Was sind Anlagegüter?
In der Buchhaltung jedes Unternehmens werden alle Geschäftsvorfälle erfasst, um die korrekte Verbuchung zu gewährleisten. Alle Einkäufe und Anschaffungen vermehren das Vermögen des Betriebes. Unterschieden wird dabei in Umlaufvermögen und Anlagevermögen. Alle Gegenstände, die wieder verkauft werden und so nur kurzfristig dem Unternehmen gehören, werden auf den Sachkonten des Umlaufvermögens verbucht. Alle Werte, die dem Unternehmen langfristig dienen, nicht verbraucht werden und einen gewissen Wert überschreiten, werden als Anlagegüter definiert und entsprechend behandelt.
Der Ausweis des Anlagevermögens
Das Anlagevermögen hat für die wirtschaftliche Tätigkeit des Unternehmens eine große Bedeutung, denn es bildet die Grundlage für den betrieblichen Leistungsprozess. Rechtliche Grundlagen für den Ausweis des Anlagevermögens in der Bilanz finden sich im Handelsgesetzbuch, in den Paragraphen 247 und 253. Hier wird auch geregelt, dass zum Bilanzstichtag alle Vermögensgegenstände bewertet werden müssen. Es gehört zum Vorsichtsprinzip der deutschen Buchhaltung, dass jeder Vermögensgegenstand nur mit seinem tatsächlichen Wert angesetzt werden darf. Für alle nicht bilanzierungspflichtigen Betriebe gelten die Regelungen der Absetzung für Abnutzung (AfA) des deutschen Einkommenssteuergesetzes.
Was ist eine Abschreibung?
Vermögensgegenstände, die sich abnutzen und verschleißen, können im Unternehmen nur zeitlich begrenzt genutzt werden. Dieser Werteverzehr des Vermögens wird durch Abschreibungen abgebildet, die regelmäßig vorgenommen werden. Grundlage für die Berechnung der jährlichen Abschreibungsraten sind die Anschaffungs- bzw. Herstellkosten der Wirtschaftsgüter. Die Abschreibungen werden als Kosten gebucht und vermindern so den Gewinn des Unternehmens.
Im Rechnungswesen werden verschiedene Abschreibungsarten unterschieden. Für die Kostenrechnung können gleichmäßig hohe Abschreibungsraten (lineare Abschreibung), Abschreibungsraten in fallenden Beträgen (degressiv*) oder auch die Abschreibung entsprechend der betrieblichen Nutzung gewählt werden. Anmerkung: *Sowohl für den handelsrechtlichen als auch für den steuerlichen Jahresabschluss sind seit 2011 keine degressiven Abschreibungen möglich. Steuerliche Abschreibungsregeln werden von den Bundesbehörden gern geändert, da sie eine Möglichkeit bieten, die Investitionsfreude der Unternehmen zu fördern.
Verwaltung der Anlagen in der Anlagenbuchhaltung
In großen Unternehmen müssen in der Regel sehr viele Anlagegüter verwaltet werden. Für Kapitalgesellschaften gehört es zu den Pflichten des Jahresabschlusses, das Anlagevermögen in einem Anlagegitter aufzuführen. In diesem sind alle Gegenstände mit den Anschaffungs- und Herstellkosten aufzulisten, die Höhe der regelmäßigen und auch der außerordentlichen Abschreibungen zu notieren sowie alle Zu- und Abgänge zu verzeichnen. Der Teilbereich der Buchhaltung, der sich mit dem Anlagevermögen beschäftigt, wird als Anlagenbuchhaltung bezeichnet.
Die Anlagenbuchhaltung als Teil der Finanzbuchhaltung
Die Grundlagen für alle Buchungen in der Anlagenbuchhaltung werden in der Finanzbuchhaltung gelegt. Hier finden sich alle Anschaffungs- oder Herstellungskosten, die für das Verbuchen des Anlagezuganges wichtig sind. Der Zugang darf erst dann erfolgen, wenn der Vermögensgegenstand betriebsbereit ist. Alle dafür benötigten Aufwendungen gehören zu den Anschaffungskosten von Sachanlagen. Das ist dann nicht nur der Einkaufspreiseiner Maschine, sondern auch die Errichtung eines Fundamentes, der Transport und die Kosten für das Abladen, das erste Befüllen mit Betriebs- und Schmiermitteln usw. Bei Eigenleistungen gehören der Lohn der Mitarbeiter und auch ein angemessener Teil der Lohnnebenkosten zu den Anschaffungskosten. Auch nachträglich können solche Kosten noch anfallen, ein Skontoabzug verringert die Kosten wieder.
