Manchmal unterläuft beim Schreiben einer Rechnung ein Fehler. Vielleicht wurde eine Position vergessen oder mit dem falschen Steuersatz abgerechnet. Oder ein Rabatt wurde vergessen. Was tun?
- Was ist eine Stornorechnung?
- Ist eine Stornorechnung eine Gutschrift?
- Was passiert, wenn ich eine Stornorechnung „Gutschrift“ nenne?
- Wie wird eine Stornorechnung geschrieben?
- Was kann ich tun, damit gar kein Rechnungsstorno nötig wird?
- Neue Rechtsprechung zu Rechnungskorrekturen
- Vorlage für eine Stornorechnung
- Fazit
Was ist eine Stornorechnung?
Damit die Buchhaltung stimmt, müssen falsch ausgestellte Rechnungen korrigiert werden. Eine Rechnungskorrektur besteht im Grunde aus zwei Schritten:
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- Die Originalrechnung wird mit einer Stornorechnung ausgeglichen.
- Es wird eine neue, korrekte Rechnung gestellt.
Daraus folgt, dass die Begriffe „Stornorechnung“, „Rechnungskorrektur“ und „Korrekturrechnung“ im Grunde dasselbe bedeuten.
Ist eine Stornorechnung eine Gutschrift?
Buchhalterisch ist dies der Fall. Aber tatsächlich darf eine Stornorechnung heute nicht mehr als „Gutschrift“ bezeichnet werden. Denn dadurch werden zwei grundverschiedene Vorfälle vermischt:
- Bei einer „echten“ Gutschrift wird dem Lieferanten ein Betrag gutgeschrieben, ohne dass dieser eine Rechnung gestellt hätte. Nicht der Lieferant, sondern sein Kunde stößt den Zahlvorgang an, indem er die Gutschrift erteilt. Häufig werden Gutschriften für Provisionsgeschäfte erteilt. Auch Verlage zahlen ihre „Festen Freien“ Mitarbeiter häufig im Wege der Gutschrift. Es handelt sich hier also um eine Art „umgekehrte Rechnung“.
- Bei einer Stornorechnung wird dem Kunden ein Betrag gutgeschrieben. Dieser dient zum Stornieren einer Rechnung, die der Lieferant ursprünglich geschrieben hatte, aber dann korrigieren musste. Damit dieser Vorgang buchhalterisch sauber und nachvollziehbar erfasst werden kann, ist ein Beleg notwendig, eben die Stornorechnung.
Was passiert, wenn ich eine Stornorechnung „Gutschrift“ nenne?
In diesem Fall kann es sein, dass das Finanzamt dem Gutschriftsempfänger den Umsatzsteuerabzug versagt. Außerdem wird die umsatzsteuerliche Bemessungsgrundlage nicht um den Betrag der Gutschrift (der eigentlichen Rechnungskorrektur) reduziert. Im Klartext: Dem Empfänger einer solchen, fälschlich als „Gutschrift“ benannten Stornorechnung drohen steuerliche Nachteile. Das möchte kein Lieferant seinem Auftraggeber zumuten.
Wie wird eine Stornorechnung geschrieben?
Eine Stornorechnung enthält dieselben gesetzlichen Rechnungsbestandteile wie jede andere Rechnung. Sie erhält eine eigene Rechnungsnummer. Zusätzlich muss sie eindeutig auf die zu stornierende Originalrechnung Bezug nehmen.
Sie muss daher Folgendes enthalten:
- Die Rechnungsnummer der Originalrechnung
- Das Rechnungsdatum der Originalrechnung
- Den Betrag der Originalrechnung mit einem Minuszeichen davor
Geht es auch etwas einfacher?
Für alle, denen jetzt der Kopf schwirrt, gibt es eine gute Nachricht: Mit einer modernen Buchhaltungssoftware brauchen Sie sich keine Gedanken um die Richtigkeit der Korrekturrechnung zu machen. In der Regel funktionieren solche Programme ganz einfach.
- Sie klicken auf die zu stornierende Rechnung.
- Sie klicken auf „Stornieren“ oder „Gutschreiben“ oder wie auch immer die Funktion in der jeweiligen Software heißt.
- …Und die Software generiert die Korrekturrechnung automatisch, ohne dass Sie noch etwas tun müssen.
- Mit einem weiteren Mauklick ist es in der Regel möglich, den Beleg direkt aus der Software heraus per E-Mail an den Kunden zu senden.
Hier sehen Sie ein Beispiel für eine solche, computergenerierte Stornorechnung.
Was kann ich tun, damit gar kein Rechnungsstorno nötig wird?
Am besten ist es, wenn Rechnungen von Anfang an stimmen. Dann wird gar keine Korrektur nötig. Wie können Sie Fehler bei der Rechnungsstellung vermeiden? Verwenden Sie doch einfach eine Abrechnungssoftware! Diese praktischen Programme nehmen suchen sich viele Rechnungsangaben selbsttätig zusammen. Preise, Steuersätze, korrekte Rechnungsanschrift, Kundennummer, Rechnungsnummer, Steuernummer, Datum, Gesamtbetrag – alle diese Daten werden von der Software ausgefüllt. Tipp-, Rechen- und Übertragungsfehler sind damit schon einmal ausgeschlossen.
Neue Rechtsprechung zu Rechnungskorrekturen
Der Europäische Gerichtshof (EUGH) hat kürzlich entschieden, dass eine Stornorechnung umsatzsteuerlich auch rückwirkend für das Jahr der Ausstellung der Originalrechnung gültig ist (vgl. Urteil vom 15.09.2016 Rs. C-518/14 „Senatex“). Früher wirkte in Deutschland eine Rechnungskorrektur nur für die Zukunft, in dem Jahr der Erteilung der Stornorechnung.
Vorlage für eine Stornorechnung
Eine Vorlage finden Sie beispielsweise unter https://rechnungen-muster.de/downloads/Stornorechnung-Muster-Vorlage.pdf .
Fazit
Stornorechnungen sind dasselbe wie Korrekturrechnungen: Sie dienen dazu, eine unrichtige Rechnung nachträglich zu stornieren. Die Buchhaltung benötigt einen Beleg, um die verkehrte Rechnung auszubuchen und dieser Beleg ist die Stornorechnung. Diese muss als „Stornorechnung“ oder „Korrekturrechnung“ gekennzeichnet sein und eindeutig auf die zu stornierende Rechnung Bezug nehmen. Sie darf nicht als „Gutschrift“ bezeichnet werden.
Fehler bei der Rechnungsstellung lassen sich am besten mit einer Abrechnungssoftware vermeiden. Diese füllt viele Rechnungsangaben aus ihren gespeicherten Daten aus. Das geht nicht nur schneller sondern spart auch Tipp- und Übertragungsfehler.
