware bietet Schnittstellen für die einfache digitale Zusammenarbeit mit der Steuerberater:in. Über diese Schnittstellen können Belege einfach und schnell digital übertragen werden.
Tipp: Abschlussarbeiten über das Jahr verteilt durchführen
Belegchaos und mangelnde Sorgfalt führen spätestens beim Jahresabschluss zu unnötigem Stress. Das lässt sich vermeiden, wenn die Buchhaltung während des Jahres unterjährig konsequent geführt wird – am besten mit einer professionellen Buchhaltungssoftware. Dann nämlich sind sämtliche Belege geordnet abgelegt und alle Konten korrekt bebucht und abgestimmt. Abschlussarbeiten wie Rückstellungen oder Abschreibungen können auch auf im laufenden Jahr erledigt werden. Dadurch spart man sich Aufwand für die Nachbereitung und vermeidet Stress am Jahresende bzw. -anfang. Im Idealfall kann dann der Jahresabschluss fast auf Knopfdruck erstellt werden.
