Müssen Sie manchmal Mahnungen versenden? In Scopevisio funktioniert dies ganz einfach und seit Kurzem noch schneller als bisher. Gertrud Hinrichs erklärt, wie Sie zeitsparend Mahnungen auf einen Schlag versenden können.
Mit dem letzten Update wurde der Versand von Mahnungen vereinfacht. Anwender können seither ausgewählte Mahnungen gesammelt mit einem Klick verschicken. Damit dies reibungslos funktioniert, sind allerdings bestimmte Einstellungen im Debitorenkonto nötig. Hier wird im Datenfeld „Mahnschreibenversand“ der „E-Mail Versand“ ausgewählt, was per Massenänderung auch bei allen Kunden definiert werden kann. Sobald Sie diese Einstellung vorgenommen haben, generiert Scopevisio automatisch die aktuellen Mahnschreiben, und mit einem einzigen Klick können alle zuvor ausgewählten Mahnungen versendet werden.
So gehen Sie im Detail vor: Unter Organisation/Stammdaten/Buchhaltung/Buchhaltung verwalten/Debitorenstamm können Sie sich die Spalte „Mahnschreibenversand“ einblenden lassen. Nun wählen Sie alle Debitoren aus und wählen den „E-Mail Versand“. Somit ist diese Eigenschaft bei allen Kunden hinterlegt.
Unter Finanzen/Mahnungen können nun alle Kunden ausgewählt werden, die angemahnt werden sollen. Nachdem Sie festgelegt haben, bis wann Zahlungseingänge berücksichtigt wurden und bis wann die Zahlung getätigt sein sollte, kann der Mahnlauf erstellt werden. Über die Auswahl „Mahnläufe anzeigen“ wird jetzt genau ein Mahnlauf mit allen ausgewählten Mahnungen angezeigt. Diese können dann mit einem Klick auf „Ausgewählte Mahnungen direkt versenden“ an die Kunden geschickt werden.
Zu empfehlen ist eine getrennte Auswahl der verschiedenen Mahnschreiben:
Unter Organisation/Stammdaten/Sprachen und Textbausteine/Textbausteine verwalten können Sie beispielsweise für den Textbaustein der 1. Mahnung hinterlegen, dass dieser als Standard des E-Mail-Textes für das Mahnverfahren gilt. Somit sind alle Mahnungen, die sich in der Mahnstufe „1. Mahnung“ befinden, sofort zu versenden, ohne dass der Text angepasst werden muss. Lediglich für die Mahnungen der 2. oder letzten Mahnstufe muss nun der E-Mail Text manuell angepasst werden. Dies spart Zeit und Klicks.
Alle Details zum Thema Mahnungen finden Sie in unserer Online-Hilfe.