Fallstricke in der Anlagenbuchhaltung
Buchungen des Anlagevermögens beeinflussen die gesamte Vermögenssituation eines Unternehmens. Dabei gilt zu beachten:
- Die Anschaffungs- und Herstellkosten müssen in der richtigen Höhe erfasst werden. Bei vielen Positionen kann die Berechnung sehr umfangreich sein.
- Die Abschreibungsart muss genau definiert werden. Wechsel zwischen den Abschreibungen sind möglich, sobald sie wirtschaftlich vorteilhaft sind.
- Güter bis zu einem Nettokaufpreis von 150 Euro dürfen immer sofort als Betriebsausgabe abgezogen werden, eine gesonderte Aufzeichnungspflicht in der Anlagenbuchhaltung entfällt.
- Für geringwertige Wirtschaftsgüter gibt es durch die Steuergesetzgebung Möglichkeiten zur Verwaltungsvereinfachung. So können entweder alle Güter ab 150,01 Euro bis 1.000 Euro einem Sammelposten (GWG-Pool) zugeordnet werden, der über fünf Jahre linear abgeschrieben wird. Alternativ können Güter von 150,01 bis 410 Euro netto im Jahr der Anschaffung vollständig abgeschrieben werden, Güter ab 410,01 Euro sind dann einzeln aufzuführen (kein Sammelposten).
- In der Bilanz ist der tatsächliche Wert der Vermögensgegenstände anzusetzen. Dazu sind zum Bilanzstichtag Bewertungen notwendig. Außerordentliche Abschreibungen, aber auch gegebenenfalls Zuschreibungen, sind vorzunehmen.
Die Auswahl der geeigneten Software
Viele Finanzbuchhaltungsprogramme bieten eine Anlagenbuchhaltung als zusätzliches Modul an. Interessieren Sie sich für solch eine Software, fordern Sie vom Hersteller am besten Infomaterial an. Eine Demoversion sollte zum Testen zur Verfügung stehen. Achten Sie darauf, dass regelmäßige Updates bereitgestellt werden, damit Sie immer auf dem aktuellen Gesetzesstand sind. Die Software sollte verschiedene Auswertungsmöglichkeiten anbieten, die sich auch auf Besonderheiten Ihres Unternehmens anpassen lassen. Schauen Sie auch auf die Erreichbarkeit des angebotenen Supports sowie die Schulungen für Ihre Mitarbeiter. In den Entscheidungsprozess für eine Anlagenbuchhaltung sollten Sie Ihren Softwarebetreuer und Ihre Mitarbeiter der Buchhaltung von Anfang an mit einbeziehen, denn sie kennen die betrieblichen und buchhalterischen Abläufe Ihres Unternehmens am besten.
Langlebige Wirtschaftsgüter, die einen bestimmten Wert übersteigen und dem Produktions- bzw. Leistungsprozess eines Unternehmens dienen, gehören zu dessen Anlagevermögen und müssen gemäß §247 HGB ausgewiesen und gemäß §253 HGB abgeschrieben werden, wobei sich der Wertansatz in der Bilanz jeweils um den als Aufwand gebuchten Abschreibungsbetrag vermindert. Die Abschreibung (auch Absetzung für Abnutzung oder AfA) soll sich über die „betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer“ (§ 7 Abs. 1 Satz 2 Einkommensteuergesetz) erstrecken, für deren Ermittlung das Bundesfinanzministerium AfA-Tabellen ins Netz stellt.
Dessen ungeachtet müssen bei einer ungeplanten Wertminderung auch außerplanmäßige Abschreibungen vorgenommen werden.
Software für die Anlagenbuchhaltung (AnBu) unterstützt Unternehmen bei der Verwaltung, Abschreibung, Bewertung, Verbuchung und Aufstellung ihrer Anlagen.
Was sollte eine Software für die Anlagenbuchhaltung leisten?
Die Abläufe des betrieblichen Rechnungswesens haben sich mit dem Einzug des Computers in die Arbeitswelt grundlegend gewandelt. Inzwischen helfen Programme, alle Geschäftsvorfälle systematisch und zeitnah zu verbuchen. Der große Vorteil: Alle Daten können so aufbereitet werden, dass Jahresabschlüsse und unterjährige, betriebswirtschaftliche Auswertungen ohne großen Zeitaufwand erledigt werden können. Durch die Verknüpfungen zwischen Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung und Anlagenbuchhaltung wird es leicht möglich, alle Vermögensgegenstände mit ihrem aktuellen Buchwert zu ermitteln. Sind die Vermögensgegenstände mit ihren Anschaffungskosten einmal erfasst und die Abschreibungsart festgelegt, werden Abschreibungen automatisch verbucht. Damit ist eine unterjährige Auswertung möglich.
