Homeoffice ist in. Das Arbeiten von zu Hause aus hat Vorteile für Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Unser Beitrag untersucht, wie Sie die Heimarbeit sicher und produktiv gestalten. Und ganz nebenbei im Rennen um begehrte Fachkräfte die Nase vorn haben.
Digitale Transformation stärkt Homeoffice
Unternehmen digitalisieren, um die Produktivität und den Gewinn zu steigern. Durch Homeoffice-Angebote schöpfen Sie dieses Potenzial noch besser aus.
Wie das? Ganz einfach: Digitale Prozesse und standortunabhängiger Cloud-Zugriff schaffen neue Möglichkeiten für Heimarbeit. Dadurch können Sie aus einem größeren, weil überregionalen Bewerberpool schöpfen.
Sie können Mitarbeiter an Bord nehmen, denen vielleicht ihre Work-Life-Balance wichtiger ist als das große Geld. Und Sie können Menschen beschäftigen, die wegen ihrer Kinder oder eines Handicaps weniger mobil sind, aber trotzdem clever und leistungsbereit.
Sie bekommen Mitarbeiter, die Ihre digitale Agenda unterstützen, weil sie selbst davon profitieren. Und Sie brauchen weniger Platz. Wenn Ihr Unternehmen wächst, müssen Sie nicht gleich ein größeres Gebäude mieten.
Das alles spart Kosten für Büroraum, Energie und Personal. Unternehmen an abgelegenen Standorten oder kleinere Unternehmen können mit der Möglichkeit für Homeoffice um Arbeitnehmer werben, die sonst vielleicht gar nicht zu ihnen finden würden.
Homeoffice ist nachhaltig
Welche Verschwendung von Raum, Zeit und Umwelt: Häuser und Wohnungen stehen den ganzen Tag leer, während Ihr Büro aus allen Nähten platzt. Mitarbeiter quälen sich durch den Stau, pusten dabei unnötig CO2 in die Luft, geben viel Geld aus für Benzin oder notorisch verspätete Bahnen und kommen fix und fertig zur Arbeit. Hat einer eine Erkältung, ist nächste Woche das ganze Büro krank.
Die Arbeit im Home Office ist dagegen nachhaltig. Kanban sagt: Keine Verschwendung! Der heimische Arbeitsplatz ist auch ein Weg, um Verschwendung zu minimieren.
Homeoffice ist sicher
Datenschutz im Homeoffice lässt sich dank Cloud Software heute leicht herstellen. ERP-Lösungen von deutschen Cloud-Anbietern sind in aller Regel DSGVO-konform. Die Daten werden in Deutschland gehostet. Scopevisio nutzt dazu hochsichere Rechenzentren nach Bankenstandard.
Sie sollten allerdings darauf achten, dass Ihre Heimarbeiter gutes Equipment haben. Wenn die Leute ihre eigenen Rechner benutzen (BYOD oder „Bring your own device“), müssen sie aktuelle Software verwenden und betriebliche Sicherheitsrichtlinien einhalten. Verschlüsselung, ein regelmäßig zu änderndes Passwort, ein Virenscanner und ein sicherer WLAN-Zugang sind das Mindeste.
Noch besser wäre es, wenn Sie die Geräte in ein Mobile Device Management aufnehmen und eine Konfigurationsdatenbank bereitstellen, aus der die Software der Remote-Mitarbeiter aktualisiert wird.
Cloud-Anwendungen haben den Vorteil, dass sie immer aktuell sind. Die Zugriffsberechtigungen können Sie mittels Profilen passgenau definieren.
Homeoffice ist produktiv
Das gilt in Zeiten von integrierten ERP-Systemen mehr denn je. Sie haben Ihre Prozesse und Workflows in der Software. So entsteht keine Unsicherheit bei der Bearbeitung von Aufgaben. Sie können durch Zuweisung von Verantwortlichkeiten und Prioritäten steuern, was Ihre Leute daheim so machen. Arbeitsergebnisse sind für Sie immer ersichtlich, das erleichtert die Kontrolle, dass die Arbeit auch tatsächlich gemacht wird.
Durch die Integration von ECM (Enterprise Content Management) und Prozessen sehen Mitarbeiter das Gesamtbild und nicht nur einen kleinen Ausschnitt. Das erspart Suchaufwand, Rückfragen und Fehler. Eine Office-Anbindung gibt die Möglichkeit, E-Mail-Kommunikation zu archivieren.
Wenn die Software-Ausstattung durch ein Chat-Tool komplettiert wird, funktioniert auch die Kommunikation. Erstellen Sie eine Kommunikationsrichtlinie und lassen Sie die Mitarbeiter ansonsten frei über eine Plattform wie z. B. Microsoft Teams kommunizieren.
Arbeitszeiten erfassen
Auch am heimischen Arbeitsplatz sollte die Arbeitszeit erfasst werden. So haben Sie einen Überblick, wie viele Stunden Ihr Arbeitnehmer daheim arbeitet.
Der EuGH urteilte unlängst, dass Unternehmen die Arbeitszeiten systematisch erfassen sollen. Derzeit (Mai 2019) streitet die Koalition noch, ob, wie und wann das Urteil umgesetzt wird. Es heißt, Zeiterfassung für alle Arbeitnehmer sei eine unüberwindliche bürokratische Hürde.
Das muss nicht unbedingt so sein. Manche Software-Lösungen bieten eine integrierte Zeiterfassung. Ein Klick mit der Maus und die Uhr läuft; ein weiterer Klick und sie hält an. Komfortable Programme lassen die Arbeitnehmer ihre Zeit auf Projekte, Aufgaben oder Kunden erfassen.
Für wen ist Homeoffice geeignet?
Da digitale Lösungen überall Einzug halten, kann fast jede Arbeit aus dem Büro ins Home Office ausgelagert werden. Beispiele sind:
- Sachbearbeitung
- Call Center
- Außendienst
- Vertrieb
- Marketing
- Software-Entwicklung
- Dokumentation
Sogar Führungskräfte können häufig das Homeoffice nutzen. Und für Arbeitnehmer mit Handicap ist es oft die einzige Möglichkeit, dauerhaft an der Arbeitswelt teilzuhaben.
Fazit
Homeoffice ist für Arbeitgeber kostengünstig und hilft, dem Fachkräftemangel zu trotzen. Für Arbeitnehmer ist es eine Möglichkeit für eine bessere Work-Life-Balance, mehr Teilhabe am Arbeitsleben und bessere Ausnutzung ihrer Zeit.
Darüber hinaus ist die Heimarbeit nachhaltig. Sie spart Energiekosten und schont die Umwelt und die Nerven, denn niemand muss im Stau stehen, um zur Arbeit zu kommen. Es sind weniger Büroräume nötig, was weitere Kosten spart. Produktivität ist durch moderne Unternehmenssoftware und Kommunikations-Tools garantiert.
Auch der Datenschutz ist mit DSGVO-konformer Software aus der Cloud und einigen einfachen Vorkehrungen leicht zu bewerkstelligen.
