2025 wird die elektronische Rechnung – kurz E-Rechnung – zur Pflicht. ZUGFeRD und XRechnung sind zwei elektronische Rechnungsformate, die in Deutschland bereits etabliert sind. Doch worin liegen ihre Gemeinsamkeiten und Unterschiede und was sind ihre jeweiligen Stärken?
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Mit dem Wachstumschancengesetz, das im März 2024 vom Bundesrat bestätigt wurde, kommt die bereits erwartete E-Rechnungspflicht in Deutschland. Ab 2025 sind Unternehmen demnach verpflichtet, im B2B-Geschäft Rechnungen als sogenannte E-Rechnungen zu empfangen und ab 2026 bzw. 2027 auch zu senden.
E-Rechnung: die maschinenlesbare Rechnung
Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar. Sie hat die gleichen gleichen Inhalte und auch die gleichen Rechtsfolgen wie eine Rechnung z.B. auf Papier oder PDF, unterscheidet sich aber in ihrem Format.
Im Sinne der zugehörigen EU-Richtlinie handelt es sich bei der E-Rechnung um einen strukturierten Datensatz, der eine automatisierte elektronische Weiterverarbeitung der Rechnungsinhalte ermöglicht. Das strukturierte elektronische Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland sind dies momentan der ZUGFeRD Standard und das Format XRechnung.
Was ist ZUGFeRD?
ZuGFeRD ist ein branchenübergreifendes Datenformat für den elektronischen Rechnungsaustausch. Es wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie entwickelt.
Der Name ZUGFeRD leitet sich von der Bezeichnung „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ ab. ZUGFeRD wurde erstmals 2014 mit der Richtlinie 2014/55/EU eingeführt.
Bei ZUGFeRD handelt es sich um ein hybrides Rechnungsformat (PDF/A-3). Das bedeutet, es verfügt über eine strukturierte (XML) und eine visuelle Komponente (PDF).
Die PDF-Datei ist für Menschen lesbar, die XML-Datei dagegen enthält Rechnungsdaten in strukturierter Form und ist für den Menschen nicht lesbar. Die XML-Datei kann maschinell ohne manuelle Dateneingabe und Medienbrüche verarbeitet werden.
ZUGFeRD-Rechnungen können auf vielfältige Weise übermittelt werden, zum Beispiel. per E-Mail, Datenaustausch, Upload oder Download).
Was die Archivierung von Rechnungen bzw. die Verfahrensdokumentation angeht, ergeben sich in Zukunft Änderungen. So wird künftig wird der strukturierte Teil des hybriden Formats maßgebend sein. Bei differierenden Daten war es bisher die bildhafte Darstellung.
Seit dem 1. März 2020 sind ZUGFeRD-Rechnungen in der Version 2.2.0 verfügbar. Das ermöglicht es Unternehmen, sie auch an die Bundesverwaltung zu versenden. Das neue Profil erfüllt die Norm für elektronische Rechnungsstellung EN 16931. Außerdem entspricht es der E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV).
ZUGFeRD kann sowohl im B2B- als auch im B2G- und B2C-Geschäftsverkehr eingesetzt werden. Der ZUGFeRD-Standard ist für verschiedene Branchen und Unternehmensgrößen geeignet. ZUGFeRD ist deshalb in Deutschland weit verbreitet und wird von vielen Unternehmen akzeptiert.
Was ist eine XRechnung?
Bei der XRechnung handelt es sich um ein XML-basiertes semantisches Datenmodell für elektronische Rechnungen. Anders als die ZUGFeRD-Rechnung enthält die XRechnung nur maschinenlesbare Daten und keine visuellen Elemente.
Die XRechnung wurde speziell für den Datenaustausch zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen entwickelt. Sie besteht basiert auf XML und richtet sich nach der Norm EN 16931.
Der Standard XRechnung wird seit 2016 von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) entwickelt.
Die elektronische Rechnung in Form der XRechnung wurde zunächst schrittweise im B2G-Bereich (Business-to-Government) eingeführt. Das Format XRechnung ist seit November 2020 Pflicht für Lieferanten, die Rechnungen an Bund, Länder und Gemeinden ausstellen.
