Vieles wurde an dieser Stelle bereits über die Vorteile eines DMS wie z. B. Scopevisio Teamwork geschrieben. Dass man darin Informationen speichern und schnell wiederfinden kann, ist klar. Die Sicherheit, Handlichkeit, Standortunabhängigkeit sind bekannt. Ebenso die Versionierung und rechtssichere Archivierung von Dokumenten. Oder die Unterstützung von Workflows und e-Collaboration. Oder die Erfüllung aller Datenschutzkriterien.
Doch manches davon ist ein wenig abstrakt. Die folgenden Praxistipps mögen veranschaulichen, wie viel Zeit und Aufwand Sie tatsächlich mit Teamwork-DMS sparen können.
20 Aufgaben schnell erledigt
Die meisten dieser „Hacks“ funktionieren mit Teamwork-DMS allein. Einige, wie z. B. die Belegverarbeitung, setzen weitere Anwendungen von Scopevisio voraus, z. B. Scopevisio Abrechnung.
Aufgaben erstellen
Sie können direkt aus einem Teamwork-Dokument eine Aufgabe anlegen. Beispielsweise können Sie Frau Müller die Aufgabe „Bitte erledigen“ eintragen. Dazu geben sie ihr den Termin und alles Weitere an, das sie wissen sollte. Das Dokument wird an die Aufgabe angeheftet.
Bezüge herstellen
Ein Vertrag gehört zu einem bestimmten Projekt? Stellen Sie einfach einen Bezug her. Oder verbinden Sie ein Gesprächsprotokoll mit einem Kontakt. Übrigens: In Scopevisio erstellte Belege oder Notizen sind schon von Haus aus mit dem zugehörigen Vorgang verknüpft.
Versionen verwalten
Ein Dokument wurde „verschlimmbessert“? Kein Problem, die Vorversion lässt sich mit zwei Klicks wiederherstellen.
Aktivitäten dokumentieren
Im Versionsverlauf ist erkennbar, wer ein Dokument wann zuletzt bearbeitet hat. Ihre Mitarbeiter können auch am (und nicht nur im) Dokument Kommentare hinterlassen…
Kommentare hinterlassen
Manche Lektüre ist obligatorisch. Das bedeutet, der Empfänger muss den Nachweis erbringen, dass er das Dokument gelesen hat. Dies kann er in Teamwork-DMS mit der Kommentarfunktion tun. Sogar Workflows können Sie mit Kommentaren abbilden.
Abrechnungsbelege generieren
Alle mit Scopevisio erstellten Abrechnungsbelege werden in Teamwork gespeichert – mit Bezug zum jeweiligen Vorgang und in einem eigens dafür vorbereiteten Ordner.
Belege verarbeiten
Eingangsrechnungen werden automatisch in Scopevisio importiert und durchlaufen dort die Stationen von Prüfung, Freigabe und Buchung. Die zuständigen Kollegen finden die Rechnungen in ihrem elektronischen Eingangskorb. Jeder Verarbeitungsschritt wird mit einem automatischen Stempel und in einem Protokoll dokumentiert.
Zuständigkeiten hinterlegen
Betrifft ein Dokument den Kollegen aus der Vertragsabteilung? Oder ist Frau Heinze zuständig? Jedes Dokument können Sie mit einer Verantwortlichkeit verknüpfen.
Akten führen
Dokumente sind in Scopevisio mit den zugehörigen Projekten, Personen, Vorgängen etc. vernetzt. Öffnen Sie eine Projektakte, finden Sie auch das Dokument darin wieder.
Doch auch wenn Sie „nur“ mit Teamwork-DMS arbeiten, können Sie Akten über alles führen, was Ihnen einfällt. Kunden, Mitarbeiter, Anlageobjekte, Dienstwagen, Projekte und vieles mehr. Anders als im offenen Büroschrank oder Eingangskorb sind die Dokumente vor unbefugtem Zugriff geschützt.
