Besonderheiten der GmbH
Grundsätzlich lassen sich mit den buchhalterischen Unterschieden zwischen GmbHs und anderen Gesellschaften keine Bücher füllen. Die GmbH ist eine Kapitalgesellschaft und unterliegt den Regelungen des HGB sowie des GmbHG und muss die §§4 EStG und das KStG beachten. Der Eigenkapitalausweis der GmbH muss die Positionen gemäß § 266 Abs. 3 HGB enthalten.
Wichtig ist es, die Sphäre der GmbH von der der Gesellschafter strikt zu trennen. Anders als bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften gibt es bei der GmbH keine Privateinlagen oder –entnahmen. Ihr Kapital wird nicht nach Gesellschaftern getrennt, sondern in einer Summe ausgewiesen. Anders als etwa bei Personengesellschaften gibt es auch keine Privateinlagen und –entnahmen. Erstattungen oder Ähnliches sind über ein Gesellschafterverrechnungskonto zu buchen.
Anforderungen der GmbH an Buchhaltungssoftware
Die meisten Buchhaltungsprogramme ermöglichen eine GmbH-Buchführung und bieten auch die erforderlichen Kontenrahmen auf. Die Beachtung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) muss gewährleistet sein. Online-Banking-Funktionen sowie eine ELSTER-Schnittstelle sollten ebenfalls eine Selbstverständlichkeit sein.
Darüber hinaus benötigt ein Buchhaltungsprogramm Funktionen zum Import und Export von Buchführungsdaten. Viele Unternehmen buchen zwar intern, lassen aber die Geschäftsabschlüsse vom Steuerberater oder einer Wirtschaftsprüfungskanzlei erstellen. Die Datenübergabe nach DATEV muss reibungslos funktionieren.
Buchungsautomatik spart Arbeit und Fehlerquellen
Gute Buchhaltungssoftware kann wiederkehrende oder gängige Geschäftsvorfälle nach Regeln, die der Anwender einstellt, automatisch vorkontieren. Wenn über die Banking-Schnittstelle ein Kontoauszug in das System geladen wird, kann die Software z. B. aufgrund einer Regel erkennen, dass es sich bei einer Kontobewegung um eine Telefonrechnung, Büromiete oder Gehaltszahlung handelt und diese auf den qua Buchungsregel vorgegebenen Konten automatisch verbuchen. Ähnlich können auch Ausgangsrechnungen automatisch vorkontiert werden. Auch Skonti und Kleindifferenzen können von einem guten Programm automatisiert ausgebucht werden.
Ja mehr noch: Rechnungen werden mit ihrer Fälligkeit im Programm erfasst, sodass notfalls auch das Mahnverfahren automatisiert angestoßen werden kann. Eine komfortable Offene-Posten-Verwaltung ermöglicht den schnellen Abgleich von Soll- und Haben-Positionen. Der Buchhalter spart Zeit bei den Routineaufgaben und kann sich besser um die komplexeren Fälle kümmern.
Compliance inklusive
Manche Buchhaltungsprogramme bilden betriebliche Prozesse so gut ab, dass sie dazu beitragen, Verfahren vorschriftsmäßig abzuwickeln und zu dokumentieren. Das spart Ärger bei der nächsten Betriebsprüfung. Beispiel Eingangsrechnungen: Heute ist es möglich, diese als PDFs direkt in das Programm zu importieren, die Rechnungsdaten per Volltexterkennung auszulesen und die Dokumente nach einem ausgeklügelten System weiter zu verarbeiten. Software wie die der Bonner Firma Scopevisio bietet gar ein integriertes Verfahren zur Rechnungsprüfung, -Freigabe und –Buchung nach dem Vier-Augen-Prizip – inklusive lückenloser Dokumentation und revisionssicherer Archivierung.
Einbettung in den Gesamtprozess ist sinnvoll
Die Buchhaltung im Betrieb ist keine Insel – und ebensowenig sollte es die Buchhaltungssoftware sein. Integrierte Lösungen sind heute in der Lage, den Belegfluss durch das Unternehmen zu rationalisieren. Die Software Scopevisio kann z. B. eine Verkaufschance in ein Angebot, ein Angebot in einen Auftrag und einen Auftrag in einen Lieferschein und eine Rechnung überführen, die dann automatisch als Ausgangsrechnung im System erfasst und vorkontiert wird. Durch diese Durchgängigkeit sind Rationalisierungen, Automatisierungen und Auswertungen möglich, die in Lösungen mit separaten Systemteilen (so genannten „Datensilos“) schwerlich zu bewerkstelligen sind.