In diesem Jahr wird die E-Rechnung durch das Wachstumschancengesetz auch im B2B-Bereich (Business-to-Business) relevant. Auch hier kann die XRechnung dann eingesetzt werden.
Auch bei der XRechnung sind viele Übertragsungsweg, zum Beispiel auch per E-Mail, möglich. Allerdings gibt es beim Versand an den Bund oder an die Länder Unterschiede zu beachten.
Wie unterscheiden sich ZUGFeRD und Xrechnung?
Der Hauptunterschied zwischen ZUGFeRD und Xrechnung liegt darin, dass ZUGFeRD in einem hybriden Format (PDF + strukturierte Daten) ausgestellt wird, die XRechnung dagegen nur aus einer maschinenlesbaren Datei besteht.
Menschen können eine ZUGFeRD-Rechnung problemlos öffnen und lesen, sofern Sie ein gängiges Programm nutzen, das ein PDF-Dokument darstellen kann. Auch XRechnungen können jedoch mit speziellen Lösungen visualisiert werden
Ein weiterer Unterschied ist, dass die XRechnung sowohl die Cross Invoice Industry (CII) als auch die Universal Business Language (UBL) Syntax unterstützt. Bei ZuGFeRD-Rechnungen können Sie dagegen nur die Cross Invoice Industry (CII) Syntax verwenden. Die Xrechnung ermöglicht somit ein breiteres Einsatzspektrum.
Welches Format ist für mein Unternehmen geeignet?
Sowohl XRechnugen als auch die ZUGFeRD-Rechnungen sind Rechnungen im Sinn der EU. Sie entsprechen den Vorgagen der Europäischen Union an die E-Rechhnung. Die E-Rechnung basiert auf Daten in XML-Format, das in erster Linie der maschinellen Verarbeitung dient.
Bei der Frage, ob ZUGFeRD oder Xrechnung für Ihr Unternehmen besser geeignet ist, gibt es keine pauschale Antwort. Ein wichtiger Faktor, den Sie jedoch berücksichtigen sollten, sind die Anforderungen Ihrer Geschäftspartner. Wenn Ihre Geschäftspartner bereits einen der Standards verwenden, können Sie sich an deren Anforderungen orientieren.
ZUGFeRD-Rechnungen erfreuen sich in Deutschland einer hohen Popularität bei Unternehmen. Wenn Ihre Kunden vorwiegend aus der Privatwirtschaft kommen, kann sie ein Mittel der Wahl sein.
Besteht ein Großteil Ihrer Kunden aus Behörden, können Sie von der Xrechnung profitieren. Öffentliche Auftraggeber bevorzugen dieses Format häufig. Die XRechnung könnte im Hinblick auf internationale Geschäftsbeziehungen eventuell künftig stärker an Bedeutung gewinnen.
E-Rechnungen bieten den entscheidenden Vorteil, dass geeignete Softwareanwendungen wie zum Beispiel ERP-Systeme oder Buchhaltungslösungen die strukturierten Daten automatisch auslesen können. Das vereinfacht die Buchhaltung enorm. Durch die Einführung von E-Invoicing können Unternehmen ihre Finanzabläufe rationalisieren und die Effizienz verbessern.
Ob XRechnung oder ZUGFeRD – beide Formate bieten die Möglichkeit, den Rechnungsaustausch zu optimieren und die Effizienz zu steigern.
Klarer Trend zur Digitalisierung von Rechnungsprozessen
Laut einer Studie des Digitalverbands Bitkom setzt bereits heute mehr als die Hälfte aller Unternehmen in Deutschland auf standardisierte E-Rechnungsformate. Besonders bei großen Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern ist die Nutzung von E-Rechnungen mit 96 Prozent weit verbreitet. Selbst bei kleineren Unternehmen (bis 99 Mitarbeitende) nutzen mehr als 50 Prozent die E-Rechnung.
Unternehmer, die mit ausländischen Geschäftspartnern zu tun haben, nutzen ebenfalls häufig schon ein E-Rechnungsformat. Die Verpflichtung zur Versendung von E-Rechnungen gilt beispielsweise bereits in Frankreich, Italien und Spanien.
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