Automatisierung von Geschäftsprozessen: Wie Sie Kosten senken und die Produktivität steigern

Geschwindigkeit, Effizienz und Qualität spielen in der digitalen Welt eine Schlüsselrolle. Sie veranlassen Unternehmen, ökonomisch nachhaltige Lösungen zu implementieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Eine umfassende Automatisierung von Geschäftsprozessen spielt hierbei eine wichtige Rolle. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mit Business Process Automation (BPA) Arbeitsprozesse und -workflows rationalisieren und welche Vorteile Ihnen dadurch entstehen.

Was versteht man unter der Automatisierung von Geschäftsprozessen?

Unter der Automatisierung von Geschäftsprozessen – auch Business Process Automatisierung (BPA) genannt – versteht man die Automatisierung von Arbeitsabläufen in Unternehmen durch den Einsatz von Technologien, IT-Systemen und Software. Diese Systeme führen Aufgaben selbstständig – ohne oder mit minimalem Zutun des Menschen – im Einklang mit definierten Regeln aus. Dies führt zu mehr Effizienz und geringeren Kosten. Durch die Automatisierung werden manuelle Aufgaben gänzlich eliminiert oder auf ein Minimum reduziert. Mitarbeitende können sich dadurch auf wichtigere strategische Aufgaben konzentrieren.

Zu Herkunft und Bedeutung des Begriffs „Automatisierung“ haben wir einen separaten Blogartikel verfasst, der auch auf die historische Entwicklung der Automatisierung eingeht.

Welche Geschäftsprozesse sind für eine Automatisierung geeignet?

Für eine Automatisierung eignen sich insbesondere Aufgaben, Abläufe und Transaktionen, die sich oft wiederholen. Gute Beispiele dafür sind der Kundenservice und Support: Automatisierte Chatbots und Support-Tools können hier für eine schnelle Beantwortung von häufigen Kundenfragen sorgen. Das verbessert die Kundenzufriedenheit und entlastet die Mitarbeiter, sodass sie sich auf komplexere Anfragen und Fälle konzentrieren können.

Ein anderes Beispiel ist die Rechnungs- und Zahlungsabwicklung. Prozesse rund um die Erstellung und Verwaltung von Rechnungen einschließlich der Zahlungsabgleiche sind oft repetitiv und zeitraubend. Ein automatisierter Prozess kann menschliche Fehler verringern und die gesamte Zahlungsabwicklung beschleunigen.

Welche Vorteile hat die Automatisierung von Geschäftsprozessen?

Nachdem wir bereits einige grundlegende Vorteile der Automatisierung der Geschäftsprozesse angerissen haben, gehen wir im Folgenden detaillierter auf weitere Vorzüge ein:

• Steigerung der Produktivität und Kostensenkungen: Die Ausführung von wiederkehrenden Aufgaben und Tätigkeiten kann durch Automatisierung schneller und zuverlässiger erfolgen. Dadurch lässt sich eine höhere Produktivität erzielen. Gleichzeitig sinkt durch digitale Prozesse und deren Automation die Anzahl der Fehler. Schließlich sorgen geringere Personalkosten für weitere Einsparungen.
• Höhere Transparenz: Der Abbau von Datensilos im Unternehmen sorgt dafür, dass alle Abteilungen einen ungehinderten Zugriff auf die gleichen Daten haben. Dies stärkt die Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen.
• Bessere Compliance: Die bessere Sichtbarkeit und Nachverfolgbarkeit der Daten, die sich aufgrund der Standardisierung und der lückenlosen Dokumentation der Unternehmensprozesse ergeben, sorgen für einen klaren Audit-Trail. So können Audits und andere Compliance-Prüfungen schneller und mit einer geringeren Vorbereitung durchgeführt werden.
• Innovationssteigerung: Die geringere Abhängigkeit von händischen Prozessen setzt Kapazitäten frei, da Mitarbeitende von zeitraubenden manuellen Aufgaben entlastet werden. Dadurch können sie mehr Zeit in Aufgaben investieren, die Innovation und Wachstum fördern.
• Besserer Kundenservice: Automatisierung schafft eine bessere Customer Experience. Beispielsweise können Unternehmen durch den Einsatz von KI-Chatbots rund um die Uhr auf Kundenanfragen reagieren. Chatbots gewährleisten auch bei Lastspitzen einen zuverlässigen Kundenservice.
• Förderung einer Innovationskultur: Eine Geschäftsprozessautomatisierung führt dazu, dass digitale Technologien fest in den Arbeitsalltag vieler Mitarbeitenden integriert werden. Dies fördert die Entwicklung einer Innovationskultur im Unternehmen.
• Agilität und schnelle Anpassungsfähigkeit: Automatisierte Geschäftsprozesse ermöglichen es Firmen, schneller auf Veränderungen zu reagieren. Unternehmen können so neue Produkte zügiger einführen und Compliance-Vorschriften besser einhalten. Dadurch wird möglich, sich vom Wettbewerb abzuheben.
• Zusammenarbeit in Echtzeit: Teams aus unterschiedlichen Standorten können aufgrund der durchgängigen Datenverfügbarkeit in Echtzeit zusammenarbeiten. Internationale Teams können so schneller Entscheidungen treffen und auf Veränderungen reagieren.

