Der Order to Cash Prozess (OTC) umfasst alle betrieblichen Vorgänge von der Bestellung eines Kunden bis zum Zahlungseingang.
Der entsprechende Prozess im Einkauf ist Purchase to Pay (PTP). Ihm widmen wir einen gesonderten Artikel.
In einer ERP-Software können Sie diesen Prozess digitalisieren und automatisieren. Sie arbeiten dadurch wirtschaftlicher und mit geringerem Personaleinsatz.
Dieser Beitrag erklärt folgende Themen:
- Schritte im Order to Cash Prozess
- Vorteile der Digitalisierung von Order to Cash
- Der Order to Cash Prozess in Scopevisio
Schritte im Order to Cash Prozess
Die folgende Abbildung zeigt schematisch, wie der OTC-Prozess abläuft. Anschließend gehen wir auf die einzelnen Schritte im Prozess ein.
Auftrag
Wenn ein Auftrag oder eine Bestellung eingeht, beginnt die Auftragsabwicklung. Der Auftrag wird angelegt und zur Prüfung an die Fachabteilung weitergegeben.
Prüfung
Die Fachabteilung prüft, ob der Auftrag ausgeführt werden kann. Entspricht er dem Angebot? Sind die Ressourcen vorhanden, um ihn abzuwickeln? Steht genügend Personal zur Verfügung? Ist der Termin zu halten? Wenn die Verfügbarkeitsprüfung positiv verläuft, wird eine Auftragsbestätigung versandt und der Auftrag geht in die Produktion.
Auftragsausführung
Die Auftragsabwicklung und Auslieferung hängt von der Branche ab. In Produktionsbetrieben werden Produkte gefertigt, in Dienstleistungsbetrieben Leistungen erbracht, in Handelsunternehmen Waren für den Weiterverkauf beschafft. Unter Umständen wird die Ware kommissioniert, ein Lieferschein erstellt und dem Versandgut beigefügt. Auch kann vorab ein Lieferavis an den Kunden geschickt werden, damit dieser seine Logistik auf den Wareneingang vorbereiten kann.
Rechnung
Nach Lieferung oder Leistung wird die Rechnung gestellt und an den Kunden versandt. Eine Forderung gegen den Kunden wird eingebucht.
Zahlung
Die Zahlungseingänge werden überwacht und mit den Offenen Posten abgeglichen. Wenn die Zahlung des Kunden eintrifft, wird die Forderung gegen ihn ausgebucht.
Vorteile der Digitalisierung von Order to Cash
Der OTC-Prozess ist ein Hauptprozess, der sich durch mehrere Abteilungen zieht. Viele Aufgaben werden von zahlreichen Bearbeitern koordiniert erledigt. Ressourcen müssen bereitgestellt und Dokumente versendet werden. Unternehmen, die OTC digitalisieren, arbeiten strukturierter und wirtschaftlicher als die, die ihre Aufträge noch größtenteils manuell abwickeln. Es unterlaufen ihnen weniger Fehler und folglich sind auch ihre Kunden zufriedener.
Am deutlichsten werden die Vorteile eines digitalen OTC Prozesses in Gegenüberstellung zu den Nachteilen der herkömmlichen Arbeitsweise:
| Vorteile der digitalen OTC-Abwicklung | Nachteile der manuellen OTC-Abwicklung |
| Fehlerfreier Prozess, da Daten digital erfasst, auf Plausibilität geprüft und nur vollständig angenommen werden | Fehleranfälligkeit, zum Beispiel durch falsche oder lückenhafte Erfassung |
| Wirtschaftlich durch automatisierten Prozess; im ERP stehen alle Informationen zur Verfügung | Hohe Kosten wegen Personaleinsatz, Rückfragen und Suche nach fehlenden Informationen |
| Schnell, weil der digitale Belegs- und Auftragsfluss koordiniert abläuft und zuständige Bearbeiter auch bei Abwesenheit Freigaben erteilen können | Langsam, weil Belege papierhaft von Bearbeiter zu Bearbeiter gereicht werden, Tätigkeiten schlecht koordiniert sind und Abwesenheiten zu Verzögerungen führen |
| Bestens informiert, weil Deckungsbeitrag, Kosten und andere KPIs aus dem ERP-System jederzeit verfügbar sind | Uninformiert, weil Zahlen, etwa für Kalkulation und Deckungsbeitragsrechnung, kaum verfügbar sind |
