Die meisten Projekte werden nicht aus purer Mildtätigkeit durchgeführt, sondern verfolgen Gewinnabsichten. Doch rentiert sich das Projekt überhaupt? Wie hoch ist sein Deckungsbeitrag? Diese Frage treibt viele Unternehmer um und lässt sich mit wachsender Komplexität des Projektes immer schwieriger beantworten.
Die drei Elemente der Deckungsbeitragsrechnung
Jede Deckungsbeitragsrechnung und jedes Projektbudget beruhen auf drei Dingen:
- Aufwandsarten
- Mengenangaben
- Monetäre Bewertung
Je genauer diese Elemente prognostiziert, disponiert, kontrolliert und justiert werden, umso besser lässt sich das Angebot kalkulieren und umso mehr steigen die Chancen, dass sich das Projekt schlussendlich rechnet.
Einzel- und Gemeinkosten
Für die Deckungsbeitragsrechnung müssen Einzel- und Gemeinkosten beziffert werden. In der Kostenrechnung sind diese vergleichbar mit variablen und fixen Kosten.
Vereinfacht ausgedrückt geben die Einzelkosten Positionen an, die zu 100 Prozent direkt dem Projekt zugeordnet werden. Das sind z. B. Beratungshonorare, Reisekosten oder auch Fremdleistungen wie etwa die Erstellung eines Vertrags durch einen Anwalt. Die Einzelkosten entsprechen den variablen Kosten bei der Kostenrechnung in produzierenden Unternehmen.
Gemeinkosten sind Kosten, die anteilig auf Projekte verrechnet werden, z. B. für IT und Büro-Infrastruktur, Sekretariat, Buchhaltung usw. Diese Kostenarten werden nach einem Verrechnungsschlüssel verteilt. Einen guten Verrechnungsschlüssel für Gemeinkosten so zu entwickeln, dass das Ergebnis möglichst realistisch, d. h. verursachergerecht ist, ist nicht einfach. Diese Kosten entsprechen den Fixkosten bei der Kostenrechnung in produzierenden Unternehmen.
Zeiterfassung für präzisere Deckungsbeitragsrechnung
Um den Deckungsbeitrag besser berechnen zu können, ist es sinnvoll, dass auch administratives Personal Arbeitszeiten direkt auf die zugrunde liegenden Projekte erfasst. Wenn z. B. der Grafiker das Werbematerial für Projekt x gestaltet oder die Abteilungssekretärin die Präsentation für Projekt y erstellt, spricht nichts dagegen, auch diese Arbeitszeiten auf die Projekte zu erfassen – als nicht-fakturierbare Leistungen zu einem internen Verrechnungssatz, der aus den jeweiligen Gehältern errechnet wird.
Wenn jedes Projekt eine eigene Kostenstelle hat, kann das Unternehmen mit einer geeigneten Software den Deckungsbeitrag automatisch und in Echtzeit ermitteln.
Für die Projektsteuerung und das Controlling, wie beispielsweise die Break-Even-Analyse, können solche Daten wertvolle Hinweise liefern.
Personalaufwand
Die größte Aufwandsposition in allen Dienstleistungsunternehmen sind die Personalkosten. Diese variablen Kosten, d. h. die aufgewendeten „Mannstunden“, entscheiden über den Projekterfolg. Liegen sie über dem Budget, hat der Projektmanager ein Problem. Der Deckungsbeitrag rutscht ins Minus.
Es ist wichtig, die Höhe der Kosten für interne und externe Mitarbeiter vor der Angebotskalkulation genau zu kennen und für die extern fakturierten Projektstunden auf dieser Basis einen Mindestpreis und einen optimalen Preis zu definieren.
Des Weiteren ist es wichtig, bei der späteren Umsetzung des Projektes darauf zu achten, dass die Mitarbeiter auf ihrem Qualifikations- und Leistungsniveau eingesetzt werden. Wenn zu teure Mitarbeiter auf zu billigen Leistungen eingesetzt werden, kann die Kalkulation in Schieflage geraten. Disposition und Auslastungsmanagement haben somit eine zentrale Steuerungsfunktion für den Deckungsbeitrag von Projekten.
Sonstige Aufwandsarten in Beratungsprojekten
Je nach Art der Projekte sind folgende Kosten ebenfalls nicht zu vernachlässigen:
- beteiligte Fachbereiche
- IT-Infrastruktur
- Raumkosten
- Fuhrpark
- Schulungen
Hinzu kommen Kostenfaktoren, die sich nur aufgrund von Erfahrungswerten einschätzen lassen. Dazu gehören die erwartete Änderungshäufigkeit, die Kosten für nachträgliche Änderungen sowie Zusatzleistungen, die so nicht verabredet waren. Manch ein Berater hat schon erlebt, wie nachträgliche Forderungen von Kunden den Projekterfolg gefährdeten.
Software muss viele Daten aggregieren
Eine Software, die einen Projekt-Deckungsbeitrag errechnen soll, benötigt dazu Informationen aus unterschiedlichen Teilen des Unternehmens. Zum Beispiel:
- Aus dem Projekt selbst
Dazu zählen z. B. vereinbarte und erfolgte Lieferungen und Leistungen, Aufgaben und Aufgabenstatus, Fakturierbarkeit von Zeiten und Leistungen, vertragliche Vereinbarungen, Projekt-Kostenstelle.
- Aus der Zeiterfassung
Hier sind natürlich die direkt zurechenbaren Zeiten von internen und externen Projektmitarbeitern mit ihren Stunden- oder Tagessätzen zu nennen, aber auch Zeiten von administrativen Mitarbeitern, wie z. B. der Abteilungssekretärin, die für den Deckungsbeitrag II auf die Projekte umgelegt werden müssen.
- Aus dem Abrechnungssystem
Dies wären z. B. Angebote, Aufträge und (Teil)-Rechnungen sowie auch Fälligkeiten, wenn eine in die Zukunft gerichtete Betrachtung gewünscht ist.
- Aus der Finanzbuchhaltung
Alle direkt auf das Projekt entfallenden Kosten und Erlöse sollten auf die Projektkostenstelle gebucht werden, um den Deckungsbeitrag I in Echtzeit abrufen zu können. Des Weiteren sind Gemeinkosten auf die Projekte umzulegen, um den Deckungsbeitrag II berechnen zu können, der eine umfassende Sicht auf die Rentabilität des einzelnen Projekten eröffnet.
Eine Software, die alle diese Informationen – möglichst in Echtzeit – verarbeiten und auswerten kann, muss zwangsläufig hoch integriert sein und umfassende Auswertungsmöglichkeiten und Berichte ermöglichen. Diese Kriterien erfüllen derzeit nur wenige Unternehmenssoftware-Lösungen am Markt – wie die Unternehmens-Suite des Bonner Cloud-Software-Anbieters Scopevisio.
Fazit
Deckungsbeitragsrechnung in komplexen Projekten ist schwierig. Die Einzelkosten und Gemeinkosten – entsprechend den variablen und den fixen Kosten – müssen auf die Projektkostenstelle gebucht werden. Dazu ist eine integrierte Software notwendig, die Projektkalkulation, Zeiterfassung, Rechnungswesen und Finanzbuchhaltung vereinigt. Nur dann lässt sich aus der Differenz zwischen Kosten und Erlösen der aktuelle Deckungsbeitrag in Echtzeit berechnen.