Drei Beispiele für die Prozessautomatisierung in unterschiedlichen Branchen

Für eine Prozessautomatisierung gibt es zahlreiche Anwendungsfälle. Drei davon stellen wir Ihnen nachfolgend vor:

Dokumentenmanagement

Branchen wie das Finanz-, Personal-, Versicherungswesen und die Logistik verarbeiten große Mengen an Dokumenten. Daher ist die Automatisierung des Dokumentenmanagements für sie erfolgsentscheidend. Dokumentenmanagementsysteme (DMS) ermöglichen eine selbstständige digitale Erfassung, Archivierung und zentrale Speicherung von Dokumenten.

Beispiele für automatisierte Workflows sind die automatische Weiterleitung von Dokumenten zur Benachrichtigung oder Genehmigung an zuständige Personen. Auch in anderen kaufmännischen Bereichen lassen sich Prozesse automatisieren.

Lieferketten- und Logistikmanagement

Eine Prozessautomatisierung im Lieferketten- und Logistikmanagement-Sektor bringt viele Vorteile mit sich. Roboter und autonome Lagersysteme erhöhen die Geschwindigkeit der Lagerprozesse und beschleunigen die Warenflüsse. Gleichzeitig werden Fehler reduziert.

Technologien wie künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen ermöglichen eine kontinuierliche Verbesserung der Prozesse. Beispielsweise können so echtzeitbasierte Wetterdaten in die Transportplanung miteinfließen oder automatisierte Nachbestellungen der Warenbestände ausgelöst werden.

Produktionsautomatisierung

Produktionsautomatisierung basiert auf innovativen Ansätzen und Technologien wie künstliche Intelligenz und Robotik. Beispielsweise führen Schweißroboter in der Automobilindustrie präzise Schweißarbeiten an Fahrzeugteilen aus oder spezielle Roboter lackieren die Fahrzeuge.

In der Lebensmittelindustrie, wo Hygiene besonders wichtig ist, sorgt der kombinierte Einsatz von Sensoren, speziellen Kameras und KI-Software für echtzeitbasierte Qualitätskontrollen.

Welche Technologien und Softwarelösungen zur Automatisierung von Geschäftsprozessen gibt es?

Auf dem Markt sind heute mehrere Technologien und Softwarelösungen erhältlich, die Firmen bei der Automatisierung ihrer Geschäftsprozesse unterstützen können. Es handelt sich hierbei um Bestandteile und Unterbereiche von Business Process Automation (BPA). Einige davon sind:

• Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML): Mit KI und ML können Sie Ihre Unternehmensprozesse intelligent analysieren, Muster erkennen und darauf aufbauend, Arbeitsabläufe automatisieren und kontinuierlich optimieren.
• Business Process Management (BPM): Hierbei handelt es sich um Methoden und Lösungen, die eine Analyse, Messung, Modellierung und darauf aufbauende Automatisierung von Geschäftsprozessen ermöglichen.
• Dokumentenmanagementsysteme (DMS): Software zur Automatisierung von Dokumentenprozessen bezeichnet man auch als Dokumentenmanagementsysteme oder kurz DMS. Die Automatisierung von Dokumentenprozessen mittels DMS schafft Strukturen. Diese optimieren den Dokumentenfluss und die Workflows innerhalb des gesamten Unternehmens. Darüber hinaus erleichtern eine zentrale Speicherung und eine Volltextsuche die Auffindbarkeit von Dokumenten. Nicht zuletzt sichern DMS-Lösungen Compliance durch eine automatisierte, revisionssichere Archivierung
• Robotic Process Automation (RPA): Diese Technologie ermöglicht es, manuelle Aufgaben und Arbeitsschritte durch Roboter zu ersetzen, was zur Steigerung der Produktivität und einer Reduzierung von menschlichen Fehlern führt.
• Low- und No-Code-Plattformen: Unternehmen können, mit diesen Lösungen bestimmte Prozesse und Workflows automatisieren und damit Mitarbeitende betrauen, die keine umfangreichen Kenntnisse in der Programmierung haben.
• CRM- und ERP-Systeme: Lösungen wie ERP-Systeme verbinden und zentralisieren Daten aus unterschiedlichen Aufgabenbereichen und Abteilungen im Unternehmen. Sie automatisieren Routineaufgaben und unterstützende Prozesse unter anderem in der Buchhaltung, im Kundenbeziehungsmanagement, Vertrieb und Personalwesen.

