10 Schritte für erfolgreiches Change Management

Ingrid ist begeistert vom Change. Die Datenbankarchitektin eines großen Unternehmens schwärmt: „Die Reorganistion hat uns richtig Schub gegeben. Die gesamte Abteilung ist total motiviert. Da ist eine Aufbruchstimmung entstanden, die einfach Spaß macht und alle mitzieht.“

So schön kann der Wandel sein. Was ist das Geheimnis dahinter? Wie schaffen Sie es, dass ein Change in den Köpfen und Herzen der Mitarbeiter ankommt? Dieser Artikel zeigt Ihnen den Weg zum gelungenen Change Prozess.

Den Veränderungsprozess planvoll angehen

Ein wenig Theorie kann nicht schaden, aber wir wollen es nicht übertreiben. Wer verschiedene Change Management Modelle nachlesen möchte, kann das hier tun.

Von all den Modellen finden wir den Stufenplan nach Kotter¹ am besten. Darauf aufbauend haben wir einen Zehn-Punkte-Plan entworfen. Auf dieser Basis können Sie Ihren Veränderungsprozess individuell ausgestalten.  

In zehn Schritten zum Change Erfolg

1. Die Mitarbeiter erkennen, dass die Änderung nötig ist.
2. Ein Team, in dem vom Sachbearbeiter bis zum Manager alle Ebenen vertreten sind, übernimmt die Führung.
3. Das Führungsteam identifiziert Unterstützer in den betroffenen Abteilungen und entwickelt mit diesen gemeinsam eine Vision und Strategie.
4. Das Team erklärt die Vision und Strategie den Betroffenen und wirbt dafür. Die Change-Kommunikation muss bidirektional laufen!
5. Das Team schafft Rahmenbedingungen, um den Change auf breite Basis zu stellen (Hindernisse abschaffen, Organisation umbauen, Leitlinien / Prozesse definieren, Mitarbeiter befähigen, Widerstände ansprechen, Kommunikationswege und Vernetzung schaffen, Verantwortlichkeiten klären, Rückkoppelungsprozesse einrichten)
6. Das Management entlastet die beteiligten Mitarbeiter, um Zeit für die Umsetzung der Änderungsinitiative freizumachen. Der Change soll nicht in einer unerträglichen Arbeitsbelastung münden. Der Bundesverband der Unternehmensberater (BDU) zitiert eine Studie, wonach 86 Prozent der am Wandlungsprozess beteiigten über eine Arbeitsverdichtung klagen, weil sie zusätzlich zum Tagesgeschäft jetzt auch noch den Change vorantreiben sollen. 76 Prozent arbeiten unter Zeitdruck und 75 Prozent absolvieren zu viele Überstunden. Unter solchen Bedingungen schwindet die anfängliche Motivation recht bald.
7. Das Team setzt bereichernde, motivierende Etappenziele, die als Erfolge gefeiert werden. Das geht am besten mit einer agilen Methode, zum Beispiel Scrum. Kurze Besprechungen, neudeutsch: Stand-up Sessions, geben neuen Schwung und Impulse, die Ziele und Vorgehensweisen zu verfeinern.
8. Die Mitarbeiter werden durch eigene, am besten selbstgewählte Aktivitäten am Change Prozess beteiligt. Partizipation ist wichtig! Und angemessenes Lob natürlich auch.
9. Die unmittelbar erfahrbaren Erfolge stärken das Verständnis für den Change und den Willen zur Veränderung.
10. Die Änderungen werden in die Firmenkultur übernommen und weiter gepflegt.

Neues Arbeiten + Change Management = Lernende Organisation

Die oben skizzierte Methodik hat sich tausendfach bewährt. Allerdings wird sie meistens als Top-Down-Ansatz praktiziert. Hand aufs Herz: Obwohl ich mit „Die Mitarbeiter identifizieren einen Änderungsbedarf“ gestartet bin und im Folgenden meist von „das Team“ gesprochen habe, haben Sie den Prozess vermutlich zunächst so verstanden: Die Chefs sagen, wo es lang geht, und die Mitarbeiter ziehen mit.

Wie wäre es, wenn Sie das einmal andersherum praktizieren? Häufig sind es nämlich die Indianer, die die besten Ideen haben. Kein Wunder, sitzen sie doch an der Quelle, mitten in den betrieblichen Abläufen. Sie erleben aus erster Hand, was funktioniert und was nicht.