Eine gute Software für die Anlagenbuchhaltung sollte folgende Funktionen aufweisen:
Anlagenverwaltung
Im Idealfall kann für jedes Anlagegut eine Anlagekarte erfasst werden, die alle relevanten Informationen aufnimmt. Dazu gehören
- die Inventarnummer
- die Bezeichnung des Anlagegutes
- die Anschaffungs- oder Herstellungskosten
- das Sachkonto, auf dem es gebucht wird
- die Kostenstelle
- der Beginn der Abschreibung
- die Nutzungsdauer
- die Abschreibungsart
- der vom Programm ermittelte Buchwert
- Dokumente, Kommentare usw., die das Anlagegut betreffen
Es sollte festgehalten werden, ob es sich um einen Abgang oder Zugang oder eine andere Art von Bewegung handelt, wie etwa eine Teilwertabschreibung, Umbuchung, Korrektur usw.
Praktisch ist, wenn die Anlagenbuchhaltungs-Software die AfA-Tabellen integriert.
Anlagengitter
Das Anlagevermögen wird in einem Anlagengitter gemäß §268 II HGB verzeichnet. Kapitalgesellschaften müssen das Anlagengitter als Anhang zur Bilanz beifügen.
In einer Anlagenbuchhaltungssoftware richtet sich die Gliederung nach Bilanzpositionen. Unterhalb von Posititionen wie „Sachanlagen/Technische Anlagen und Maschinen“ werden z. B. Maschinen des Unternehmens einzeln mit den Angaben aus der Anlagekarte ausgewiesen: Inventarnummer, Zugänge/Abgänge, AfA, Buchwert usw.
Es ist sinnvoll, das Anlagengitter in verschiedenen Berichtsformaten ausgeben und ausdrucken zu können.
Inventarliste
Ein gutes Programm für die Anlagenbuchhaltung kann aus den im System hinterlegten Daten im Handumdrehen eine Inventarliste des Anlagevermögens eines Unternehmens erstellen. Rechtsgrundlage ist §240 I HGB, der jeden Kaufmann verpflichtet, bei Aufnahme seines Geschäfts sowie am Schluss jedes Geschäftsjahres ein Inventar, d. h. ein ausführliches Bestandsverzeichnis seiner Vermögenswerte und Schulden, zu erstellen.
Abgleich von Finanz- und Anlagenbuchhaltung
Üblicherweise wird neben der Anlagenbuchhaltungssoftware auch eine Finanzbuchhaltungssoftware eingesetzt. Um die Konsistenz der Buchführung und Wertansätze zu gewährleisten, sollten die Salden von Finanz- und Anlagenbuchhaltung abgestimmt werden. Wenn sich Differenzen ergeben, kann es sein, dass Positionen nachgebucht werden müssen.
Der Saldenabgleich sollte nach Sachkonten tabellarisch geordnet sein, um einen raschen und vollständigen Überblick zu geben.
Abschreibungsläufe
Eine softwaregestützte Anlagenbuchhaltung berechnet automatisch zum Periodenschluss Buchungsläufe für die Abschreibungen.
Der Buchungsstapel enthält alle planmäßigen und außerplanmäßigen Abschreibungen sowie die Kostenbuchungen nach Kostenarten, Dimensionen und Kostenträgern.
Die Beträge errechnen sich anhand der für die Anlagegüter erfassten Werte (AHK, AfA, Nutzungsdauer, Abschreibungsmethode). So können in einem einzigen Arbeitsgang alle Abschreibungsbuchungen einer Periode festgeschrieben werden.
Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) können als Poolabschreibung sofort abgeschrieben werden.
Sinnvoll ist es, wenn das Programm zusätzlich Differenzen zur Finanzbuchhaltung ermittelt und dem Anwender Möglichkeiten gibt, diese direkt zu korrigieren.
Zuordnung von Posten der Anlagen-/Finanzbuchhaltung
Manche Programme können auflisten, welche Bewegungen auf Anlagekonten innerhalb eines Zeitraums nicht eindeutig einem Vorgang in der Anlagen- oder Finanzbuchhaltung zugeordnet werden können. Anhand dieser Informationen kann der Bearbeiter nachträglich die Zuordnung vornehmen, etwa bei neuen Anlagegütern oder bei nachträglichen Anschaffungskosten.
