Software erleichtert die Buchhaltung
In allen modernen Unternehmen wird die Buchhaltung heute mit effektiver Software erledigt. Gut strukturierte Programme ermöglichen ein zeitnahes Erfassen aller Geschäftsvorfälle. Dabei werden die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung beachtet, Buchungsjournal, Rechnungseingangs- und -ausgangsbücher, Waren- und Kassenbücher können auf Knopfdruck erstellt werden. Große Vorteile bieten solche Programme bei der Erstellung von Jahresabschlüssen und unterjährigen Auswertungen. Außerdem können Offene Posten effektiv verwaltet werden. Der Einsatz von Buchführungssoftware bietet die Chance, die Buchhaltung im eigenen Hause termingerecht zu erstellen. Der schnelle Überblick über alle kaufmännischen Daten ermöglicht ein kurzfristiges Reagieren bei Problemsituationen.
Schnittstellen von Buchhaltungsprogrammen
Viele Programme bieten ihren Anwendern Schnittstellen zu anderen Anwendungen an, sogenannte Programmierschnittstellen (englisch: application programming interface oder API). Damit kann die Software Daten oder einen Teilbereich davon an andere Programme übergeben oder von anderen Anwendungen einspielen.
Schnittstellen können in Export- und Import-Schnittstellen unterschieden werden. Exportschnittstellen ermöglichen eine Übertragung der Daten an andere Anwendungen, Schnittstellen für den Import gestatten das Einspielen von externen Daten. Beim Kauf einer Buchhaltungssoftware sollten Interessenten genau darauf achten, welche Schnittstellen angeboten werden. Den Export von Daten an DATEV, an Excel oder an ein Banking System erlauben bereits viele Programme, jedoch sollte auch der Import von Daten möglich sein, etwa um Daten des Steuerberaters wieder einzuspielen.
Export-Schnittstellen in der Buchhaltungssoftware
In der Buchhaltung sammeln sich viele Daten, die für unterschiedliche Zwecke im Unternehmen weiter genutzt werden können. Allein durch die Stammdaten von Kreditoren und Debitoren können große Datenbanken entstehen. Diese lassen sich kaufmännisch verwenden, wenn Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen oder Mahnungen erstellt werden sollen.
Dafür ist eine Schnittstelle zu einem Office-Programm wie Word notwendig. Eine Schnittstelle zur Tabellenkalkulation Excel ermöglicht das Aufstellen von Listen. Damit können sämtliche betriebswirtschaftliche Daten nach den gewünschten Gesichtspunkten geordnet werden. Mit Buchungsübersichten, Kontoblättern und Summen- und Saldenlisten wird das Abstimmen von Konten im Jahresabschluss sehr erleichtert. Offene-Posten-Listen ermöglichen ein effektives Mahnwesen.
Stammdaten der Kunden lassen sich natürlich auch für Marketingzwecke einsetzen. Außerdem geben Details zu den Umsatzzahlen wichtige Aufschlüsse über das Kaufverhalten der Zielgruppen des Unternehmens. Nicht zuletzt lassen Auswertungen des Zahlungsverhaltens von Debitoren auch Rückschlüsse auf ihre Bonität zu.
Mit der DATEV-Schnittstelle einer Buchhaltungssoftware können die Daten schnell an den Steuerberater übergeben werden, in unserer modernen Zeit sogar per E-Mail. Einzelne Vorläufe des Buchungsjahres oder die komplette Buchführung können im Steuerbüro bearbeitet und dann wieder eingespielt werden.
Die eigenen Finanzen können durch die Schnittstelle zu einem Banking-Programm besser verwaltet werden. In einer guten Buchhaltungssoftware sind alle Stammdaten der Kreditoren bereits gespeichert – die Übergabe von Überweisungen an die Bank durch einen SEPA-Auftrag ist durch die Schnittstelle problemlos möglich.
Die Finanzbehörden verlangen heute für angesetzte Prüfungen die Vorlage der Daten in elektronischer Form, und zwar im GDPdU-Format. Wird die Buchführung im eigenen Hause erledigt, liegt es nahe, auch diese Dokumente im Unternehmen selbst vorzubereiten. Eingesetzt wird dafür eine GDPdU-Schnittstelle.
Import-Schnittstellen im Rechnungswesen
Das Einspielen von Daten anderer Anwendungen erleichtert die Arbeit enorm. Mithilfe der DATEV-Schnittstelle können Jahresabschlussarbeiten des Steuerberaters schnell in die laufende Buchhaltung eingepflegt werden. Auch das Banking-Programm sollte Buchungen automatisch an die Buchhaltungssoftware übergeben können. Unternehmen, die viele Zahlungseingänge verarbeiten müssen, können dann Kontoauszüge einlesen, die Einzahlungen den offenen Posten zuordnen und entsprechend verbuchen. Große Bedeutung erlangen Schnittstellen bei der elektronischen Archivierung von Dokumenten. Ein Beispiel dafür ist die PDF-Schnittstelle. Das Einscannen von Eingangsrechnungen und ihre Speicherung auf Datenträgern spart Archivplatz. Das genügt auch den gesetzlichen Anforderungen hinsichtlich der Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen über mehrere Jahre.
Ein Praxisbeispiel
Ein IT-Unternehmen hat eine Branchenlösung für Reisebüros entwickelt, welche die komplette Verwaltung der verkauften Reisen ermöglicht. Die Software begleitet den Verkauf der Reisen ab der Erstellung der Angebote, vermerkt Reservierungen, bestätigt Reisebuchungen und erstellt abschließend die Rechnungen an Kunden. Eine Buchhaltung wurde jedoch nicht integriert. Die Programmierer möchten auf bereits vorhandene Softwarelösungen zurückgreifen. Es gibt unterschiedliche Softwarelösungen, die diese Anforderungen erfüllen, eine davon ist die Buchhaltungssoftware von Scopevisio. Die Cloud-Software kann ohne Probleme an das entwickelte Programm angedockt werden.
Die Reisebüros verfügen dann über eine API-Schnittstelle, mit der Reisedaten an die Buchhaltung übergeben werden. Damit verbuchen sie alle Rechnungen automatisch, auch Anzahlungen und Teilzahlung werden hier verwaltet. Die doppelte Eingabe von Debitorenstammdaten entfällt. Zusammen mit der Datenbank der Reisenden und den offenen Posten der Buchhaltung lassen sich Mahnungen leicht erzeugen. Die Reisebüros können ihre Buchhaltung selbst erledigen, nur die Eingangsrechnungen müssen noch eingepflegt werden. Zeitnah sind dann Auswertungen möglich, wie etwa die Umsatzübersicht, eine Betriebswirtschaftliche Auswertung oder Vorjahresvergleiche. Alle Daten stehen dem Steuerberater in Echtzeit zur Verfügung, wenn er einen Online-Zugang erhält.
Scopevisio bietet weitere Schnittstellen – etwa zur Bank, zum GDPdU-Format und zu Office-Anwendungen von Microsoft. Diese Module sind bereits programmiert und in der Praxis umfassend getestet, das spart bei der Erstellung neuer Programme Kosten und Zeit..
Schnittstellen ermöglichen einfachen Datenaustausch zwischen Softwaresystemen. Je mehr Schnittstellen eine Buchhaltungssoftware anbietet, desto vielseitiger kann sie eingesetzt werden. Ihre Nutzung vereinfacht die Abläufe in der Verwaltung, spart Kosten und wertvolle Zeit.
