Cloud-Speicher haben viele Vorteile: Online-Zusammenarbeit, Aktualität und Versionierung, Verfügbarkeit an jedem Ort auf jedem Endgerät, Barbeitungshistorie und -dokumentation, einfaches Teilen durch Links und spezielle Freigaben – all dies sind unbestreitbare Pluspunkte.
Anbieter für Cloud-Speicher gibt es viele. Doch wer die Wahl hat, hat die Qual. Der Vergleich der Cloud-Speicher ist nicht einfach. Eine Checkliste hilft da weiter.
Was wird gespeichert?
Sind die Daten besonders schutzwürdig oder eher Allgemeingut? Wer auf hohe Datenschutzstandards Wert legt, sollte einen deutschen Anbieter bevorzugen, da Cloud-Unternehmen hierzulande einem besonders strengen Datenschutzgesetz unterliegen. Die Mehrzahl der Cloud-Anbieter hosten die Daten im Ausland, die strengen deutschen Datenschutzvorgaben können dann nicht erfüllt werden.
Für welche Zielgruppe werden die Inhalte gespeichert?
Sollen die Daten für die Online-Teamzusammenarbeit zur Verfügung stehen? Dann sind Freigabe- und Berechtigungssysteme wichtig, oder auch Berichts- und Monitoring-Funktionen, mit denen überwacht werden kann, wer wann was mit einem Dokument tut.
Oder möchten Sie Links an Kunden versenden? Wenn ein Kunde mit Ihnen schutzwürdige Dokumente austauscht und einen Link auf einen US-amerikanischen Cloud-Speicher zurück bekommt, kann das Verstimmung auslösen. Für Ihre Vertrauensbasis ist „Hosting in Germany“ eine bessere Option.
Zu welchem Zweck werden die Inhalte gespeichert?
Wenn besondere Vorgaben eingehalten werden müssen, wie z. B. eine Verfahrensdokumentation beim „Ersetzenden Scannen“ von Belegen und geschäftlichen Dokumenten, dann sollte der Cloud-Speicher dies unterstützen. Manche Lösungen tun dies, indem sie den Belegfluss durch das Unternehmen durch automatisch angebrachte, digitale Bearbeitungsstempel dokumentieren.
Sollen die Dokumente in einen Workflow einfließen?
Hier seien als Beispiel Fälle genannt, in denen Buchhaltungsbelege elektronisch gespeichert und weiter verarbeitet werden. Oder Projektdokumente für das Projektmanagement, Produktspezifikationen für die Produktverwaltung und Abrechnung sowie Kundendaten für das Kundenbeziehungsmanagement.
In diesen Fällen ist es sinnvoll, wenn der Cloud-Speicher Teil einer größeren Unternehmenssuite ist. Er dient dann als Plattform für die Online-Zusammenarbeit oder eCollaboration der Mitarbeiter. Dann können die Mitarbeiter abgelegte Dokumente ohne Medienbruch in die anderen Unternehmensanwendungen laden und dort weiterverarbeiten. Besonders pfiffige Systeme sind gar in der Lage, Verarbeitungsschritte wie z. B. den Eingang, die Prüfung, die Freigabe und die Buchung einer Rechnung, auf dem Beleg selbst zu dokumentieren.
Wie steht es mit der Benutzerfreundlichkeit?
Auch der beste Cloud-Speicher nützt dem User wenig, wenn dieser mit der Oberfläche und den Einstellungen nicht umgehen kann. Cloud-Speicher sollten intuitiv zu bedienen sein und insbesondere die Freigabe- und Berechtigungseinstellungen für den Zugriff auf Dokumente sollten leicht zu durchschauen und anzuwenden sein. Die Benutzerfreundlichkeit – oder Usability – ist bei der Einführung jeder neuen Software im Unternehmen ein maßgeblicher Erfolgsfaktor.
Welches Budget steht zur Verfügung?
Manche Anbieter stellen einen begrenzten Speicherplatz in der Cloud gratis zur Verfügung, aber der Benutzer zahlt mit seinen Daten (die auf den Gratis-Plattformen oft mangelhaft geschützt sind). Andere Cloud-Provider verlangen nur wenige Euro pro Monat, wieder andere haben erweiterte Funktionen und besondere Schutzmaßnahmen, die sich auch in einem höheren Preis niederschlagen. Gezahlt wird meistens nach dem SaaS-Modell pro Benutzer und Monat, wobei die Software als Dienst zur Verfügung gestellt wird und der Benutzer dafür Nutzungsgebühren zahlt.
Da SaaS-Lösungen aus der Cloud von den jeweiligen Anbietern professionell gehostet und administriert werden, sparen Nutzer im eigenen Betrieb Kosten für Hard- und Software sowie IT-Personal ein. Diese Einsparung könnte etwas Spielraum geben, um eine sichere und praktikable Cloud-Speicher-Lösung im Betrieb einzuführen.
