Ausdrucken, einkuvertieren, frankieren – und dann auch noch zum Briefkasten laufen: Rechnungen auf dem Postweg zu versenden ist wahrlich kein Vergnügen. Wie viel einfacher ist es da, den Versand per Email oder Rechnungssoftware abzuwickeln. Vielfach wurde jedoch in der Vergangenheit übersehen, dass dazu eine sogenannte qualifizierte elektronische Signatur notwendig war, die Echtheit und Unversehrtheit des Dokuments garantieren sollte.
Digitale Signatur nicht mehr zwingend
Früher mussten elektronische Rechnungen eine qualifizierte elektronische Signatur aufweisen oder einem bestimmten EDI-Verfahren für den Elektronischen Datenaustausch genügen, um umsatzsteuerlich geltend gemacht zu werden.
Diesen bürokratischen Aufwand und die damit verbundenen Kosten können sich Unternehmen seit dem 01.07.2011 sparen. Das Steuervereinfachungsgesetz, das der Bundesrat am 23.09.2011 verabschiedet hat, sieht eine nämlich eine Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung vor. Gleichwohl kann jeder, der möchte, die digitale Signatur auch weiterhin verwenden. „Jeder Steuerpflichtige kann selbst festlegen, in welcher Weise er die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet. Dies kann insbesondere durch innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen einer Rechnung und einer Leistung schaffen“, heißt es im Gesetzentwurf. Ab sofort ist man also nicht an eine bestimmte Technologie gebunden, um die Echtheit einer Rechnung zu belegen. „Bereits ein entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen kann als geeignetes Kontrollverfahren dienen, das die Zuordnung der Rechnung zur empfangenen Leistung ermöglicht“, wird in den FAQs auf der Website des BMWi ausgeführt.„In der einfachsten Form kann dies z.B. durch einen manuellen Abgleich der Rechnung mit der Bestellung und ggf. dem Lieferschein geschehen“, heißt es weiter.
Die Beweislast ist dabei vom Rechnungsaussteller auf den Rechnungsempfänger übergegangen: Dieser ist es, der die Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit der Rechnung sicherstellen muss.
Was Sie weiterhin beachten müssen
Wenn Sie Rechnungen schreiben und in elektronischer Form versenden wollen, müssen Sie weiterhin die Zustimmung des Empfängers dazu haben. Außerdem müssen Rechnungsempfänger die Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren beachten. Dabei reicht es nicht aus, Rechnungen auszudrucken und diese in Papierform abzuheften. Vielmehr sind sie verpflichtet, elektronische Rechnungen im Format der Ausstellung bzw. des Empfangs (z.B. als E-Mail mit pdf-Anhang oder als Computer-Fax) aufzubewahren. Das Verfahren, was dazu eingesetzt wird, muss den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung und DV-gestützter Buchführungssysteme und den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen entsprechen. Für die Dauer der Aufbewahrungsfrist müssen die Rechnungen lesbar und maschinell auswertbar sein. Wenn Sie dies beachten, steht dem Empfang und dem Versand elektronischer Rechnungen nichts mehr entgegen!
