Software-Automatisierung für administrative Prozesse

Software-Automatisierung ist in den Köpfen noch nicht so recht angekommen. Wer an Automation denkt, hat zuerst Bilder von computergesteuerten Fertigungsanlagen im Kopf. Was vielen nicht bewusst ist: Es gibt auch Software, die Abläufe in der Verwaltung von Unternehmen automatisiert.

Software-Automatisierung für Bürotätigkeiten

Computer sind gut darin, gleichbleibende Vorgänge in gleichbleibender Qualität auszuführen. Sie tun das schneller und präziser als jeder Mensch. 

Dabei spielt es keine Rolle, ob ein Industrieroboter ein Gerät fertigt oder ob eine Software eine Eingangsrechnung bearbeitet. Fast jeder gleichbleibende, strukturierte Prozess lässt sich automatisieren.

Chance für Dienstleister

Das ist eine große Chance für Dienstleister oder Unternehmen, die viel mit administrativen Prozessen zu tun haben. Denn im Büro werden die meisten Vorgänge noch weitgehend manuell bearbeitet. Während in der Industrie schon drei Viertel der Prozesse automatisiert sind, sind es im administrativen Bereich erst magere drei Prozent.

Das könnte sich jetzt rasch ändern. Viele Unternehmen haben die ersten Schritte Richtung Digitalisierung schon vollzogen. Sie haben Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und Softwarelösungen eingeführt, die prozessorientiertes Arbeiten erleichtern. Automation wird allerdings häufig durch zusammengestückelte IT-Landschaften ausgebremst. Wenn einzelne IT-Komponenten nicht miteinander kommunizieren können, stoßen Software-Prozesse an unüberwindliche Hürden.

Nur wenige Unternehmen verfügen bisher über eine integrierte, multifunktionale Software, die abteilungsübergreifende Prozessautomation ermöglicht.

Automation steigert Wettbewerbsfähigkeit

Integrierte Software legt den Grundstein für Automation quer durch alle Unternehmensfunktionen. Diese wird in Zukunft darüber entscheiden, welche Unternehmen wettbewerbsfähig bleiben und welche abgehängt werden.

Gewinn und Kundenzufriedenheit durch Automation 

Denn Automation von administrativen Prozessen senkt die Verwaltungskosten enorm. Prozessautomatisierung durch Software spart viel Arbeitskraft, Zeit und Fehler ein. Dadurch können sie günstiger anbieten als Marktbegleiter mit niedrigem Automatisierungsgrad. Sie liefern und leisten schneller und in höherer Qualität als die Konkurrenz. Höhere Produktivität bei geringeren Kosten steigert zwangsläufig auch den Gewinn.

Zudem können Firmen, die automatisieren, flexibler auf Kundenwünsche und Marktbewegungen reagieren. Die schnelle, fehlerlose, konsistente Auftragsbearbeitung verbessert die Kundenzufriedenheit und Kundenbindung.

Mitarbeiter profitieren ebenfalls

Auch die Mitarbeiter profitieren: Sie müssen sich nicht mehr mit stupider Mehrfacherfassung von Daten plagen. Und sie müssen weniger Kundenreklamationen bearbeiten, weil die Qualität stimmt.

Wie funktioniert Software-Automatisierung?

Regeln und Formulare bzw. Bildschirmmasken bestimmen den Büroalltag. Sie sind Bestandteil von Software, werden aber meist von Menschen angewendet. Menschen setzen starre Regeln um, Menschen füllen Formulare aus und Menschen langweilen sich dabei.

Für starre, regelbasierte Prozesse ist das heute nicht mehr nötig. Software-Automatismen können anstelle von Menschen Daten erfassen (oder von einem vorgelagerten Prozess übernehmen). Sie können Buchführungsaufgaben übernehmen, Aufträge abwickeln, E-Mails klassifizieren, Dokumente archivieren und Fragen beantworten.

Menschen steuern und entscheiden

Manche Prozesse kann die Software ganz eigenständig erledigen. Bei anderen Prozessen arbeitet sie dem Menschen zu. Sie arbeitet einen Vorgang ab, bei dem Menschen nur noch an wenigen Stellen eingreifen müssen.

• Sie kontrollieren – beispielsweise, ob die Software eine Rechnung korrekt eingelesen hat.
• Sie treffen Entscheidungen, zum Beispiel über die Zahlungsfreigabe einer Lieferantenrechnung.
• Sie tätigen eine Eingabe – etwa einen Kommentar zu einem Dokument oder einer Rechnung.

Software-Systeme können Menschen auch Entscheidungen abnehmen. Viele Entscheidungen basieren auf klaren Kriterien. Bauchentscheidungen sind im heutigen Geschäftsleben eher die Ausnahme, besonders in stark reglementierten Branchen.

Entscheidungskriterien in der Software hinterlegen

Entscheidungskriterien werden vom Unternehmen, vom Gesetzgeber oder von beiden festgelegt. Eine Unternehmenssoftware sollte so konfigurierbar sein, dass sie Entscheidungskriterien oder Bedingungen speichern und mit definierten Folgeaktionen verknüpfen kann.

