Die digitale Transformation hat unsere Arbeitsweise stark verändert und neue Arbeitsmodelle hervorgebracht. Der Digital Workplace nimmt hier eine zentrale Stelle ein. Die neue Art des Informationsaustausches und der Zusammenarbeit bestimmt den Erfolg von Unternehmen bereits heute stark mit.
Digital Workplace: Was versteht man darunter?
Der Digital Workplace (auf Deutsch etwa: „digitaler Arbeitsplatz“) ist eine digitale Arbeitsumgebung, in der Mitarbeitende mit mobilen Endgeräten auf cloudbasierte Arbeitstools und -services zugreifen. Dazu gehören Datenspeicher, Anwendungen und andere Kollaborationswerkzeuge.
Es ist ein moderner, digitaler Arbeitsplatz, der es Mitarbeitenden ermöglicht, ortsunabhängig arbeiten zu können. Hier verschmelzen das papierlose Büro und der Arbeitsplatz der Zukunft.
Ein weiteres wichtiges Merkmal des digitalen Arbeitsplatzes: Die einzelnen Lösungen sind nicht lose zusammengewürfelt, sondern bestmöglich aufeinander abgestimmt. Das resultiert in effizienten Workflows und hilft Mitarbeitenden über digitale Plattformen optimal zusammenzuarbeiten.
Hinweis: Sie sollten einen Digital Workplace nicht mit einem Digital Workspace (auf Deutsch etwa: „digitaler Arbeitsraum“) verwechseln. Die beiden Begriffe überschneiden sich zwar und werden in der Praxis oft synonym benutzt. Der Digital Workspace ist jedoch ein Bestandteil des Digital Workplace.
Der digitale Arbeitsraum entspricht eher einem individuell eingerichteten Arbeitsplatz. Der digitale Arbeitsplatz dagegen bezeichnet eher die Gesamtheit der einzelnen digitalen Arbeitsplätze im Unternehmen.
Wann und warum ist der Begriff Digital Workplace aufgekommen?
Die erste Verwendung des Begriffes Digital Workplace im heutigen Sinne stammt aus den 1990er Jahren. An Bedeutung gewonnen hat der Digital Workplace jedoch erst mit dem schnellen Internets. Zuletzt ist der digitale Arbeitsplatz aufgrund der Pandemie und der Arbeit im Home-Office noch populärer geworden.
In den Grundzügen spiegelt der digitale Arbeitsplatz die neue Realität wider. Sie erhält mit der fortschreitenden Digitalisierung immer stärker Einzug in die Arbeitswelt.
Danach ist das Arbeiten nicht mehr an einen festen Arbeitsplatz gebunden. Das gilt vor allem für Büro-, Dienstleistungs- und Wissensberufe. Auch die Trennung zwischen Privat- und Berufsleben verläuft heute nicht mehr so scharf wie noch vor wenigen Jahrzehnten.
Welche Vorteile bietet ein Digital Workplace?
Die Vorteile eines Digital Workplace sind:
- Das Arbeiten ist nicht mehr an einen bestimmten Ort oder eine bestimmte Zeit gebunden. Mitarbeitende können sich live austauschen und besprechen, selbst wenn sie auf verschiedenen Kontinenten arbeiten. So wird das remote Arbeiten bestens unterstützt.
- Indem Sie Ihre digitalen Arbeitsprozesse in der Cloud betreiben, können Sie diese automatisieren und Kosten sparen.
- Alle Mitarbeitenden im Unternehmen arbeiten auf einer zentralen Plattform. Sie greifen zentral auf Daten, Informationen und Dokumente zu. Mobiles Arbeiten wird so einfach möglich.
- Mehr Transparenz: Sie können stets Aufgaben und Projekte überblicken und sehen, in welchem Stadium sich diese befinden.
- Die Mitarbeitenden arbeiten bequem und strukturiert. Informationen zu finden ist für Mitarbeiter von überall möglich. Das ist eine Grundvoraussetzung für mehr Zufriedenheit und eine höhere Produktivität.
- Ist der Digital Workplace richtig aufgebaut und eingerichtet, sind alle Tools untereinander gut integriert. Somit ist es möglich, Cloudlösungen und Arbeitsgeräte wie Smartphones, Tablets, Notebooks oder PCs reibungslos in die Arbeitsprozesse einzubinden.
- Mehr Datenschutz und -sicherheit sind möglich. Eine zentrale Datenorganisation erleichtert die Übersicht und Kontrolle über Daten. Die Mitarbeitenden innen erhalten nur einen Zugang zu den Informationen, zu denen sie berechtigt sind.
Wo gibt es Stolpersteine beim Digital Workplace?
Der Digital Workplace kann auch einige Nachteile haben, die Sie beachten sollten:
- Die Umsetzung des digitalen Arbeitsplatzes in der Praxis kann aufwändig und zeitintensiv sein. Schwierigkeiten bei der Integration zwischen den einzelnen Lösungen sind ein Beispiel.
- Ein großes Angebot an Lösungen für den Digital Workplace auf dem Markt erschwert die Auswahl.
- Da es schwierig werden kann, das Arbeits- und Privatleben zu trennen, kann das bei manchen Mitarbeiter:innen zur häufigen Mehrarbeit und langfristig zum Burnout führen.
- Weil sich die Abstimmungsprozesse in der neuen Arbeitsumgebung zumeist stark verändern, kann es mühsam werden, sich die Akzeptanz aller Mitarbeiter:innen zu sichern.
- Sie sollten mit einem höheren Aufwand bei der Koordination und Organisation der Arbeitsprozesse rechnen, weil die althergebrachten Strukturen fehlen.
Was gehört zu einem Digital Workplace?
Der digitale Arbeitsplatz besteht unter anderem aus folgenden Grundkomponenten und digital Workplace Lösungen:
- Datenspeicher
- Cloud-Lösungen und Services
- Hardware (Smartphones, Laptops, Webcams, Lautsprecher usw.)
- Schneller und zuverlässiger Internetzugang
- Ressourcen für die Erfassung, Analyse und Verwaltung von Daten, Tools und Services
- Kommunikationsmittel und -technologien
- Ein praktikables Sicherheitskonzept, das den Datenschutz und die IT-Sicherheit regelt.
Was sind Beispiele für Digital Workplace Software?
Zum Digital Workplace können viele unterschiedliche Softwarelösungen gehören. Die Liste kann prinzipiell sehr lang sein. Einige Beispiele für häufig genutzte Software sind:
- Kommunikations-Software (beispielsweise Microsoft Teams)
- Projektmanagement-Software
- BI-Lösungen
- CRM- und ERP-Lösungen
- Office-Software wie Microsoft Office 365. Vielen gilt Microsoft 365 als wichtiger Baukasten für den modernen Digital Workplace.
- Enterprise-Content-Management (ECM)- oder eine DMS-Software
Fazit
Die fortschreitende Digitalisierung und die sich dadurch verändernden Arbeitsanforderungen sind die treibenden Kräfte hinter dem Digital Workplace. Der digitale Arbeitsplatz ermöglicht Ihnen, unabhängig vom Ort zu arbeiten, schnell auf die richtigen Informationen zuzugreifen und mit Ihren Kollegeninnen und Kollegen effektiv auf Distanz zusammenzuarbeiten.
Darüber hinaus lohnt sich der Einsatz von Lösungen wie ein DMS oder ERP, um die Daten und Prozesse unternehmensweit zu strukturieren. So arbeiten Sie bestmöglich produktiv und sind Sie für die Zukunft gut gerüstet.