| Kundenfreundlich, weil schnell, vollständig und im Einklang mit den Kundenwünschen geliefert und geleistet werden kann | Kundenunfreundlich, weil der Prozess lange dauert und die Wünsche des Kunden oft unter den Tisch fallen, was zu weiteren Reklamationen und Verzögerungen führt |
| Kosten für Rechnungen/Mahnungen nur wenige Cent | Bis zu 60 Euro Kosten pro Rechnung / Mahnung bei papierhafter Bearbeitung |
| Hohe Effizienz der Mitarbeiter, weil keine Mehrfacherfassung oder papiergebundene Arbeit anfällt | Geringe Effizienz durch papierhafte, unstrukturierte Arbeitsweise |
| Einfache, selbsterklärende Vorgänge können auch durch Hilfskräfte ausgeführt werden | Hochkomplexe Vorgänge binden teure und knappe Fachkräfte |
| Systemweite Protokollierung, gesicherte digitale Prozesse, Datenschutzvorkehrungen und revisionssichere Dokumentenarchivierung gewährleisten Rechtssicherheit | Gefahr von Compliance-Verstößen durch mangelhafte Prozess-Dokumentation und Archivierung, fragwürdiger Datenschutz |
Der Order to Cash Prozess in Scopevisio
Aufträge kommen gemeinhin nicht aus dem luftleeren Raum. Im Abrechnungsprozess von Scopevisio ist daher der vorgelagerte Prozess, in dem der Auftrag entsteht, integriert.
Angenommen, Sie eine Firma als potenziellen Interessenten identifiziert und legen sie als Potenzial in Scopevisio an. Dieses Potenzial, auch Opportunity genannt, ist die Grundlage für alle weiteren Belege der Kundengewinnung und -betreuung. Sie brauchen nichts doppelt einzugeben.
Geht Ihr Vertriebsprojekt in die Angebotsphase, erstellen Sie Ihr Angebot auf Grundlage des Potenzials. Um das zu tun, steht Ihnen nicht nur Ihr Leistungskatalog zur Verfügung. Sie haben zudem auch den Überblick über Ihre Ressourcen: Personal, Zeit, Warenwirtschaft, Kapazitäten. Scopevisio lässt sich über offene Schnittstellen in Ihre Warenwirtschaft und Produktionsprozesse integrieren.
Sie verhandeln ein wenig und der Interessent nimmt Ihr Angebot an. Dieses wird in einen Auftrag überführt. In Scopevisio haben Sie den gesamten Prozess angelegt. Daher wissen Sie, welche Personen und Abteilungen welche Rolle in der Auftragsausführung ausführen müssen. Die internen Arbeitsaufträge werden digital erteilt und die Bearbeiter erhalten Benachrichtigungen, wenn sie ihren Part erfüllen müssen.
Während dieser Prozess läuft, können alle entstehenden Kosten und prognostizierten Erträge aus dem ERP-System abgerufen werden, ebenso wie der Projekt-Deckungsbeitrag und die Entwicklung der Ressourcen. Das ermöglicht Unternehmen, Engpässe frühzeitig zu erkennen und die Rentabilität in jeder Projektphase sicherzustellen.
Ist der Auftrag fertig, generieren Sie den Lieferschein. Er ist Teil des digitalen Belegflusses von Scopevisio. Also haben Sie auch hiermit kaum manuellen Aufwand.
Wie Sie sich denken können, wird auch die Rechnung digital generiert und an den Kunden versendet. Dabei wird in der Finanzbuchhaltung automatisch die Debitorenforderung eingebucht. Die Banking-Funktionen der Anwendung ordnen den Geldeingang automatisch Ihrer Rechnung zu, wenn der Kunde Zahlung leistet.
Tut er dies nicht, können auch die nachgelagerten Prozesse Mahnwesen und Forderungsinkasso in der Scopevisio-Anwendung weitgehend automatisiert abgewickelt werden.
Fazit
Order to Cash Prozesse sind ideale Kandidaten für eine Digitalisierung. Unternehmen, die ihre Kundenprozesse von der Bestellung bis zum Zahlungseingang elektronisch abwickeln, sind dem Wettbewerb voraus. Sie arbeiten wirtschaftlicher, minimieren Fehler und nutzen die Arbeitskraft ihrer Mitarbeiter effizienter.
In der Auftragsausführung haben sie den Überblick über die Kosten/Erlös-Situation und über die Ressourcen. Der digitale Belegfluss und der strukturiert ablaufende Prozess sorgen für Tempo in der Auftragserfüllung und ein zufriedenes Gesicht beim Kunden.
