Belegdigitalisierung ist die Herausforderung für zukunftsorientierte Steuerberaterkanzleien. Gut, dass die DATEV mit DATEVconnect online eine neue Schnittstelle für den digitalen Belegaustausch geschaffen hat. Und gut, dass auf dieser Basis eine umfassende Steuerberater-Lösung, das Belegportal, existiert. Einschließlich einer zentralen Mandantenverwaltung.
Belegdigitalisierung und Unverlierbarkeit
Die GoBD-Anforderungen an Belege sind erfüllt, sobald diese in das Belegportal hineingescannt wurden. Sie sind dann, wie von den GoBD gefordert, sicher, unveränderbar, unverlierbar, auffindbar und geordnet gespeichert. Damit das für Mandanten noch einfacher wird, wurde eine Scan-App entwickelt, die Papierbelege sicher, nach allen Kriterien des ersetzenden Scannens, mit einem Knopfdruck in das Belegportal befördert.
Belegdigitalisierung und Nachvollziehbarkeit
Die erforderliche Nachvollziehbarkeit ist durch eine lückenlose Versionshistorie garantiert, die direkt am Beleg gespeichert ist. Ja mehr noch: Durch die Verknüpfung von Belegbild und Belegdatensatz – sowie weitere Informationen, z. B. zugehörige Verträge, die per „Drill-Down“ direkt zugänglich sind – kann jeder Geschäftsvorfall prospektiv und retrograd zurückverfolgt werden. Das freut den Betriebsprüfer vom Finanzamt – und Steuerberater sowie Mandant ersparen sich zeitraubende Nachfragen und Nachforschungen.
Belegdigitalisierung und zeitgerechte Erfassung
Das ist besonders für Kassen wichtig, die taggenau erfasst werden müssen. Der Mandant kann mit einem Fingertipp in seinem Smartphone oder auf dem PC vorbereitete Geschäftsvorfälle erfassen und eventuelle Belege einfach abfotografieren. Klick – schon ist der Beleg mit dem Vorgang verknüpft. Ein Kassensturz ist jederzeit möglich.
Ausgangsrechnungen werden direkt in der Unternehmenssoftware erfasst und sind damit auch schon vorkontiert. Eingangsrechnungen werden per Volltexterkennung ausgelesen und können größtenteils automatisiert verarbeitet werden. ZUGFeRD-Rechnungen werden vollautomatisch erkannt. Postlaufzeiten, Porto, Erfassungs-, Such- und Zuordnungsaufwand entfallen.
Verfahrensdokumentation und Internes Kontrollsystem
IKS und Verfahrensdokumentation nach GoBD und TR 03138 sind systemseitig vorbereitet. Ein Workflow für die Verarbeitung von Eingangsrechnungen erleichtert dem Mandanten das Arbeiten nach dem Vier-Augen-Prinzip. Jeder Verarbeitungsschritt wird systemseitig protokolliert – mit https://www.scopevisio.com/ratgeber/controlling/internes-kontrollsystem-iks-mindert-risiken/Zeitstempel und Urheber. Die Bearbeitungsstempel und -vermerke, die früher manuell aufgebracht werden mussten, setzt jetzt die Software vollautomatisch.
Maschinelle Verarbeitungsfähigkeit und Zugriff der Finanzverwaltung
Dass die maschinelle Verarbeitungsfähigkeit in einem voll digitalisierten Workflow garantiert ist, bedarf keiner näheren Erläuterung. Doch wie ist es mit der Einsichtnahme der Finanzverwaltung? Manche Daten möchte man ja nicht so gerne herzeigen. Kein Problem – durch differenzierte Berechtigungseinstellungen kann die Finanzverwaltung den Zugang bekommen, den sie braucht – nicht mehr und nicht weniger.
