Digitale Rechnungsverarbeitung: Was Sie darüber wissen sollten

Die digitale Rechnungsverarbeitung ist der ideale Einstieg in die Digitalisierung für kleine und mittlere Unternehmen. Sie sparen dadurch erhebliche Kosten ein und profitieren von transparenten und effizienten Prozessen beim Rechnungsmanagement.

Warum digitale Rechnungsverarbeitung?

Der Rechnungseingangsprozess in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) läuft oft noch papierbasiert ab. Eingangsrechnungen kursieren in Unterschriftenmappen zur Prüfung und Freigabe durchs Unternehmen. Beides kann dauern – besonders, wenn verschiedene Abteilungen und unterschiedliche Mitarbeiter beteiligt sind. Dies zeigt deutlich: Die manuelle Bearbeitung von Eingangsrechnungen in Papierform ist zeitaufwändig und teuer.

Die Nachteile liegen auf der Hand:

• Lange Liege- bzw. Durchlaufzeiten
• Mangelnde Transparenz im Bearbeitungsstatus
• Verzögerungen in den Abläufen durch unklare Vertretungsregeln
• Hohe Prozesskosten (Schätzungen: 11-17 Euro je Rechnung)
• Fehleranfälligkeit und möglicher Verlust von Rechnungen
• Verpasste Zahlungsziele und unnötige Skontoverluste

Die Umstellung auf die digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen kann dies ändern!

Bei der Verarbeitung einer Eingangsrechnung handelt sich um ein Geschäftsprozess, der sehr häufig wiederkehrend ausgeführt wird. Deshalb ist dieser Prozess prädestiniert für die Digitalisierung und Automatisierung.

Was ist digitale Rechnungsverarbeitung?

Unter digitaler Rechnungsverarbeitung versteht man die softwaregestützte Verarbeitung von Rechnungen in einem digitalen Format. Dieser Prozess umfasst in der Regel die digitale Erfassung, Prüfung, Freigabe, Verbuchung, Bezahlung und Archivierung der Rechnung.

Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung

Durch die Umstellung der Rechnungsverarbeitung von analog auf digital profitieren Sie in vielfacher Weise. Allen voran ist hier die Kosteneinsparung zu nennen – aber nicht nur. Wichtige Aspekte sind außerdem die Erhöhung der Transparenz und die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben.

Kosten- und Zeitersparnis: Prüfung und Freigaben erfolgen mit wenigen Klicks. Die Rechnung rückt automatisch im digitalen Workflow weiter. Dadurch werden Durchlaufzeiten und somit Prozesskosten reduziert.

Dies sieht man besonders deutlich, wenn man die „klassische Eingangsrechnungsverarbeitung“ der digitalen gegenüberstellt:

Quelle: Leitfaden Elektronische Rechnung in der Verwaltung. Frankfurt, 2014. S. 38

Mehr Transparenz: Alle Beteiligten können in der Software sehen, wo im Prozess sich eine Rechnung gerade befindet. Auch der jeweilige Status (z.B. sachlich geprüft, freigeben) ist ersichtlich.

Skontonutzung: Kürzere Durchlaufzeiten führen dazu, dass Sie Zahlungsfristen besser einhalten oder zuverlässiger Skonto ziehen können.

Niedrigere Fehlerquote: Dank der systemgestützten, teils automatisierten Rechnungsverarbeitung mit vordefinierten Workflows sinkt die Wahrscheinlichkeit von Fehlern.

Rechtskonforme Archivierung: Rechnungsbelege werden rechtskonform und gemäß den GoBD archiviert.

Mehr Nachhaltigkeit: Durch die Digitalisierung des Rechnungseingangs entfallen Papier und Toner. Auch Ordnungssysteme und Archivflächen werden überflüssig.

Wie werden Papierrechnungen digitalisiert?

Papierrechnungen werden mit Hilfe eines Scanners (z.B. Archivscanner, Multifunktionsgerät oder mobiler Scanner) digitalisiert oder zum Beispiel von unterwegs mit der Kamera des Smartphones abfotografiert.

Exkurs: Digitale vs. elektronische Rechnung

Eine digitale Rechnung ist zum Beispiel ein PDF, das durch Scannen einer Papierrechnung entstanden ist.

Eine elektronische Rechnung (oder e-Rechnung) ist eine Datei in einem maschinenlesbaren Format (z.B. EDI, XRechnung oder ZUGFeRD), das von IT-Systemen automatisiert verarbeitet werden kann.

Eingescannte Rechnungen oder PDF-Rechnungen sind somit keine „echten“ elektronischen Rechnungen im Sinne des Gesetzgebers. Sie können nicht vollständig elektronisch verarbeitet werden, da in einem unstrukturierten Format – zum Beispiel als Bild (PDF) – vorliegen.

