Seit Anfang 2025 müssen Arbeitgeber im Rahmen der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) auch Daten der Finanzbuchhaltung digital an die Deutsche Rentenversicherung übermitteln. Bislang galt dies nur für prüfrelevante Daten aus der Entgeltabrechnung. Hier finden Sie die wichtigsten Informationen.
Regelmäßig prüft die Deutsche Rentenversicherung, ob Arbeitgeber die Beiträge zur Sozialversicherung ordnungsgemäß abführen. Die Prüfung fand bislang oft unter Vorlage von Papier- bzw. PDF-Dokumenten statt, was einen hohen Aufwand bedeutete. Um diesen Aufwand für alle Beteiligten zu verringern, wurde die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) eingeführt. Seit 2023 müssen dafür Daten aus der Entgeltabrechnung elektronisch übermittelt werden. Neu ist, dass dies seit Anfang 2025 auch für prüfrelevante Daten aus der Finanzbuchhaltung gilt.
Was versteht man unter euBP?
Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) ist ein digitales Prüfverfahren, das von der Deutschen Rentenversicherung (DRV) eingeführt wurde, um den Verwaltungsaufwand für alle Beteiligten bei der Betriebsprüfung zu verringern. Die euBP sieht vor, dass Unternehmen prüfungsrelevante Daten aus ihrem Entgeltabrechnungsprogramm und ihrer Finanzbuchhaltungssoftware elektronisch an die Rentenversicherung übermitteln.
Rechtlicher Hintergrund ist der § 28p Abs. 1 SGB IV: Demnach sind Rentenversicherer verpflichtet, mindestens alle vier Jahre zu prüfen, ob Arbeitgeber ihre Pflichten gemäß dem Sozialgesetzbuch erfüllen. Konkret wird geprüft, ob die Betriebe ihre Melde- und Beitragspflichten korrekt erfüllen und ob sie die Umlagen nach dem Aufwandsausgleichsgesetz richtig gezahlt haben.
Ist die euBP verpflichtend?
Die euBP ist bereits seit dem 1. Januar 2023 Pflicht. Seit diesem Zeitpunkt müssen Arbeitgeber Daten der Entgeltabrechnung elektronisch übermitteln. Hinzu kommt, dass viele Arbeitgeber seit dem 1. Januar 2025 außerdem verpflichtet sind, relevante Finanzbuchhaltungsdaten elektronisch bereitzustellen. Die gesetzliche Regelung sieht jedoch eine Übergangsfrist vor. So können Arbeitgeber eine Befreiung von einer elektronischen Datenübermittlung beantragen, die jedoch spätestens am 31. Dezember 2026 endet. Der Antrag wird formlos und unter Angabe der Betriebsnummer an den Rentenversicherungsträger gesendet, der für die Betriebsprüfung zuständig ist.
Für wen gilt die euBP?
Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung gilt für mehrere Wirtschaftsakteure:
- Arbeitgeber: Für Arbeitgeber gilt die Pflicht zur elektronischen Datenübertragung im Rahmen der eu BP bereits seit 2023. Seit Anfang 2025 sind sie zusätzlich verpflichtet, neben den Daten zur Entgeltabrechnung auch Daten zur Finanzbuchhaltung zu übermitteln.
- Steuerberater: Diejenigen unter ihnen, die die Finanzbuchhaltung für ihre Mandanten übernehmen, sind ab 2025 ebenfalls verpflichtet, die prüfrelevanten Daten elektronisch zu übermitteln..
Betriebsprüfer der Deutschen Rentenversicherung empfangen, analysieren und prüfen die Daten aus der Entgeltabrechnungs- und Finanzbuchhaltungssoftware mithilfe von Prüfsoftware
Welche Daten werden übermittelt?
Aus der Lohnbuchhaltung müssen unter anderem folgende Daten elektronisch übertragen werden:
- Stammdaten der Beschäftigen
- Vollständige Beitragsnachweise
- Detaillierte Aufstellung der Lohndaten aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
Aus der Finanzbuchhaltung sind unter anderem folgende Daten zu übermitteln:
- Einzelbuchungen der Sachkonten für die entsprechenden Wirtschaftsjahre
- Kreditoren-Konten
Falls erforderlich, sind die Prüfer berechtigt, weitere Unterlagen anzufordern.
Welche Anforderungen die Datensätze im Detail erfüllen müssen und was der Mindestumfang der Buchungen in der Finanzbuchhaltung ist, erfahren Sie in mehreren pdf-Dateien, welche die Deutsche Rentenversicherung unter dem Punkt „Grundsätze für die Übermittlung der Daten für die eu BP“ bereitstellt.
Welche sind die wichtigsten Schritte bei der euBP?
Prüfungsanordnung
Die euBP beginnt mit einer schriftlichen Ankündigung durch die DRV. In diesem Schreiben wird das Unternehmen über den Prüfungszeitraum (= der Zeitraum, der kontrolliert wird) informiert und zur Übermittlung der Daten aufgefordert. Eine regelmäßig wiederkehrende Datenübermittlung (z.B. monatlich oder jährlich) ist nicht vorgesehen.
