Stammdaten und Vorlagen anlegen
Wenn die Buchhaltungssoftware auch Rechnungen erstellen kann, spart das Zeit und Fehlerquellen und eröffnet ein großes Rationalisierungspotenzial.
Zuvor ist es allerdings notwendig, die Debitoren-Stammdaten in die Software einzupflegen. Liegen diese bereits elektronisch vor, kann man sie meist als CSV-Werte exportieren und durch einen Massenimport in die Buchhaltungssoftware übernehmen.
Für die vorhandenen Rechnungsformulare bzw. Briefbögen werden in der Buchhaltungssoftware Vorlagen erstellt, die mit dem Rechnungsprogramm (Faktura) verknüpft werden.
Um den Prozess möglichst stark zu automatisieren, werden die Produkte oder Leistungen des Unternehmens im Faktura-Programm angelegt und kategorisiert werden. Für verschiedene Kundengruppen ist auch das Einrichten von Rabattstufen notwendig.
Enorme Vorteile
Das klingt nach einer Menge Vorarbeit, aber die Zeit, die diese Schritte brauchen, ist rasch wieder eingespielt, wenn Rechnungen automatisiert per Knopfdruck erstellt und versendet werden können.
Alle Angaben, die bei der Rechnungsausstellung und in der Buchhaltung benötigt werden, können in einer Maske erfasst werden. Das ist eine große Arbeitserleichterung. Per Knopfdruck können Lieferscheine und Rechnungen erstellt werden, die Buchungen werden an die Buchhaltung übergeben.
Wenn die Zahlungsziele im System erfasst wurden, kann anhand der Offenen Posten und Fälligkeiten auch ein automatisiertes Mahnwesen integriert werden. Durch diese Funktionen hat die Faktura-Software sogar eine liquiditätssichernde Funktion.
Rechnungsprogramme spielen ihre ganzen Vorteile vor allem in Unternehmen aus, die viele Rechnungen versenden und viele Artikel verwalten. Dazu gehören beispielsweise Online-Händler und andere Unternehmer mit einem großen Kundenkreis. Doch auch für kleinere Unternehmen können sie bereits eine Arbeitserleichterung bedeuten – insbesondere, wenn die Personaldecke dünn ist und die Buchhaltung und Rechnungstellung nicht von hochqualifizierten Fachkräften erledigt wird.
Zusammengenommen machen diese Vorteile den Aufwand bei der Einführung eines solchen Programmes mehr als wett.
Berichtsfunktionen und Analysen
Vorteile ergeben sich auch für die Auswertungen der Verkäufe. Mithilfe der Buchführungssoftware können nicht nur Umsatzzahlen ermitteln werden, sondern diese auch nach Kunden- oder Artikelgruppen, nach Vertriebsregionen oder nach Außendienstmitarbeiter strukturiert werden. Mit Forecast-Funktionen ist sogar eine Liquiditätsplanung im Bereich des Möglichen.
Einkauf und Inventur
Solche Programme können verschiedene Artikel nicht nur verwalten, sie lassen sich auch gezielt für den Einkauf und für die Inventur nutzen. Durch das regelmäßige Eingeben aller Zukäufe sowie das automatische Abbuchen aller Verkäufe über die Lieferscheine / Rechnungen sind die Anforderungen an eine permanente Inventur erfüllt. So lassen sich die Werte der Vorräte taggenau auch zum Bilanzstichtag ermitteln. Das Bestellwesen wird durch Informationen wie das Erreichen des Mindestbestandes, Lieferzeiten und Rabattsysteme der Lieferanten erleichtert.