Können Papierrechnungen nach der Digitalisierung weggeworfen werden?

Nachdem Papierrechnungen eingescannt und gesichert wurden, dürfen sie vernichtet werden (§§ 239 Absatz 4, §§ 257 Absatz 3 HGB; § 147 Absatz 2 AO) – vorausgesetzt, es werden die Leitlinien des „Ersetzenden Scannens“ beachtet werden. Das „Ersetzende Scannen“ wird in den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, geregelt.

Wichtig zu wissen ist, dass dabei auch eine sogenannten Verfahrensdokumentation vorgesehen ist. In der Verfahrensdokumentation wird festgehalten, wer mit dem Scannen beauftragt ist, welcher Scanner genutzt wird und anderes mehr. Für das ersetzende Scannen gibt es vom BSI außerdem eine technische Leitlinie mit dem Namen TR RESISCAN.

Tipp: Um sich das Scannen zu ersparen, sollten Sie Ihre Lieferanten bitten, Ihnen nur noch digitale Rechnungen zuzusenden.

Wie verbreitet sind digitale Rechnungen?

Laut aktuellen Erhebungen des Digitalverbandes Bitkom aus dem Jahr 2022 erstellen 72 Prozent der Unternehmen in Deutschland mindestens die Hälfte ihrer Rechnungen in digitaler Form. 2020 waren es erst 65 Prozent und 1996 sogar erst 41 Prozent. Neben digitalen Rechnungen im PDF-Format werden Unternehmen inzwischen auch strukturierte Formate genutzt. Allerdings verwendnen erst 45 Prozent der Unternehmen Standards wie EDI, ZUGFeRD oder XRechnung.

Wie funktioniert die digitale Rechnungsverarbeitung?

Die digitale Bearbeitung von Eingangsrechnungen ist ein strukturierter Prozess, der in der Regel nach einem vorgegebenen Schema abläuft. Dabei können ein oder mehrere Softwareanwendungen beteiligt sein – zum Beispiel ein ERP-System oder ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) in Kombination mit einer Buchhaltungssoftware.

1.    Erkennung und Erfassung

Egal, ob es sich um einen eingescannte Papierrechnung, eine PDF-Rechnung, die per Mail eingeht, oder eine XRechnung handelt: Zu Beginn des Prozesses werden sogenannte OCR Technologien (Optical Character Recognition) genutzt. Mit deren Hilfe werden relevante Daten erkannt, extrahiert und automatisch an die Rechnungsverarbeitungssoftware übertragen werden. Dies können zum Beispiel sein:

• Rechnungsdatum
• Rechnungsnummer
• Rechnungsbetrag
• Steuernummer
• Umsatzsteuer-ID
• Bankverbindung

Die Texterkennung findet mit Hilfe von OCR statt. Nach der Erkennung können die ausgelesenen Daten vom Bearbeiter kontrolliert und ggf. bearbeitet werden.

2.    Prüfung und Freigabe

In der Software für die Eingangsrechnungsverarbeitung können Sie Prüf- und Freigabeprozesse nach Ihren Regeln festlegen. Das bedeutet: Sie legen fest, welche Person für welche Aufgabe zuständig ist: Wer übernimmt die sachliche Prüfung? Und wer übernimmt das, wenn der Zuständige in Urlaub ist (Vertretungsregeln)? Wer erteilt die Freigabe?

Das Ergebnis ist ein regelbasierter Workflow. Dieser bildet die Basis bildet für die automatische Zuordnung, effiziente Prüfung und schnelle Freigabe der digitalen Rechnungen. Ist der Workflow aufgesetzt, werden die Bearbeiter werden künftig automatisch per Mail erinnert, wenn Eingangsrechnungen zur Prüfung anstehen.

3.    Verbuchung und Zahlung

Nach der Rechnungsfreigabe werden die Daten in an die Buchhaltungssoftware oder ERP-System übergeben und dort gebucht. Da alle notwenigen Prüfprozesse bereits erfolgreich durchlaufen wurden, können Buchung und Bezahlung der Rechnung auch ohne weitere Benutzeraktion stattfinden, sofern die Fibu- oder ERP-Lösung dies unterstützt. Oder aber es die Buchhaltung kontrolliert die Daten abschließend und gibt die Rechnungen manuell zur Zahlung frei.

4.    Rechtssichere Archivierung

Die digitalen Eingangsrechnungen werden rechtssicher archiviert. Softwareunterstützt können Sie so die Anforderungen von DSGVO, GoBD, HGB und AO noch einfacher erfüllen.

