Wir haben schon vieles geschrieben über die Herausforderungen der Digitalisierung für Steuerberater und ihre Mandanten. Neue Software-Lösungen und neue digitale Prozesse revolutionieren den Kanzlei-Alltag. Doch nicht alle ziehen mit.
Wir suchten und fanden Steuerberater, die sich als digitale Vorreiter ihrer Branche positionieren. Die die strategischen und technologischen Chancen der neuen Technologien nutzen, um ihre Zukunft aktiv zu gestalten. Zu diesen „Early Adopters“ gehört die Kanzlei Laufenberg Michels und Partner aus Köln. Mit dieser konnten wir das folgende Interview führen.
Interview mit Steuerberaterin Birgitta Bruder
Die Steuerberaterin Birgitta Bruder sprach mit Scopevisio über die Herausforderungen der Digitalisierung bei Steuerberatern und Mandanten – Stichwort: Steuerberatung 4.0.
Frau Bruder, welche Erfahrungen machen Sie mit Ihrer Mandantschaft beim Thema Digitalisierung?
Das Thema 4.0 ist in den Medien sehr breit gestreut, aber in den Unternehmen noch nicht überall angekommen. Digitale Prozesse sind natürlich besser dokumentiert und kontrollierbarer als die früheren, manuellen Arbeitsmethoden. Ganz besonders in der Buchhaltung sollten Unternehmen wissen, dass sie durch Digitalisierung mehr Sicherheit bekommen.
Was bedeutet das?
Manches Wissen wird wie Hoheitswissen verwaltet. Wenn ein Buchhalter das Unternehmen verlässt, nimmt er sein gesamtes Wissen mit, das kann das eine enorme Lücke reißen. Ist die Buchhaltung nicht digitalisiert, besteht im Extremfall auch die Gefahr von Vertrauensschäden, die nicht auffallen, weil die Kontrollmöglichkeiten eingeschränkt sind.
Was sollten Unternehmen tun?
Ein Umdenken ist notwendig. Digitalisierung bringt mehr Rechtssicherheit und ermöglicht es, zeit- und kosteneffizienter zu arbeiten.
Dazu müssen Widerstände bei der Belegschaft überwunden werden. Die Mitarbeiter müssen sich auf die neuen Strukturen einlassen. Hier ist viel Überzeugungsarbeit notwendig.
Wir gehen gerne in die Unternehmen und klären über die Vorteile der digitalen Arbeitsweisen auf. Wir haben viele Unternehmen aus dem Agentur- und Medienbereich als Mandanten. Diese sind ziemlich aufgeschlossen, möchten gerne modern arbeiten. In anderen Branchen muss man dickere Bretter bohren.
Können Sie ein Beispiel dafür geben, wie sich die Rechtssicherheit durch Digitalisierung verbessern lässt?
Zum Beispiel im elektronischen Dokumentenmanagement. Die GoBD verlangen, elektronische Rechnungen binnen acht Tagen zu sichern. In der Praxis tun das nur wenige. Die Rechnungen werden in einen Ordner auf dem Server geschoben und irgendwann bearbeitet. Zurzeit sind die Prüfer des Finanzamtes noch großzügig, da die GoBD noch relativ neu sind. Aber das wird sich irgendwann ändern.
Wie digital arbeiten Sie selbst in Ihrer Kanzlei?
Wir arbeiten vollkommen papierlos. Das ist ungemein praktisch: Wenn ich z. B. einen Mandanten am Telefon habe, muss ich keine Akte mehr aus dem Schrank ziehen, sondern gebe einfach einen Suchbegriff in meine Scopevisio-Software ein. Die Volltexterkennung zieht mir in Sekunden den kompletten Vorgang heraus.
Das ist übrigens auch haftungsrechtlich von Bedeutung. Es kann einem nichts mehr „durchgehen“. Abgesehen davon, dass es viel effizienter ist als traditionelle Arbeitsweisen.
Haben Sie dadurch jetzt mehr Zeit für die steuerliche Beratung?
Ja, natürlich. Der Effizienzgewinn verschafft mir mehr Zeit, um meine Mandanten zu beraten.
Frau Bruder, wir bedanken uns für das Interview.
Birgitta Bruder ist Steuerberaterin und Partner bei der Kölner Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungskanzlei Laufenberg Michels und Partner.
