Tagtäglich landen am Schreibtisch von Führungskräften unzählige Arbeiten der Mitarbeiter zur Information, zur Kontrolle, zur Freigabe oder häufig auch zur Korrektur. Steigert sich ständig die Anzahl der Arbeiten, die Sie ohne Korrektur freigeben? Oder grübeln Sie im Stillen, warum Sie die gleichen Dinge genauso wiederholt korrigieren und urgieren? Haben Sie sich auch schon mal dabei ertappt, dass Sie der direkten Konfrontation des Mitarbeiters dazu aus dem Weg gehen, um nicht noch zusätzlich Zeit für die Rechtfertigungen des Mitarbeiters investieren zu müssen?
Zeitdruck und die Fokussierung auf effizientes Arbeiten bringen rasch mit sich, dass die Überarbeitung der vorgelegten Unterlagen wie bei einem Fehlersuchbild erfolgt. Die Anzahl an notwendigen Korrekturen und die meist unliebsame Tätigkeit, die Mitarbeiter damit konfrontieren zu müssen, können dann häufig auch bei Führungskräften zur Frustration führen.
Die Arbeitswelt im Wandel
Möchten Sie sich selbst etwas Gutes tun und das Entwicklungspotential Ihrer Mitarbeiter erhöhen? Dann lassen Sie sich von der Technik des Feedback-Gebens inspirieren, wie es von Erwachsenen-Trainern und Beratern angewandt wird.
Was macht Feedback aus?
Feedback folgt einem festgelegten Aufbau aus Lob – Entwicklungspotential – Lob (auch „Sandwich-Prinzip“ genannt). Sämtliche Inhalte sind immer eine sachliche Beschreibung des Wahrgenommenen in der „Ich-Formulierung“.
Verallgemeinerungen und Pauschalierungen werden vermieden. Das Feedback sollte auch nicht für ein späteres Mitarbeitergespräch aufgehoben, sondern zum schnellstmöglichen Zeitpunkt gegeben werden, damit der Sachverhalt für Sie und Ihren Mitarbeiter noch möglichst präsent ist.
Was habe ich als Führungskraft davon?
Dass Feedback immer auch Lob enthalten muss, zwingt den Feedbackgeber dazu, nicht nur auf Fehlersuche zu gehen, sondern auch gezielt darauf zu achten, was der Mitarbeiter gut gemacht hat. Das zeigt Ihnen konkret auf, wie sich Ihre Mitarbeiter entwickeln, welche Fähigkeiten und Stärken sie haben und erinnert Sie somit auch in stressigen, problemreichen Phasen, dass Sie ein kompetentes Team um sich zu haben.
Konkret auszusprechen, was Ihr Mitarbeiter richtig und zu Ihrer Zufriedenheit gemacht hat, ist auch ein wichtiger Grundstein für den nächsten Arbeitsauftrag – er weiß somit, was er beim nächsten Mal wieder genauso machen soll, woran er sich orientieren soll, genauso wie was er beim nächsten Mal anders machen soll (kritischer Anteil).
Jeder Mitarbeiter freut sich über ausgesprochene Anerkennung, und die sachliche, beschreibende Ausdrucksweise lässt keinen Zweifel aufkommen, dass diese Anerkennung auch tatsächlich so gemeint ist. Ein erfreuter Mitarbeiter wird sich dann mit noch mehr Motivation – anstatt mit Angst vor erneuter Kritik – seiner nächsten Aufgabe widmen.
Das macht gutes Feedback aus
Beschreibung Ihrer Wahrnehmung
Beschreiben Sie konkret und sachlich Ihre Wahrnehmung aus Ihrer Perspektive, zB „ich habe gesehen…“, „ich habe gehört…“, „ich habe gelesen…“.
Zeitnah
Geben Sie Feedback so zeitnah wie möglich, damit sowohl Sie selbst als auch Ihr Mitarbeiter das Geschehen gut in Erinnerung haben.
Keine Verallgemeinerungen
Ein Feedback wie zB „Sie verhalten sich abweisend gegenüber den Klienten!“ ist für den Mitarbeiter nicht hilfreich, wenn er nicht weiß, welches Verhalten von ihm als abweisend verstanden wird.
Aussagekräftiger ist zB „Ich habe beim Besuch vom Klienten X beobachtet, dass Sie ihm nicht die Hand gegeben haben und nicht von Ihrem Schreibtischsessel aufgestanden sind. Für mich wirkte das abweisend gegenüber dem Klienten.“
Was wünschen Sie sich für die Zukunft?
Teilen Sie Ihrem Mitarbeiter konkret und sachlich mit, was Sie von ihm für die Zukunft erwarten. Erwarten Sie von Ihrem Mitarbeiter nicht, dass ein für Sie selbstverständliches Verhalten für ihn genauso selbstverständlich ist, sondern sprechen Sie Ihre Erwartung konkret und detailliert aus.
Dies könnte zB lauten: „Für mich ist wichtig, dass der Klient sich bei uns wohl und willkommen fühlt. Für die Begrüßung wünsche ich mir, dass Sie vom Schreibtisch aufstehen, Ihrem Klienten die Hand zur Begrüßung geben und nachfragen, ob er etwas trinken möchte.“
Gut investierte Zeit
Natürlich benötigt Feedback etwas mehr Zeit, ggf. auch in der Vorbereitung, als Kritik. Jedoch bringt reine Kritik häufig mit sich, dass Ihr Mitarbeiter nach dem Gespräch innerlich blockiert ist, darüber nachdenkt dass er sich unfair behandelt fühlt und schlimmstenfalls Kollegen einbezieht, bei denen er sich über die ungerechte Behandlung beklagt.
Beenden Sie das Feedbackgespräch daher möglichst immer mit einer positiven Aussage, die dem Mitarbeiter zeigt, dass Sie ihn schätzen, vielleicht auch mit einem Handschlag und Augenkontakt als symbolischen Pakt für eine weitere gute Zusammenarbeit.
Haben Sie Geduld mit sich selbst
Erwarten Sie nicht von sich selbst, von heute auf morgen zum Meister des perfekten Feedbacks zu werden, vielmehr macht Übung den Meister. Beginnen Sie einfach damit, es zu versuchen und nehmen Sie sich nach einem Mitarbeitergespräch noch einen Moment Zeit zu reflektieren, wie es aus Ihrer Sicht verlaufen ist, welchen Eindruck der Mitarbeiter am Ende des Gesprächs auf Sie gemacht hat und was Sie sich für das nächste Gespräch von sich selbst wünschen würden.
Wenn Sie die Zusammenarbeit im Team, mit Ihren Mitarbeitern oder generell im Unternehmen effizienter gestalten möchten, können Sie sich hier über die innovative ERP-Software Scopevisio informieren.
Gastautorin: Martina Jungert-Deutner (Leitung Projektmanagement und Controlling, dvo Software/Vertriebspartner Scopevisio Österreich)
