Viele Freiberufler arbeiten höchst professionell und effizient in ihrem Business. Buchhaltung, Rechnungen & Co. werden dagegen oft mit weniger Elan angegangen. Statt mit Bürosoftware behilft man sich mit Notlösungen im Büro: Angebote und Rechnungen werden mit Word geschrieben, Belege in einer Loseblattsammlung organisiert und monatlich an den Steuerberater geschickt. Kontakte werden in Outlook gepflegt, Visitenkarten landen in der Zettelbox. Das ist zwar vermeintlich günstig, hat aber wenig System. Schlimmstenfalls werden offene Rechnungen zu spät entdeckt – oder der Überblick über die Finanzen geht vollends verloren. Dann hat man zwar an der Software gespart – aber zu welchem Preis? Spätestens dann ist es Zeit für eine Bürosoftware, die das Einzelunternehmen bei allen Verwaltungsaufgaben unterstützt.
Was Bürosoftware leistet
Wer selbstständig arbeitet, benötigt eine schlanke, einfach zu bedienende Software, die ihn bei allen Aufgaben im Büro begleitet – angefangen bei der Address- und Kontaktverwaltung über die Rechnungserstellung bis hin zur Buchhaltung. Gerade Einzelunternehmen kommen heute kaum mehr ohne ein Programm aus, das auch Funktionen für die Buchhaltung enthält. Auch wenn Freiberufler nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet sind und dem Finanzamt auch keinen Jahresabschluss vorlegen müssen, so ist es für sie dennoch ratsam, ihre Geschäftsvorfälle zu dokumentieren. Nur dann kann der Freiberufler nämlich seine Einnahmenüberschussrechnung für das Finanzamt ohne großen Aufwand erstellen. Eine Buchhaltungssoftware kann allen, die selbstständig arbeiten, dabei viel Arbeit abnehmen.
Software fürs Büro aus der Cloud
Bürosoftware wird verstärkt auch in der Cloud angeboten, um dem wachsenden Bedürfnis nach ortsunabhängigem Arbeiten gerecht zu werden. Online Bürosoftware kann überall dort genutzt werden, wo ein Internetanschluss vorhanden ist. Ob zu Hause, im Büro, im Coworking Space oder im Hotel: Man hat jederzeit Zugriff auf die Unternehmensdaten. Auch externe Mitarbeiter lassen sich dank Cloud Computing einfacher einbinden. Wer als Selbständiger zum Beispiel die Buchhaltung „outsourcen“ möchte, kann den Dienstleister für die Software freischalten. Gleichzeitig behält man selber jederzeit den Überblick über die eigenen Finanzen. Alle Berichte und Auswertung liegen stets aktuell in Echtzeit vor.
Welche Software brauche ich?
Diese Frage stellen sich Freiberufler sicher oft. Spezial-Software, wie zum Beispiel Bildbearbeitungsprogramme für Grafiker, sind unverzichtbar. Bei der Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation sieht es anders aus, da es hier auch gute kostenlose Alternativen gibt. Jedoch sollte sich der Freiberufler die Frage stellen, ob eine kostenpflichtige Software nicht die bessere Wahl ist. Denn neben einem besseren Support und der Garantie, dass das Produkt auch weiterentwickelt wird können natürlich auch die Kosten für die Anschaffung der Software steuerlich angesetzt werden. Im Bereich Buchhaltung oder Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) sieht die Sache schon aufwendiger aus. Einnahmen und Ausgaben können über das Jahr kostenlos in einer Excel-Tabelle oder auf einem Blatt notiert werden, allerdings frisst das auch einiges an Zeit (Anmerkung des Autors: Aus eigener Erfahrung bestätigt.) Da muss jeder Gründer selber entscheiden, ob er einige Euros in eine EÜR-Software investiert oder lieber regelmäßig Excel-Tabellen pflegt und Rechnungen mühsam manuell bearbeitet.