Beispiele für Automation von Geschäftsprozessen

Dutzende von Szenarien sind denkbar, in denen eine integrierte Unternehmenssoftware für Schnelligkeit, Konsistenz, Qualität und massive Kosteneinsparungen in den Prozessen sorgen kann. Wir bringen drei Beispiele:

• Ein Unternehmen erhält Rechnungen von einem Lieferanten. Die Finanzsoftware sollte die Rechnung nicht nur auslesen, sondern auch anhand von Lieferantennummer, Name oder Umsatzsteuer-ID, sowie Belegtext selbsttägig vorkontieren können. 
• Eine Rechnung wird einem bestimmten Prüf- und Freigabeworkflow zugewiesen. Die Software übermittelt die Rechnung automatisiert an die zuständigen Prüfer, registriert deren Aktivitäten (Freigabe oder Zurückstellen der Rechnung) und leitet entsprechende, im System eingestellte Folgeaktivitäten ein.
• Ein Kunde wird nach festen Kriterien (Umsatz, Customer Lifetime Value o.ä.) als A-, B- oder C-Kunde eingestuft. Diese Einstufung entscheidet über die Zuständigkeiten und weiteren Vorgehensweisen in der Kundenbetreuung. Die Software stellt entsprechende Aufgaben für die Vertriebsmitarbeiter ein.

In diesen Beispielen arbeitet die Software den menschlichen Bearbeitern zu. Mehr noch: Durch die Integration mehrerer Unternehmensfunktionen – CRM, Abrechnung, Projekte, Finanzen und anderes mehr – können Sie auch längere Prozessketten weitgehend automatisierten. Der Output eines (Teil-)Prozesses wird der Input des nächsten.

Vorteile von Software-Automatisierung

• Software wird nicht müde. Sie ist immer gleich schnell und gleich aufmerksam. Sie vergisst keine Schritte und macht keine Fehler. Das macht sie zum idealen Bearbeiter für wiederkehrende, gleichbleibende Tätigkeiten.
• Software-Automatisierung spielt in integrierten, multifunktionalen Software-Systemen ihr volles Potenzial aus. Unternehmen müssen nicht erst aufwendige, teure Schnittstellen entwickeln. Sie können ihre Prozesse durchgängig in einer einheitlichen Software abbilden und damit enorme Rationalisierungen erreichen.
• Software-Automatisierung ist in Scopevisio relativ einfach zu implementieren. Auch informierte, IT-affine Laien können mit den bedienungsfreundlichen Regelwerken und Workflows umgehen. 

Digitalisierung von unten

So können Mitarbeiter in den Fachabteilungen sinnvolle Automatisierungen selbst einrichten. Das renommierte Fachmagazin IT-Zoom nennt das „Digitalisierung von unten“, eine Art Graswurzelbewegung der Technologie. Unternehmen und Mitarbeiter akzeptieren Prozessautomatisierung leichter, wenn sie den Change selbst anstoßen und unmittelbar davon profitieren.

Bis zu 80 Prozent Ressourcen einsparen

Die Prozessautomatisierung mittels Software-Automatisierung kann laut einer Studie von Deloitte Geschäftsprozesse bis zu zehnmal schneller machen und bis zu 80 Prozent Ressourcen einsparen. Dieses enorme Rationalisierungspotenzial beflügelt den Markt: die IT-Beratung Gartner prognostiziert, dass der Umsatz mit RPA-Tools 2019 stolze 1,3 Milliarden US-Dollar betragen wird.

Nachteile von Software-Automatisierung

Wenn Sie einen schlechten Prozess digitalisieren, haben Sie am Ende einen schlechten digitalen Prozess. Ein ähnlicher Effekt entsteht, wenn Sie untaugliche, schlechte oder überholte Software in Ihren Prozessen verwenden und diese mit Automatisierung quasi festschreiben. Im schlimmsten Fall entsteht dann ein Flickenteppich, der nur mühsam kaschieren kann, wie unzureichend die zugrunde liegende Software eigentlich ist.

Scopevisio baut auf Best Practices auf

Deshalb ist es wichtig, eine multifunktionale, integrierte Software zu haben, bevor Sie Ihre Prozesse automatisieren. Software-Automatisierung alleine ist nicht die Lösung aller Probleme. Nur im Verbund mit einer zeitgemäßen Unternehmenssoftware kann sie ihre Stärken ausspielen.

Scopevisio bietet nicht nur eine geballte Ladung Funktionalität, sondern auch eine integrierte Gebrauchsanweisung. Denn in die Entwicklung der Software ist enorm viel betriebswirtschaftliches und Wissen eingeflossen. Dazu kommen die Vorkehrungen für Datenschutz nach DSGVO und für die Erfüllung der GoBD.

Optimierte und rechtssichere Prozesse ziehen sich durch alle Funktionsbereiche, vom Marketing und Vertrieb über Projekte, Rechnungswesen und Finanzen bis hin zu Berichtswesen und Unternehmenssteuerung.

Fazit

Software-Automation rationalisiert administrative Prozesse, indem Standardprozesse von der Software selbst abgearbeitet werden. Wiederkehrende, immer gleiche Tätigkeiten im Büro können jetzt von Automatisierungen oder Bots statt von menschlichen Bearbeitern erledigt werden. Die Bots erledigen manche Aufgaben völlig selbständig; bei anderen arbeiten sie Menschen zu. In jedem Fall sparen sie enorm viel Zeit und Aufwand. Sie brauchen keine Pausen, machen keine Flüchtigkeitsfehler und vergessen nie einen Prozess-Schritt. 

Studien zeigen, dass Prozesse dank Software-Automatisierung bis zu zehnmal schneller und mit einem Bruchteil der Ressourcen von früher abgewickelt werden. Das macht Automation im administrativen Bereich zu einem wichtigen Wettbewerbsfaktor. Wirtschaftlicher und trotzdem schneller arbeiten – wer will das nicht?

Zukunftsweisende Software-Hersteller wie Scopevisio integrieren Automation in ihre Cloud-Software. Anwender bekommen dadurch ein hochfunktionales, durchgängig integriertes System aus einer Hand. Den gefürchteten IT-Flickenteppich können sie dadurch vermeiden.