Was muss archiviert werden?
Manche Unternehmen archivieren jeglichen E-Mail-Verkehr, weil sie nicht sicher sind, was aufgehoben werden muss und was nicht. Andere denken fälschlich, die Archivierung von E-Mails sei eine freiwillige, nach dem eigenen Gutdünken zu regelnde Angelegenheit.
Beides ist falsch. Richtig ist vielmehr:
Geschäftliche und steuerliche Unterlagen müssen archiviert werden.
Die Aufbewahrungsfrist beträgt für allgemeinen geschäftlichen Schriftverkehr sechs und für handels- und steuerrechtlich bedeutsame Dokumente zehn Jahre. Dies ist eine gesetzliche Verpflichtung ohne Wenn und Aber. Ja mehr noch: Die Dokumente müssen zur Einsichtnahme im Fall einer Betriebsprüfung schnell, einfach und vollständig zur Verfügung gehalten werden.
Unter diese Vorschrift fallen unter anderem, aber nicht ausschließlich, folgende E-Mail-Dokumente:
- alle Daten mit Belegcharakter, also Rechnungen, Aufträge, Nachweise, Quittungen usw.
- alle Mitteilungen, die den Charakter von Handelsbriefen haben, einschließlich Bestellungen, Vereinbarungen, Reklamationen, Nebenabreden, Spezifikationen usw.
Eine ausführliche Liste unterschiedlicher Dokumenttypen und ihrer Aufbewahrungsfristen finden Sie hier. Im Zweifelsfalle sollte ein Steuerberater hinzugezogen werden.
Newsletter, Spam, elektronische Briefumschläge und interne Mitarbeiter-Mails müssen nicht archiviert werden.
Manche Unternehmen archivieren jeden elektronischen Schriftverkehr, weil Speicherplatz nicht viel kostet und weil sie wichtige und unwichtige Nachrichten nicht trennen können. Aber auch geringe Kosten können sich akkumulieren und die Spam-Flut erschwert das Wiederfinden relevanter Dokumente.
Private E-Mails unterliegen besonderen Datenschutzanforderungen.
In vielen Unternehmen tauschen Mitarbeiter auch private E-Mails aus. Rechtlich gesehen wird damit der Arbeitgeber zum Dienstanbieter gemäß §2 Abs. 1 Telemediengesetz.
Das wiederum erschwert eine rechtssichere Archivierung, weil private E-Mails unter das Bundesdatenschutzgesetz fallen. Dieses enthält strenge Regelungen für personenbezogene Daten – Regelungen, die sich mit den Archivierungspflichten für geschäftliche E-Mails nicht vertragen.
Wie muss archiviert werden?
Speichern ist nicht gleich Archivieren. Beim Archivieren werden E-Mails rechtskonform, sicher und dauerhaft gespeichert und vor Verlust geschützt. Falls ein Unternehmen die E-Mails auf seiner eigenen IT archiviert, ist dies eine Aufgabe für den Systemadministrator.
Unternehmenssoftware für die einfache, sichere E-Mail-Archivierung
Eine preisgünstige, rechtssichere Alternative bietet die Speicherung in der Cloud. Die Daten sind vor Verlust und Beschädigung geschützt und stehen jederzeit zur Verfügung. Manche CRM-Systeme bieten die Möglichkeit, E-Mails automatisch direkt am Kontakt oder Projekt zu speichern.
Daten nicht nur archivieren, sondern auch nutzen
Mitteilungen, die archiviert werden müssen, können automatisiert oder per Mausklick in das CRM übermittelt werden. Dort sind sie nicht nur revisionssicher archiviert, sondern auch leicht zu finden. Wertvolle Informationen gehen nicht verloren, sondern fließen in das Wissensmanagement des Unternehmens mit ein.
Ein weiterer Vorteil: Die Mails im Mail-Programm können anschließend gelöscht werden – und mit ihnen aller Spam und alle privaten oder irrelevanten Nachrichten. Archiviert wird nur das, was wirklich für das Unternehmen wichtig ist.
Deutsche Unternehmen sollten deutschen Cloud-Anbietern den Vorzug geben, da die Finanzämter verlangen, dass Steuerunterlagen im Inland aufbewahrt werden „sollten“. Ausnahmen sind auf Antrag möglich.
Rechtsgrundlagen
Rechtsgrundlagen für die Archivierung sind unter anderem die seit 2015 geltenden GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), sowie §146 AO und §239 HGB.
