Prozesse automatisieren: 5 Beispiele in Scopevisio

Beim Thema Prozessautomatisierung denken viele an Fertigungsstraßen in der industriellen Produktion. Dabei lassen sich auch im Büro viele Prozesse automatisieren. In folgendem Blogartikel schauen wir uns fünf Beispiele an, die zeigen, wie Scopevisio bei der Automatisierung kaufmännischer Abläufe unterstützt.

Zunächst aber noch einige kurze Vormerkungen zur Begriffsklärung:

Ein Geschäftsprozess ist eine strukturierte Abfolge von Aktivitäten oder Aufgaben, die in einer Organisation durchgeführt werden, um ein spezifisches Ziel zu erreichen.

Das Wort „Automatisierung“ stammt aus dem Griechischen und hat die Bedeutung „sich selbst bewegend“. In diesem Artikel beziehen wir das Wort auf Arbeitsprozesse, die technologiegestützt ohne Mitwirkung des Menschen (autonom) ablaufen.

Grundvoraussetzung für die Automatisierung von Prozessen ist die deren vorherige.

Warum sind kaufmännische Prozesse für die Automatisierung geeignet?

Hohe Wiederholungsrate und Standardisierung

Büroprozesse wie Rechnungsstellung, Terminplanung oder Freigabeverfahren sind oft standardisiert und wiederkehrend. Die einzelnen Schritte sind in den jeweiligen Abläufen oft klar definiert. Software-Automatisierung bietet sich also für administrative Prozesse an.

Digitale Daten als Grundlage

Viele Büroprozesse basieren auf digitalen Daten, die leicht durch Software verarbeitbar sind. Beispielsweise können Rechnungsdaten, E-Mails oder Projektmanagement-Informationen durch Softwarelösungen analysiert und weiterverarbeitet werden.

Einsatz künstlicher Intelligenz möglich

Moderne KI-Technologien können komplexe Prozesse übernehmen, wie z. B. die Verarbeitung natürlicher Sprache in E-Mails oder das Erstellen von Berichten aus großen Datenmengen. Im Büro kann zum Beispiel auch Robotic Process Automation (RPA) genutzt werden. Dabei werden Software-Roboter eingesetzt, die wiederkehrende und regelbasierte Aufgaben automatisch ausgeführt, etwa im Bereich der Buchhaltung oder beim IT-Support.

Welche Beispiele gibt es für die Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Scopevisio?

Rechnungseingangsbuch

Das Rechnungseingangsbuch der Scopevisio ist die Zentrale für die Verarbeitung von eingehenden Rechnungen. Im Rechnungseingang laufen viele Prozesse automatisiert ab, bevor der Mensch eine importierte Rechnung überhaupt das erste Mal „anfasst“:

• Automatische Formaterkennung
• Automatisches Auslesen der Daten (per OCR bzw. direkt aus der E-Rechnung)
• Automatisches Anwenden der Kontierungsregeln und Befüllung von Feldern
• Automatischer Vorschlag eines Prüfprozesses

In Scopevisio legen Sie mit Kontoauszugs- und Belegarbeitslistenregeln Bedingungen an, die für eine Eingangsrechnung oder eine Kontobewegung automatisch eine Buchung vorschlagen. Alle Benutzer, die entsprechende Rechte haben, können auf diese Regeln zugreifen. Gerade die Kontierungsregeln sorgen für große Entlastung in der Buchhaltung: Mitarbeitende müssen allenfalls noch Daten kontrollieren, aber kaum noch Felder ausfüllen.

Online-Banking

Das Online-Banking in Scopevisio ermöglicht den Datenaustausch mit der Bank, ohne Dateien manuell ex- oder importieren zu müssen. Bei Scopevisio binden wir Geschäftskonten mit finAPI an die Software an. Dadurch ist die Buchung der Bankbewegungen vereinfacht. Auch hier finden Prozesse automatisiert statt, ohne dass der Mensch die Bankdaten „anfasst“:

• Automatische Aktualisierung der Bankdaten
• Kontoauszüge mithilfe der Kontoauszugsregeln automatisiert verarbeiten. So werden nach dem Import Assistenzregeln durchlaufen und jede Bewegung wird vom System vorverarbeitet.

Auch Paypal Kontobewegungen können übernommen werden. Anhand der E-Mail-Adresse werden Kunden und Lieferanten erkannt und Buchungsvorschläge generiert.

Beschaffung

Wichtiges Element der Scopevisio Beschaffung ist die Auftragssteuerung. Hier sind der Warenbedarf, der aus einem Auftrag resultiert, automatisch mit dem Lagerbestand abgeglichen. Auf dieser Basis werden vom System automatisierte Bestellvorschläge erzeugt und vorhandene Warenmengen dem Auftrag entsprechend im Lager reserviert. Das System kalkuliert außerdem Liefertermine auf Basis von „Menge am Lager“ und „Menge in Bestellung“.

Eingangsrechnungen werden in Scopevisio mit Bestellungen abgeglichen und teilautomatisiert weiterverarbeitet, was die Buchhaltung entlastet.

