ZUGFeRD als einheitliches Rechnungsformat ermöglicht es elektronische Rechnungen standardisiert zu verarbeiten. Eine gesetzliche Verpflichtung für die Nutzung von ZUGFeRD besteht bisher nicht.
Entwicklung der elektronischen Rechnungen
Prinzipiell sind elektronische Rechnungen nichts Neues. Zunächst waren allerdings für diese Dokumente eine qualifizierte elektronische Signatur (sog. EDI-Verfahren) und eine besondere Vereinbarung zwischen Sender und Empfänger vorgeschrieben.
2011 wurden digitale Rechnungsdokumente den papiergebundenen durch das Steuervereinfachungsgesetz rechtlich gleichgestellt. Die bürokratischen Hürden des EDI-Verfahrens wurden abgebaut. Fortan genügte es, die Authentizität und Integrität der Rechnungen durch eine lückenlose Dokumentation und sichere Archivierung zu gewährleisten.
Vorteile elektronischer Rechnungen
Elektronische Rechnungen sparen Zeit und Geld. Porto und Postlaufzeiten, Ablage und Aktenordner, Suchen und Scannen – all dies entfällt, wenn Rechnungen nur noch digital kursieren. Buchhaltungsprogramme können PDF-Rechnungen mittlerweile automatisch einlesen und vorkontieren. Leistungsfähige Dokumentenmanagementsysteme finden Rechnungen sofort, ohne Suchaufwand. Dadurch werden Abläufe in der Rechnungsbearbeitung und Buchhaltung zusätzlich rationalisiert.
Anforderungen an elektronische Rechnungen
Allerdings sind die Anforderungen an Fälschungssicherheit und Authentizität bei elektronischen Rechnungen besonders hoch. Aus diesem Grunde hat das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) gemeinsam mit Ministerien, Verbänden und Unternehmen ein Standardformat für fälschungssichere elektronische Rechnungen erarbeitet, das Ende Juni 2014 vorgestellt wurde.
Was ist ZUGFeRD?
Technisch gesehen handelt es sich dabei um eine XML-Datei, die die Rechnungsinformationen in Form von maschinenlesbaren, strukturierten XML-Daten enthält. Als Trägerdokument wird ein PDF im Format PDF/A-3 verwendet, das die Rechnungsdaten visuell für den Benutzer sichtbar macht. Dadurch werden die Authentizität (Echtheit und Identität des Rechnungsausstellers) und Integrität (Unverfälschtheit der Rechnungsdaten) quer durch den gesamten Bearbeitungsprozess sichergestellt.
Vorteil von ZUGFeRD
Der Vorteil von ZUGFeRD ist die Standardisierung. In den anhängenden XML-Daten sind die eingebetteten Informationen immer an derselben Stelle gespeichert und können daher von jedem Buchhaltungsprogramm automatisiert weiterverarbeitet werden. Da diese XML-Daten auf dem internationalen Standard UN-CEFACT beruhen, sind sie auch für ausländische Programme lesbar. Es ist davon auszugehen, dass sich das ZUGFeRD-Format in den nächsten Jahren durchsetzen wird.
Elektronische Rechnung in der Praxis
Manche modernen Faktura- und Buchhaltungsprogramme können das ZUGFeRD-Format nicht nur verarbeiten, sondern auch den Eingang, die Prüfung und Freigabe sowie die Buchung und weitere Bearbeitung der Rechnung am Rechnungsdokument lückenlos dokumentieren. Ältere Versionen eines Belegs lassen sich aufgrund einer durchgängigen Versionshistorie zu Nachweiszwecken wiederherstellen. Diese Vorkehrungen gewährleisten die Rechtssicherheit elektronischer Rechnungen.
Häufig bieten Abrechnungs- und Buchhaltungsprogramme bereits eine Speicherung und Verarbeitung der Rechnungen im ZUGFeRD-Format an. Wer diese Option hat, kann sich schon heute auf das zukunftsweisende, fälschungssichere Rechnungsformat umstellen – auch wenn es (noch) keine gesetzliche Verpflichtung zur Nutzung des ZUGFeRD-Formates gibt.