E-Mails speichern
Geschäftliche E-Mails unterliegen der Aufbewahrungspflicht, wie die früher üblichen Geschäftsbriefe. Mit wenigen Handgriffen archivieren Sie E-Mails in Teamwork-DMS – und am Kontakt oder Vorgang.
Mit Externen arbeiten
Sie möchten Dokumente mit Externen teilen, die keine Benutzerlizenz für Teamwork-DMS haben? Zum Beispiel mit einem externen Call Center oder Partner? Dann versenden Sie Dokumente oder Sammlungen einfach als externen Link. Sie können bestimmen, ob der Empfänger die Dokumente nur sehen oder auch bearbeiten darf. Oder ob er sie herunterladen darf. Oder ob der Link ein Verfallsdatum haben soll.
Virtuell zusammenarbeiten
Teams müssen heute nicht mehr in einem Raum oder Gebäude zusammenkommen. Mit Teamwork-DMS kann Ihr Projektleiter in Hamburg, Ihr Kunde in München und Ihr Team irgendwo auf der Welt verstreut sitzen. Auf Teamwork-DMS finden alle zusammen und teilen Informationen in Echtzeit.
Dokumente schützen / sperren
Durch Berechtigungen schützen Sie Dokumente vor neugierigen Blicken. Oder Sie sperren ein Dokument, das andere zwar sehen, aber nicht verwenden dürfen.
PDFs zusammenführen
Manche Scanner können keine mehrseitigen PDFs erstellen. Ein fünfseitiger Vertrag landet in fünf „Portionen“ im DMS. Gut, dass man diese in Teamwork-DMS zu einem einzigen PDF zusammenfügen kann. Umgekehrt ist es ebenso möglich, einzelne Seiten aus einem großen PDF herauszulösen.
Revisionssicher archivieren
Teamwork-DMS erfüllt die Anforderungen der Finanzverwaltung an eine revisionssichere Belegarchivierung. Jegliche Aktion wird protokolliert. Und Dokumente können nur von der Person gelöscht werden, die sie hochgeladen hat. Wenn dies Herr Maurer ist und Herr Maurer ansonsten keinen Zugriff hat, ist ein versehentliches Löschen ausgeschlossen.
Durch die Speicherung auf deutschen Hochsicherheits-Servern sind Ihre Dokumente in guten Händen. Wir öffnen keine Hintertüren für den amerikanischen Heimatschutz. Versprochen.
Individuell filtern
Sie möchten alle Dokumente sehen, die mit dem Kunden Heinerle AG zu tun haben? Oder alle Dokumente mit dem Belegstatus „Rechnung nicht bezahlt“? Oder alle Textdokumente der letzten zwei Wochen mit dem Schlagwort „Blog“? Mit Teamwork-DMS ein Kinderspiel.
Schlagwörter vergeben
Durch Schlagwörter schaffen Sie ein eigenes Ordnungskriterium. Auch wenn Sie nicht mit den weiteren Scopevisio-Anwendungen arbeiten, können Sie zum Beispiel Projektdokumente zusammenfassen, indem Sie den Projektnamen als Schlagwort vergeben.
Nutzergruppen einrichten
Steuern Sie den Zugang zu Dokumenten einfach über Nutzergruppen. Jede Gruppe bekommt den Zugriff, den sie braucht. Die Buchhaltung auf Belege, das Projektteam auf Projektdokumente, die Marketing-Abteilung auf Content und Broschüren usw.
Office und Outlook integrieren
Office und Teamwork vertragen sich gut. Sie können zum Beispiel Ihre Dateien einfach mit der Maus in Teamwork ziehen und von da aus nahtlos mit Word oder Excel weiterbearbeiten. E-Mails, Mail-Anhänge und Kalender aus Outlook können Sie ebenfalls mit Scopevisio synchronisieren. Ein kleines Plugin namens Office-Connector macht das sogar noch einfacher.
Mobil zugreifen
Was wäre ein Cloud-DMS ohne mobile App? Natürlich können Sie auch auf Teamwork-DMS über eine sichere, intuitive App zugreifen. Wo Sie wollen, wann Sie wollen, mit Smartphone, Tablet oder Notebook.
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