In Beratungsprojekten wird typischerweise Zeit verkauft – nämlich die Arbeitszeit der Mitarbeiter. Damit diese ordentlich abgerechnet werden kann, muss sie korrekt dokumentiert sein – Zeiterfassung ist angesagt.
Eine integrierte Software kann nicht nur die Arbeitszeit des leistenden Mitarbeiters erfassen, sondern auch den Stunden- oder Tagessatz, zu dem diese Arbeitszeit dem Kunden gegenüber abgerechnet wird. Im Idealfall sind zusätzlich die Stundenverrechnungssätze der internen und Honorare der externen Mitarbeiter in der Software hinterlegt, um den Deckungsbeitrag auf Knopfdruck verfügbar zu machen.
Softwaregestützte Zeiterfassung
Digitale Zeiterfassung ist so einfach wie eine Karte abstempeln. Der Mitarbeiter klickt auf seinem PC oder mobilen Gerät auf ein Erfassungs- oder Kalendersymbol und erstellt einen Zeiteintrag. Oder er verwendet ein Stoppuhrensymbol, um die Zeit einfach mitlaufen zu lassen, während er arbeitet. Hat er zu diesem Zeitpunkt ein Projekt, eine Leistung oder einen Kunden in der Software aufgerufen, wird der Zeiteintrag automatisch mit diesem Element verknüpft. Anderenfalls kann die Verknüpfung manuell nachgeholt werden.
Immer mehr Unternehmen erfassen Arbeitszeiten heute softwaregestützt. Wichtig ist die verursachergerechte Dokumentation dieser Zeiten, wodurch Zeiteinträge mit einem Bezug zum Projekt, zur Leistung, zum Auftrag und zum Kunden erfasst werden. Auf diese Weise lassen sie sich eindeutig zuordnen und später digitalisiert weiterverarbeiten.
Stundensätze unter Kontrolle
Im Leistungskatalog in der Software können unterschiedliche Leistungen zu unterschiedlichen Honoraren (und evtl. Steuersätzen) angelegt werden. Schließlich kann die Arbeitszeit eines Mitarbeiters auch durchaus zu verschiedenen Stundensätzen abgerechnet werden. Die Höhe der Fakturierung orientiert sich an der Leistung und an den mit dem spezifischen Kunden getroffenen Vereinbarungen, nicht an dem Mitarbeiter. Durch die Zuordnung seiner Zeiteinträge stellt der Mitarbeiter implizit auch die Weichen für eine korrekte Abrechnung seiner Arbeitzeit.
Ist die Leistung bestätigt und fakturierbar?
Diese beiden Fragen müssen geklärt sein, bevor die Rechnung geschrieben wird. In einer guten Unternehmenssoftware kann man dafür ein Häkchen setzen und diese Fragen damit durch eine einfache Markierung beantworten. Nur fakturierbare Zeiteinträge gelangen auf eine Rechnung, während nicht-fakturierbare zur Ermittlung des Deckungsbeitrages herangezogen werden können.
Wichtig ist es auch, dass Zeiteinträge bestätigt werden, d. h. vom Mitarbeiter oder Vorgesetzten „abgehakt“ und dadurch zur Abrechnung freigegeben werden.
Änderungen möglich
Die Bestätigungsfunktion ermöglicht nachträgliche Änderungen. Wenn z. B. der Mitarbeiter einen Zuordnungsfehler gemacht hat oder wenn nicht die gesamte erfasste Zeit auf die Rechnung gesetzt werden soll, kann ein Vorgesetzter oder Projektmanager manuelle Änderungen vornehmen. Aus Gründen der Nachvollziehbarkeit bleibt indessen der Original-Zeiteintrag erhalten.
Digitalisierte Abrechnung
Ideal ist es, wenn die Erfassungsdaten nach erfolgter Zuordnung und Prüfung dann auch automatisch in die Kundenrechnung übernommen werden.
Die auf einen bestimmten Auftrag oder eine Leistung entfallenden Zeitabrechnungsdaten sind so vollständig in der Software hinterlegt, dass kein menschlicher Aufwand mehr notwendig ist, um die Rechnung zu erstellen, zu versenden und zu buchen.
Individuelle Rechnungslayouts sorgen für einen professionellen Auftritt gegenüber dem Kunden. Rechnungen können direkt aus der Software heraus per E-Mail versendet, aber auch einfach ausgedruckt werden. Die Zuordnung zu einem Rechnungsbearbeiter stellt sicher, dass der gesamte Prozess unter der Aufsicht und Verantwortung eines kompetenten Mitarbeiters stattfindet.
Mehrwert für Berater
Die digitalisierte Zeiterfassung und -abrechnung spart Zeit und Mühe, Fehlerquellen und Rückfragen und sorgt dadurch für einen schnelleren Geldeingang und mehr Liquidität. Diese kann dann wiederum eingesetzt werden, um (Zins)-Kosten zu senken z. B. durch die Inanspruchnahme von Skonti, und dadurch implizit die Wettbewerbsfähigkeit des Beratungsunternehmens zu stärken.