Potenzial anzapfen

Zapfen Sie dieses Potenzial an und Sie haben weniger Mühe, die Mitarbeiter mit ins Boot zu holen. Deswegen habe ich auch weiter oben viel Wert darauf gelegt, dass die Kommunikation bidirektional verlaufen muss und nicht nur von oben nach unten (abgesehen von den obligatorischen Erfolgsmeldungen, die ans Management zurückgespielt werden).

Bottom-up, lernende Organisation und Neues Arbeiten sind Facetten desselben Konzepts: die Mitarbeiter zu ermächtigen, sodass sie selbst Initiative ergreifen und sich mit dem Wohl der Firma identifizieren, weil es auch ihr eigenes Wohl ist.

Der Weg zur lernenden Organisation

Ihre Devise im Änderungsmanagement sollte sein: So viel Bottom-up wie möglich, so wenig Top-down wie nötig.

• Ermutigen Sie Ihre Leute, ihr Potenzial zu entfalten. Geben Sie ihnen Möglichkeiten zu lernen und initiativ zu werden.
• Im Neuen Arbeiten spielen interdisziplinäre Teams eine große Rolle. Deren Mitglieder erwerben neue Kompetenzen und blicken über den Tellerrand ihrer eigenen Zuständigkeiten hinaus. So entwickeln sie Verständnis füreinander und für die Belange der Organisation und kommen auf kreative, neue Ansätze.
• Das individuelle Lernen mündet in das Lernen der gesamten Organisation. Diese neue Lernkultur wird in der Unternehmenskultur verankert. Vielleicht schaffen Sie, diese auf Kunden, Lieferanten und andere zu übertragen. Dann profitieren alle davon!
• In lernenden Organisationen verliert der Change seinen Schrecken, weil sie sich selbst permanent transformieren, flexibel und spielerisch neue Lösungen und Methoden entwickeln.

In einer digitalisierten Welt, die sich schneller wandelt als je zuvor, ist es ein enormer Wettbewerbsvorteil, wenn Sie Ihre Firma zu einer lernenden Organisation umgestalten.

Mitarbeiter binden statt zu Tode langweilen

Ganz nebenbei wird es Ihnen gelingen, ihre wertvollen Fachkräfte länger zu halten. Mitarbeiter binden sich emotional an ein Unternehmen, das sie mitgestalten dürfen. Sie erfahren Abwechslung und Bestärkung statt langweiliger Routine. Sie entwickeln eine intrinsische Motivation.

Was hat das mit ERP zu tun?

Gut kommuniziert ist halb gewonnen, sagen viele Change Management Experten. Das kann und soll heute nicht nur in Besprechungen oder am Telefon passieren. Informelle, digitale Chat-Programme wie zum Beispiel Slack ermöglichen vernetztes Kommunizieren aller Stakeholder und machen auch noch Spaß.

Doch die beste Information ist die, die man nicht erst verschicken muss – weil sie einfach schon da ist. An dieser Stelle setzen ERP-Lösungen an.

Gemeinsam den Change anpacken

In der Business Software sehen die am Change Prozess Beteiligten, wer was tut, welche Aufgaben für sie und andere anstehen und welche Stakeholder mit welchen Zuständigkeiten involviert sind. Termine, Workflows, Projektpläne, Projektdokumente und alles, was für effizientes Arbeiten notwendig ist, steht auf einer gemeinsamen Arbeitsplattform zur Verfügung.

Benachrichtigungen müssen nicht extra per E-Mail verfasst werden, sondern werden automatisch vom System versandt. Teams können nach Lage der Dinge gebildet und umbesetzt werden. Dokumente liegen in der ERP-Software in einer einheitlichen, aktuellen Version vor und können von mehreren Anwendern parallel genutzt werden. Und wenn Sie einen Veränderungsvorschlag prüfen möchten, können Sie im Handumdrehen individuelle Auswertungen generieren, die Ihnen sagen, ob das Vorhaben erfolgversprechend ist.

Fazit

Unser Zehn-Stufen-Modell für erfolgreiche Change Initiativen lässt Ihre Änderungsvorhaben leichter gelingen. Am besten funktioniert es, wenn Sie Ihre Mitarbeiter zu Motoren des Wandels ermächtigen. So erschaffen Sie eine lernende Organisation, die den Wandel begrüßt und in ihre Firmenkultur integriert.

Eine ERP-Software unterstützt die Kommunikation und vernetzte Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen. So legen Sie die Grundlage für gezielte, schlanke und produktive Änderungsinitiativen.

¹ Quelle: Kotter, J. P. (2004): Leading Change – Eight Steps to Successful Implementation. Harvard Business School Press