Professionelle Anbieter bieten eine revisionssichere digitalen Archivierung an. Revisionssicher bedeutet, dass die Informationen wiederauffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher abgelegt werden. Im digitalen Archiv ist jede Eingangsrechnung dank Volltextsuche jederzeit einfach wiederauffindbar. 

Manuelles vs. digitales Rechnungseingangsbuch

Im Video werden der manuelle und digtale Prozess miteinander verglichen:

Digitale Rechnungen: Aufbewahrung

Digital eingehende Rechnungen müssen auch digital aufbewahrt werden. Es ist nicht zulässig, digitale Rechnungen auszudrucken und als Papierrechnung zu archivieren. Rechnungen, die Sie digital erhalten, müssen Sie in demselben Dateiformat abspeichern, in dem Sie diese erhalten haben.

Auch bei digitalen Rechnungen müssen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen beachten werden. Ebenso wie Papierrechnungen müssen digitale Rechnungen mindestens zehn Jahre unverändert und lesbar archiviert werden.

Eingangsrechnungen müssen GoBD-konform archiviert und so aufbewahrt werden, dass ein Prüfungsbeamter sie jederzeit prüfen kann.

Rechnungsverarbeitungssoftware und DMS

Rechnungsverarbeitungssoftware wird meist von Softwareherstellern angeboten, die Dokumentenmanagementsystemen (DMS) entwickeln. Oft handelt es sich um ein Modul, das mit dem DMS kombiniert wird.

DMS gibt es schon seit über 30 Jahren. Klassische DMS fokussieren auf das Dokument und seine Archivierung. Diese wird mit sogenannten Metadaten versehen und ggf. in digitalen Akten (z.B. Kundenakte, Personalakte) gespeichert.

Moderne DMS haben dagegen eine stärker prozessuale Sicht. Sie nehmen dokumentenbasierte Geschäftsprozesse stärker in den Blick. Ein Klassiker ist hier der digitale Rechnungsworkflow, aber auch das Vertragsmanagement. Moderne DMS ermöglichen auch die Speicherung von Notizen oder E-Mails am Dokument.

Digitale Rechnungsverwaltung in der Cloud

Klassische Dokumentenmanagementsysteme wurden und werden oft im eigenen Haus betrieben. Man spricht auch von sogenannten On-Premise-Lösungen. In den 90er Jahren war diese das vorherrschende Betriebsmodell.

Heutzutage wird Softare für die Rechnungsverarbeitung auch als Cloud-Lösung angeboten und manchmal auch ausschließlich als Webanwendungen entwickelt.

Das hat viele Vorteile – allen voran die mobile Nutzung von unterwegs oder im Home Office. Gerade die Corona-Pandemie hat gezeigt, wie wichtig es ist, auch außerhalb des Büros Aufgaben erledigen zu können. Auch die Rechnungsprüfung kann in einer Cloud-Softwaware einfach von unterwegs auf dem Tablet oder Smartphone stattfinden.

Der Cloud-Betrieb hat aber auch noch weitere Vorteile im Vergleich zum On-Premise-Betrieb wie zum Beispiel:

• Geringere Investitionen in Hardware
• Geringere Einführungskosten und schnelleres Onboarding
• Betrieb, Wartung und Administration durch den Anbieter
• Regelmäßige, automatisch eingespielte Update
• Leichtere Anpassbarkeit, teils durch den Nutzer selbst

Rechnungsprozessoptimierung als Einstieg in die Digitalisierung

Der digitale Rechnungseingang ist ein echter Klassiker unter den unzähligen Möglichkeiten der digitalen Transformation. Er bietet vor allem solchen KMU einen idealen Einstieg, denn:

• Der digitale Rechnungseingang lässt sich in überschaubarer Zeit aufsetzen.
• Der Nutzen sind innerhalb kurzer Zeit für alle Beteiligten sichtbar.
• Die Kosten amortisieren sich schnell.

Fazit

In Zeiten des digitalen Wandels wirkt es fast anachronistisch, eine Unterschriftenmappe durch die Büros zu reichen. Das manuelle Erfassen, Bearbeiten und Verwalten von Papierrechnungen ist nicht nur unzeitgemäß, sondern vor allem zeitaufwändig und teuer.

Mit dem digitalen Rechnungseingang kann eine Zeitersparnis von 60-80 Prozent erreicht werden. Gleichzeitig wird die Transparenz erhöht und das Team entlastet. Die digitale Rechnungsverarbeitung wird deshalb von vielen als erster Schritt hin zum digitalen, papierlosen Büro gesehen.

Ein digitaler Rechnungseingang macht Unternehmen zukunftssicher. Papierrechnungen werden künftig nahezu verschwinden. Innovative Unternehmen setzen Sie daher auf moderne Lösungen und digitalisieren Sie Ihren Eingangsrechnungsprozess.