Handelsrechtliche und bilanzielle Abschreibungen
Rechtsgrundlage für handelsrechtliche Abschreibungen sind die §§ 253f HGB in Verbindung mit § 7 Abs. 1 EStG: Wenn im Betrieb Wirtschaftsgüter eingesetzt werden, deren Nutzung zeitlich begrenzt ist, sind die Anschaffungs- oder Herstellungskosten auf die voraussichtliche Nutzungsdauer zu verteilen und über diesen Zeitraum planmäßig abzuschreiben. Die Abschreibung ist bilanz- und ergebniswirksam: Sie vermindert den Wertansatz der betreffenden Anlagegüter und erhöht die Aufwendungen des Unternehmens – und mithin auch die Steuerlast.
Grundlagen für die planmäßige Abschreibung
Das Bundesministerium der Finanzen veröffentlicht Abschreibungstabellen, die in guter Buchhaltungssoftware verlinkt bzw. implementiert sind. Diese helfen bei der Bestimmung der voraussichtlichen Nutzungsdauer. Die AfA-Tabellen stellen zwar keine Rechtsnorm dar, werden aber in der Rechtsprechung allgemein anerkannt.
Für Wirtschaftsgüter, die dort nicht verzeichnet sind, muss das Unternehmen selbst die Nutzungsdauer aufgrund von Erfahrungswerten schätzen. Geringwertige Wirtschaftsgüter können je nachdem sofort abgeschrieben oder zu Sammelposten zusammengefasst und gleichmäßig abgeschrieben werden.
Was ist besonders zu beachten?
- Nutzungsdauer ermitteln: Auf Grundlage der AfA-Tabellen, der Angaben des Herstellers oder der Erfahrungen im eigenen Betrieb muss die voraussichtliche Nutzungsdauer geschätzt und in der Anlagenbuchführung erfasst werden. Bei gebrauchten Gegenständen wird ein entsprechend kürzerer Zeitraum zugrunde gelegt.
- In einer Folgebewertung nach § 253 HGB müssen die Anschaffungs- und Herstellungskosten um die planmäßige Abschreibung vermindert werden.
- Immaterielle Güter, wie z. B. Software, Marken oder Firmenwert, sind in den amtlichen AfA-Tabellen nicht verzeichnet. Bei Software muss unter Umständen ein kurzer Innovationszyklus berücksichtigt werden.
- Die Nutzungsdauer ist ein Schätzwert; manchmal wird sie über- oder unterschritten. In diesen Fällen werden unterlassene oder überhöhte Abschreibungen nachträglich richtiggestellt, indem der Restbuchwert auf die neu festgelegte Nutzungsdauer verteilt wird. Überhöhte Abschreibungen müssen durch gewinnerhöhende Zuschreibungen kompensiert werden. Auch für außerplanmäßige Abschreibungen muss, wenn die Gründe für diese wegfallen, eine entsprechende Zuschreibung (so genannte Wertaufholung) erfolgen.
Kalkulatorische Abschreibungen
Die kalkulatorische Abschreibung hat keine Auswirkungen auf das externe Rechnungswesen; sie ist lediglich ein internes Controlling-Instrument des Unternehmens. Durch Berücksichtigung des voraussichtlichen Wiederbeschaffungswerts bzw. des Tageswerts zum geplanten Ersatzzeitpunkt sollen möglichst realistische Zahlen für die Unternehmensplanung und -steuerung bereitgestellt werden.
Abschreibungsmethoden
Lineare Abschreibung
Bei der linearen Abschreibung werden die Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten gleichmäßig über die geplante Nutzungsdauer im Unternehmen verteilt. Das Wirtschaftsgut wird in jährlich gleichbleibenden Beträgen abgeschrieben.
Leistungsabhängige Abschreibung
Wenn ein Wirtschaftsgut eine mess- und nachweisbare Jahresleistung hat und seine Gesamtleistung bekannt ist, wie es bei Kfz, Maschinen und Anlagen häufig der Fall ist, kann dieses Wirtschaftsgut leistungsabhängig abgeschrieben werden. Der Abschreibungssatz ist der Anteil der Jahresleistung an der Gesamtleistung. Diese Möglichkeit (nach § 7 Abs. 1 EStG) lohnt sich eventuell bei Wirtschaftsgütern mit stark schwankender Jahresleistung.
Außerplanmäßige Abschreibung
Üblicherweise wird der Wert der Gegenstände des Anlagevermögens beim Jahresabschluss mit ihren Anschaffungs- oder Herstellungskosten abzüglich der planmäßigen Abschreibung angesetzt. Die planmäßige Abschreibung orientiert sich an den AfA-Tabellen des Finanzministeriums.
