Die Digitalisierung schafft neue Möglichkeiten für dezentrales, vernetztes Arbeiten – eben Arbeit 4.0. Aber sie bedingt auch einen Kulturwandel in Unternehmen.
Am 20. September 2017 wurden auf der Messe Zukunft Personal in Köln die Ergebnisse der Studie Arbeitsplatz der Zukunft 2017 der Öffentlichkeit präsentiert. Der Fachverlag IDG Business Media befragte rund 1.500 Unternehmen und Beschäftigte, wie sie sich den Arbeitsplatz der Zukunft vorstellen.
18 Millionen Büroarbeiter in Deutschland sind betroffen. Grund genug, sich die Arbeitswelt von morgen und das Thema Arbeit 4.0 noch einmal genauer anzusehen.
Collaboration – die traurige Realität
Ist es zu glauben? Die wichtigsten Arbeitsinstrumente bei der überörtlichen Zusammenarbeit sind im Jahre 2017: E-Mail und Telefon. Mehr als 95 Prozent der Büroarbeiter kooperieren per E-Mail, fast 88 Prozent greifen zum Telefon. Collaboration sieht anders aus.
Auf den Plätzen folgen Office Tools und Intranet sowie Web- und Videokonferenzen. Nur jeder Vierte kooperiert via ERP und jeder Fünfte über CRM-Systeme. Willkommen in der Realität der Arbeit 4.0.
Aufgeschlossenheit ist groß
Dabei sind Büroarbeiter durchaus aufgeschlossen für neue Methoden der Zusammenarbeit. 70 Prozent würden sich darüber freuen oder zumindest dafür interessieren, über eine eigene URL standortunabhängig Zugriff auf alle ihre Anwendungen zu haben. Lediglich zwei Prozent der Befragten würden das rundweg ablehnen.
Warum also bestehen althergebrachte Methoden in Büros so zählebig fort? Ganz einfach: Unternehmen bieten ihren Mitarbeitern keine zeitgemäßen Arbeitsplätze. Jeder vierte Büroarbeiter ist mit der technischen Ausstattung seines Arbeitsplatzes unzufrieden.
Es liegt also nicht unbedingt an der mangelnden Akzeptanz der Mitarbeiter, wenn Unternehmen die Zukunft der Arbeit verschlafen. Vielmehr sind zeitgemäße, Cloud-gestützte Arbeitsmethoden in den Unternehmen selbst noch unzureichend verankert.
Was Mitarbeiter wünschen…
Vier von fünf Arbeitnehmern wünschen sich mehr Freiheit und Selbstbestimmung. Sie möchten Arbeit und Leben miteinander vereinbaren. Sie fordern flexiblere Arbeitszeitmodelle oder die Möglichkeit, von zuhause aus zu arbeiten. Sie möchten, dass ihre Arbeitgeber ihnen vertrauen.
Wer schon einmal im Berufsverkehr auf dem Kölner Autobahnring unterwegs war, kann gut verstehen, warum das so ist.
Doch das Dilemma ist lösbar. Mobilität funktioniert nämlich in zwei Richtungen:
- Entweder der Arbeitnehmer ist mobil, das heißt, er kommt zu seinem Arbeitsplatz (und verliert dabei viel Zeit und Nerven),
- Oder die Arbeit ist mobil und kommt zum Arbeitnehmer, wo auch immer dieser sich aufhält.
Es zeigt sich, dass immer mehr Arbeitnehmer die zweite Variante bevorzugen.
…interessiert Unternehmen wenig
Lediglich ein Drittel der Unternehmen hat seine Arbeitnehmer überhaupt gefragt, wie diese sich ihren Arbeitsplatz in Zukunft vorstellen. Ein schwaches Bild angesichts von Fachkräftemangel und einer zunehmend unabhängigen, individuellen und selbstbewussten Generation Y, die sich Personaler nur allzu gerne ins Unternehmen holen möchten.
Neue Räume, neue Arbeitsmodelle
Doch da ist auch Licht: Zwei von drei Firmen haben erkannt, dass sie ihre Arbeitsplätze weiterentwickeln müssen. Grundvoraussetzung ist eine gute Technologie-Ausstattung, die auch das Arbeiten von unterwegs ermöglicht. Auch die Ergonomie und der Wohlfühl-Faktor in der Büroarbeit verbessern sich allmählich. Das fängt beim rückenschonenden Stehpult an und hört beim Obstkorb in der Teeküche noch längst nicht auf.
Die räumliche und technische Ausstattung ist ein Anfang, aber mehr auch nicht. Software aus der Cloud schafft auch neue Perspektiven für Job Sharing und Heimarbeit. In integrierter Cloud-Unternehmenssoftware sind Vorgänge mit allen relevanten Informationen angereichert. Qualitätsgesicherte Workflows werden im System hinterlegt. So weiß die Teilzeit-Kollegin sofort, wer wann was mit wem besprochen hat und welche Schritte sie als Nächstes übernehmen sollte.
Aufgabenpools statt Mikromanagement
Chefs können ihren Mitarbeitern mehr Freiheit lassen, wenn es gilt, die eigene Arbeit zu organisieren. Die Zukunft der Arbeit braucht kein Mikromanagement mehr.
Eine sinnvolle Einrichtung sind zum Beispiel Aufgabenpools, aus denen sich Mitarbeiter ihre neuen Aufgaben holen, wenn sie eine Arbeit erledigt haben. Arbeitsaufträge nach der Pull-Methode statt nach der Push-Methode. Auch das ist Arbeit 4.0. Statt zu manchen Zeiten überlastet und zu anderen Zeiten gelangweilt zu sein, können Mitarbeiter selbst ihre Arbeitsauslastung steuern. Der Druck, der heute noch viele Mitarbeiter in Burn-out und Erschöpfung treibt, wird vielleicht bald der Vergangenheit angehören.
Reporting-Tools, Benachrichtigungen und Statusmeldungen sorgen dafür, dass der Manager weiterhin einen Überblick über die Leistung und den Erledigungsgrad der Aufgaben hat.
Kulturwandel im Unternehmen
Die digitale Transformation bringt nicht nur mehr Vernetzung, mehr Internet, mehr Automatisierung, mehr Produktivität in die Unternehmen. Sie führt auch zu einem tiefgreifenden Kulturwandel.
Fortschrittliche Unternehmen arbeiten mit dezentralen, flexiblen Teams, die über Collaboration-Plattformen, Chat-Tools, ERP- und CRM-Systeme kommunizieren und zusammenarbeiten.
Die alten, hierarchischen Linienorganisationen haben ihre Gültigkeit verloren. Die neuen Teams sind nicht mehr an Standorte oder Organisationen gebunden. Heute sind in der IT-Umgebung eingerichtete Rollen und Verantwortlichkeiten, Freigaben und Berechtigungen, Benachrichtigungen und Statusanzeigen die neuen Organisationsstrukturen, wenn es gilt, Aufgaben und Projekte effizient zu bewältigen.
Fazit: Cloud schafft Dynamik für Arbeit 4.0
Cloud-Lösungen bringen eine neue Freiheit, Unabhängigkeit und Dynamik in die Arbeitswelt.
Die e-Collaboration über die Cloud, mit sicherem, standortunabhängigem Echtzeit-Zugriff auf Daten und Anwendungen wird weiter voranschreiten. Cloud-Services sind ein Heilmittel gegen den Fachkräftemangel hierzulande. Arbeitszeiten und Leistungen werden durch sie hoch skalierbar und ultra-flexibel.