Übermittlung
Für die Übermittelung wird ein spezielles Online-Verfahren auf Basis des sogenannten eXTra-Standards genutzt. Es handelt sich hier um ein einheitliches XML-basiertes Transportverfahren (www.extra-standard.de), das der sicheren Übertragung von Daten zwischen Unternehmen und Verwaltung dient. Der eXTra-Standard ist bereits seit 2016 in den Meldeverfahren zur sozialen Sicherung verpflichtend.
Nach dem Eingang der Daten erhält das Unternehmen eine elektronische Annahmebestätigung von der Deutschen Rentenversicherung.
Prüfung
Die Daten werden beim Rentenversicherungsträger in einem geschützten System gespeichert. Die Speicherung der Daten erfolgt verschlüsselt.
Der Betriebsprüfer bzw. die Betriebsprüferin prüft mithilfe von Prüfsoftware die Plausibilität und Richtigkeit der Beitragsbe- und -abrechnung. Kann die Prüfung mit den übermittelten Daten abgeschlossen werden, ist ein Besuch vor Ort nicht mehr nötig.
Auswertung
Das Prüfergebnis wird weiterhin per Post versandt. Auf Wunsch wird es als pdf im eXTra-Verfahren zum Abruf bereitgestellt. Dieser Wunsch muss allerdings bereits bei Übermittlung der Daten angegeben werden. Über die Bereitstellung wird die abrufberechtigte Person per Mail benachrichtigt.
Die Ergebnisse der Auswertungen werden durch den Prüfer gemeinsam mit dem Arbeitgeber bzw. Steuerberater besprochen.
Löschung der Daten
Datenschutz und Vertraulichkeit spielen bei der euBP eine wichtige Rolle. Mit Bestandskraft des Bescheides werden alle Daten sicher gelöscht und aus den Systemen der Deutschen Rentenversicherung entfernt. Abschließend erhält der Arbeitgeber eine elektronische Quittung über die ordnungsgemäße Löschung der Daten.
Welche Vorteile hat die euBP?
Die Vorteile, die Unternehmen durch den Einsatz der euBP erzielen können, umfassen die folgenden Punkte:
- Transparenz: Die Online-Kommunikation zwischen Unternehmen und dem Rentenversicherungsträger ermöglicht schnellere Rückfrageprozesse und eine zügige Bereitstellung von Daten.
- Kosten- und Zeitersparnisse: Da alle Unterlagen online verfügbar sind, können die Behörden auf eine Prüfung vor Ort vielfach verzichten. Dadurch entstehen weniger Personalkosten, Rückfragen und Zeitaufwand. Geringere Papier- und Archivierungskosten sind eine weitere Folge.
- Präzision: Die automatische Erfassung und Berechnung von Daten eliminiert Fehler, die durch eine manuelle Bearbeitung auftreten können.
- Hardware und Technik werden überflüssig: Die Notwendigkeit zur Bereitstellung von Arbeitsplätzen, PCs und CDs mit archivierten Daten entfällt.
- Förderung der digitalen Transformation: Die euBP unterstützt durch die elektronische Abwicklung die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen im Unternehmen. Sie modernisiert betriebliche Abläufe und bringt Unternehmen dem papierlosen Büro näher.
Ersetzt die euBP einen Prüftermin vor Ort?
Die euBP ersetzt nicht automatisch eine Prüfung vor Ort, kann diese jedoch in vielen Fällen überflüssig machen. Wenn die Prüfer die bereitgestellten Daten überprüfen und feststellen, dass es keine Unklarheiten oder Verdachtsmomente gibt, kann ein Vor-Ort-Termin entfallen.
Was ist jetzt zu tun?
- Überprüfen Sie, ob Ihre eingesetzte Software den neuen Anforderungen genügt und in der Lage ist, die erforderlichen Daten im korrekten Format zu exportieren. Hersteller von Lohn- und Gehaltssoftware, Buchhaltungssoftware oder ERP-Systemen stellen in der Regel Funktionalitäten für die euBP bereit. Fragen Sie gegebenenfalls bei Ihrem Softwarehersteller nach.
- Entgeltabrechnungsprogramme müssen systemgeprüft (ITSG-geprüft) sein. Dies ist eine Voraussetzung für die Teilnahme am euBP-Verfahren.
- Falls Ihre aktuelle Software die euBP nicht unterstützt, sollten Sie auf geeignete Systeme wie zum Beispiel die Unternehmenssoftware für Finanzen und Personal von Scopevisio umstellen. Wichtig sind auch Schnittstellen zur Datenübertragung.
- Die Mitarbeitenden in der Lohnbuchhaltung und Finanzbuchhaltung sollen sich mit den neuen Anforderungen und den entsprechenden Funktionen in Ihrer Software vertraut machen.
- Prüfen Sie, ob die Übergangsregelung für Ihr Unternehmen sinnvoll ist und reichen Sie den Antrag dafür rechtzeitig ein.