In der Realität halten sich jedoch nicht alle Anlagegüter an diesen „Fahrplan“. Manchmal ist die Wertminderung höher, als in der planmäßigen Abschreibung vorgesehen. Dies geschieht etwa, wenn ein PKW einen Totalschaden hat. Auch können Sachanlagen schneller als gedacht veralten oder Schaden nehmen. In diesem Fall nimmt das Unternehmen eine außerplanmäßige Abschreibung vor.
Ist der Wert, wie beim PKW, ganz untergegangen, wird der Restwert komplett ausgebucht. Tritt lediglich eine Wertminderung ein, dient die außerplanmäßige Abschreibung zur Bereinigung des Buchwerts. Für die restliche Nutzungsdauer wird dann die planmäßige Abschreibung neu berechnet bzw. an den gesunkenen Wert der Sachanlagen angepasst. In der Buchführung würde dieser Fall durch den Buchungssatz Außerplanmäßige AfA an Sachanlagen dokumentiert.
Kapitalgesellschaften sind nach §277 HGB verpflichtet, außerplanmäßige Abschreibungen auf Gegenstände des Anlagevermögens separat, meistens im Anhang, anzugeben.
Das Niederstwertprinzip
Für das Umlaufvermögen gilt das strenge, für das Anlagevermögen das gemilderte Niederstwertprinzip nach §253 HGB. Dieses setzt für eine außerplanmäßige Abschreibung voraus, dass die Wertminderung von Dauer ist. Wenn z. B. der Kurs von Wertpapieren des Anlagevermögens dauerhaft einbricht, muss der Wert im Jahresabschluss entsprechend bereinigt werden; unterliegen sie hingegen nur den üblichen Kursschwankungen, ist keine außerplanmäßige Abschreibung angezeigt, weil die Wertminderung nicht von Dauer ist.
Zuschreibung und Wertaufholung
Es kann umgekehrt auch passieren, dass ein Gegenstand des Anlagevermögens im Wert steigt oder dass der ursprüngliche Grund für die Wertminderung entfällt. Man spricht in diesem Fall von einer Wertaufholung. Der Buchungssatz lautet: Sachanlagen an Erträge aus Zuschreibung von Sachanlagen.
Diese Erträge werden im Jahresabschluss als sonstige Erträge ausgewiesen. Außerdem müssen Zuschreibungen in einer gesonderten Spalte im Anlagespiegel ausgewiesen werden.
Sollte der volle Wert der Sachanlagen wieder aufgeholt werden, d. h. die komplette außerplanmäßige Abschreibung wieder zugeschrieben werden, muss neben der Buchung der Wertaufholung als sonstiger Erlös auch die planmäßige Abschreibung wieder aufgeholt werden. Ein gutes Beispiel für diesen Geschäftsvorfall finden Sie im Portal „Rechnungswesen verstehen„.
Abschreibungen für geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)
Für geringwertige Wirtschaftsgüter – Güter mit einem Netto-Anschaffungswert zwischen 150,01 und 1.000 Euro – gibt es durch die Steuergesetzgebung Möglichkeiten zur Verwaltungsvereinfachung. So können entweder alle Güter ab 150,01 Euro bis 1.000 Euro einem Sammelposten (GWG-Pool) zugeordnet werden, der über fünf Jahre linear abgeschrieben wird (so genannte Pool-Abschreibung).
Alternativ können Güter von 150,01 bis 410 Euro netto im Jahr der Anschaffung vollständig abgeschrieben werden, Güter ab 410,01 Euro sind dann jedoch einzeln aufzuführen (kein Sammelposten, keine Pool-Abschreibung).
Güter bis zu einem Nettokaufpreis von 150 Euro dürfen immer sofort als Betriebsausgabe abgezogen werden, eine gesonderte Aufzeichnungspflicht in der Anlagenbuchhaltung entfällt.
Software-Unterstützung
Wer Abschreibungen bucht, tut gut daran, eine Buchhaltungssoftware mit integrierter Anlagenbuchhaltung zu verwenden. Die Software hilft, Anlagegüter richtig zu buchen, zu bilanzieren und abzuschreiben. Sie greift auf die relevanten AfA-Tabellen zu und kalkuliert die korrekten Abschreibungen.
Zugänge zum und Abgänge vom Anlagevermögen, der gesetzlich vorgeschriebene Anlagespiegel sowie die Inventarliste können mit der Software schnell erfasst, eingesehen bzw. generiert werden. Übersichtliche Anlagekarten geben Aufschluss über alle für die Abschreibung des betreffenden Wirtschaftsguts relevanten Informationen.
Abschreibungen werden monatsweise an die Finanzbuchhaltung übergeben und in einem Arbeitsgang gebucht. Im besten Fall kann die Software sogar die Finanz- und Anlagenbuchung gegeneinander abgleichen, um eventuelle Differenzen aufzudecken und zu bereinigen.