Automatisierte Berichtserstellung

In Scopevisio können einzelne Berichte oder ganze Berichtsmappen (Reportingmappen) automatisiert erstellt werden. Zu den Berichten, die über die Berichtsplanung automatisiert, erstellt werden können, zählen zum Beispiel Eigenkapital, Kosten, Umsatz, Ergebnis, Liquidität, Kassen & Banken sowie Fälligkeiten Debitoren/Kreditoren. Die zeitlichen Perioden können dabei vorgegeben werden.

• Automatische Erstellung des Reports gemäß definiertem Intervall
• Automatische Erstellung von Bericht oder Berichtsmappe in gewünschtem Umfang und Format
• Automatische Ablage oder Versand von Berichten oder Berichtsmappen.

Reisekostenmanagement

Auch im Scopevisio Reisekostenmanagement sind Teilprozesse automatisiert.

• Reisekosten, die der Reisende samt Belegen in der App Scopevisio2Go erfasst, stehen automatisch im Rechnungseingangsbuch und in der Belegarbeitsliste zur Verfügung.
• Für Reisekosten-/Spesenabrechnungen können eigene Freigabeprozesse definiert und per Regel zugewiesen werden. Einmal definiert, sind Reisekostenabrechnungen automatisiert den Prüfprozessen zugeordnet.
• Reisekosten stehen in der Abrechnung automatisiert für die Weiterberechnung zur Verfügung, sofern sie vorher entsprechend markiert wurden.

Welche Vorteile hat es, kaufmännische Prozesse zu automatisieren?

Entlastung bei Routineaufgaben

Routineaufgaben wie das Beantworten von Standardanfragen, Datenübertragungen oder einfache Buchhaltungsaufgaben sind zeitaufwändig und binden Mitarbeiterressourcen. Durch Automatisierung sind diese Tätigkeiten effizienter erledigt.

Kostenersparnis

Automatisierung senkt langfristig Kosten, da weniger Zeit für manuelle Tätigkeiten benötigt wird. Die Investition in Automatisierungslösungen amortisiert sich oft schnell.

Fehlerreduktion

Automatisierte Prozesse minimieren menschliche Fehler, wie etwa Tippfehler oder vergessene Schritte in einem Workflow. Dies erhöht die Genauigkeit und Qualität der Ergebnisse. Auf diese Weise können auch Unternehmensstandards besser eingehalten werden, was z.B. die Servicequalität erhöhen kann.

Prozesse automatisieren in einem integrierten System

Die Besonderheit bei Scopevisio ist die Tatsache, dass automatisierte Teilprozesse nicht isoliert ablaufen, sondern Teil einer integrierten Unternehmenslösung sind. Die Geschäftsprozessoptimierung in integrierten Systemen ist besonders effizient, weil solche Systeme Daten und Prozesse auf einer zentralen Plattform vereinen.

Datenverfügbarkeit und Aktualität

In einem integrierten System wie der ERP-Software von Scopevisio sind Daten funktionsübergreifend zentral gespeichert. Dies ermöglicht allen Mitarbeitenden den Zugriff auf aktuelle und konsistente Daten in Echtzeit.

Durch die Verknüpfung verschiedener Abteilungen (z. B. Vertrieb, Einkauf, Lager) werden Datensilos vermieden. Alle Beteiligten nutzen ein- und dieselbe Datenquelle.

Konsistenz und Durchgängigkeit

Geschäftsprozesse laufen horizontal durch das Unternehmen. Werden isolierte Systeme eingesetzt, fehlt die Durchgängigkeit. Integrierte Systeme wie das Cloud-ERP von Scopevisio vereinen zentrale Prozesse in einem System und können diese nahtlos unterstützen.

Verbesserte Skalierbarkeit

Automatisierte Prozesse in einem integrierten System lassen sich in der Regel leicht skalieren. Wenn ein Unternehmen wächst, können automatisierte Systeme einfach erweitert werden, ohne dass zusätzliche Arbeitskräfte benötigt werden.

Fazit: Prozesse automatisieren lohnt sich

Prozessautomatisierung lohnt sich nicht nur in der Fertigung, sondern auch in der Verwaltung. Softwareanwendungen können unliebsame, repetitive Aufgaben fehlerfreier und schneller abarbeiten als der Mensch. Mitarbeitende sind dadurch entlastet und können sich höherwertigen Aufgaben widmen. Von der Geschäftsprozessoptimierung profitiert somit der einzelne Mitarbeiter im Arbeitsalltag ebenso wie das gesamte Unternehmen.

Scopevisio bietet viele Möglichkeiten, Teilprozesse in kaufmännischen Gesamtprozessen zu automatisieren. Als integrierte Lösung verbessert Scopevisio die Qualität betrieblicher Prozesse, spart Ressourcen und bietet die Flexibilität, schnell auf Veränderungen zu reagieren. Diese Vorteile sind in der heutigen, dynamischen Geschäftswelt entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens.

Beim Cloud Unternehmertag 2025 am 30. Januar 2023 stellen wir Ihnen weitere Beispiele für die Automatisierung in Scopevisio vor – zum Beispiel im Personalmanagement, Controlling und in der Dokumentenverwaltung. Sichern Sie sich jetzt Ihr kostenloses Ticket!