Wie können Geschäftsprozesse automatisiert werden?

Um die Geschäftsprozesse im Unternehmen zu automatisieren, sollten Sie eine Reihe von Aspekten berücksichtigen. Deren Anzahl und Umfang können je nach Ihrer individuellen Situation variieren. Die folgenden fünf Schritte haben sich in Allgemeinen jedoch als hilfreich erwiesen:

1. Analysieren Sie die bestehenden Prozesse

Setzen Sie sich vor der Prozessanalyse klare Ziele. Beispielsweise: Effizienz und Qualität steigern oder die Kosten im gesamten Unternehmen reduzieren. Anschließend wählen Sie auf Basis einer durchgeführten Analyse die Aufgaben in Ihrem Unternehmen aus, bei denen rasche Erfolge durch eine Automatisierung wahrscheinlich erscheinen.

2. Auswahl und Implementierung geeigneter Technologien

Um Geschäftsprozesse zu automatisieren, stehen mehrere Technologien zur Auswahl. Darunter sind Robotic Process Automation (RPA), Low- oder No-Code-Plattformen und andere Optionen, die oben bereits diskutiert wurden. Ein wichtiger Punkt, auf den Sie achten sollten, ist, dass die gewählte Lösung sich reibungslos in Ihre bestehende IT-Landschaft integrieren lässt. Achten Sie zudem auf die Gesetzeskonformität, vor allem auf die Einhaltung von Datenschutzvorschriften.

3. Kontinuierliche Prozessverbesserung

Nach der Einführung der neuen Technologien sollten Sie diese kontinuierlich überwachen und optimieren. Dabei spielen sowohl die Implementierung von Bugfixes, Patches und Verfeinerungen als auch eine Anpassung an neue Geschäftsanforderungen und Marktbedingungen eine wichtige Rolle.

4. Change Management und Kompetenzaufbau

Denken Sie an den Kompetenzaufbau: Integrieren Sie Ihre Mitarbeitende frühzeitig in die Automatisierungsprojekte. Investieren Sie zudem in Schulungen über den Umgang mit den neuen Lösungen. Kommunizieren Sie die Vorteile und sprechen Sie gleichzeitig Ängste und Sorgen an, etwa über einen potenziellen Arbeitsplatzverlust.

5. Erfolgskontrolle und Reporting

Eine systematische Erfolgskontrolle und ein Reporting stellen sicher, dass die Projektziele erreicht und die Ressourcen effizient eingesetzt werden. Unter anderem sollten Sie dazu KPIs (Key Performance Indicators) entwickeln. Hierbei handelt es sich um messbare Kennzahlen, anhand derer man den Erfolg eines Automatisierungsprojekts beurteilen kann.

Beispiele für KPIs sind eine bereichsspezifische Reduzierung von Kosten, die Anzahl der bearbeiteten Anfragen pro Tag oder die Anzahl der Kundenbeschwerden pro Monat. Schließlich ermöglicht eine Berichterstattung, die Effektivität der Maßnahmen zu analysieren und sie weiter zu optimieren.

Fazit

In einer Wirtschaft, die modernen Anforderungen genügen soll, gehen Digitalisierung und Automatisierung Hand in Hand. Betrachtet man die Entwicklungen, die im Beitrag aufgezeigt wurden, wird klar, dass eine umfassende Automatisierung von Geschäftsprozessen kein flüchtiger Trend, sondern ein grundlegender Paradigmenwechsel ist.

Die Hauptvorteile, die sich daraus ergeben, sind eine gesteigerte Produktivität, geringere Fehlerquote und höhere Kosteneffizienz. Bei der Umsetzung von Automatisierungsprojekten sollten Sie systematisch vorgehen und auf eine Auswahl geeigneter Technologien und Softwarelösungen achten. So stellen Sie sicher, dass die Automatisierung von Geschäftsprozessen und der Einsatz von Technologien Ihnen langfristige Wettbewerbsvorteile verschaffen.