Das Kompetenzzentrum Mittelstand 4.0 hat im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft untersucht, wie man Unternehmen helfen kann, Cloud Services richtig auszuwählen. In der Expertenstudie „Entscheidungsfrage Cloud“ schufen Wissenschaftler ein Entscheidungsmodell für Unternehmer. Das Modell ist nützlich für die Praxis. Es zeigt Anforderungen an Cloud Dienste und hilft Ihnen bei der Auswahl.
6 Entscheidungshilfen für die Auswahl von Cloud Services
Die Cloud scheint immer noch eine Art Glaubensangelegenheit zu sein. Anwender haben zum Teil emotionale Vorbehalte. Diese verhindern eine rationale Beschäftigung mit dem Thema Cloud Computing.
Sechs Kriterien helfen Unternehmen, rational zu entscheiden, ob und welche Cloud Services sie getrost einsetzen können. Sie werden in den folgenden Abschnitten erklärt.
- Transparenz – Wie verschaffen Sie sich Informationen?
- Aufwendungen – Welche Kosten kommen auf Sie zu?
- Leistungsfähigkeit – Was leistet die Cloud für Sie?
- Migration – Welche Ressourcen können und wollen Sie auslagern?
- Routinen – Wie fügt sich Cloud Computing in Ihre gewohnten Abläufe ein?
- Infrastruktur – Welche Bandbreite brauchen Sie?
Sie können dieses Entscheidungsmodell natürlich um Ihre eigenen Kriterien erweitern.
Übrigens – die Verfasser der Studie haben diese Erfahrung gemacht:
„Durch eine neutrale und vor allem vollständige Aufklärung haben wir es häufig geschafft, den Mythos „Cloud Computing als Sicherheitsproblemkind“ zu entkräften. Cloud Computing wurde von den meisten Teilnehmern am Ende der Veranstaltungen gar als ein „wichtiger Teil des eigenen IT-Sicherheitskonzeptes“ gesehen.“
Transparenz
Transparenz ist ein besonderer Entscheidungsfaktor. Ob und wie gut jemand informiert ist, entscheidet darüber, wie er alle anderen Entscheidungsfaktoren wahrnimmt.
Kriterien für Transparenz:
- Aufnahme und Nutzung von Informationen
- Nachvollziehbarkeit der Datenspeicherung, Schutzmaßnahmen und Prozesse
- Vergleichbarkeit von Preis und Leistung
- Zertifizierungen
Wenn Sie sich mit dem Thema beschäftigen, stellen Sie fest, dass das Misstrauen gegen die Cloud letztlich auf Vorurteilen beruht. Transparenz schafft Vertrauen.
Zum Beispiel die Vorstellung, Daten seien in der Cloud „nicht sicher“. Wenn Sie einen seriösen Cloud-Anbieter fragen, erfahren Sie, dass Ihre Daten auf modernsten Servern in mehrfach gesicherten Rechenzentren liegen. Die Daten werden verschlüsselt gespeichert. Niemand außer dem Fachpersonal des Anbieters hat Zugang zu den Cloud Servern. Anders als in den USA existieren auch keine „Hintertüren“ für obskure Geheimdienste. Mittelständische Firmen haben oft weder die Ressourcen noch das Personal für dieses Schutzniveau.
Dies ist nur ein Beispiel von vielen. Besuchen Sie die Websites der Anbieter von Cloud Services und machen Sie sich schlau.
Unser Tipp:
Informieren Sie sich auf den Websites der Anbieter und stellen Sie Fragen. Recherchieren Sie, zu welchem Preis und welchen Bedingungen Sie welche Leistungen bekommen und vergleichen Sie die Lösungen miteinander. Lassen Sie sich SLAs erläutern. Die Software-Unternehmen sollten transparent machen, wie sie mit den Daten umgehen. Werden diese verschlüsselt? Welche Schutzmaßnahmen gibt es in den Rechenzentren? Wird täglich ein Cloud Backup erstellt? Werden die Daten redundant gespeichert?
Aufwendungen
Dieser Entscheidungsfaktor bezieht sich auf die Kosten, aber auch auf den Zeit- und Personalaufwand. Denken Sie daran, dass Cloud Services nicht nur Kosten verursachen, sondern am anderen Ende auch wieder Kosten einsparen. Zum Beispiel sparen Sie sich eigene Server, eine eigene IT-Infrastruktur und Fachpersonal.
Kriterien für Aufwendungen
- Kosten der Cloud Services
- Abrechnungsgrundlage, wie wird abgerechnet?
- Art der Ausgaben (Investition oder Betriebsausgaben)
Cloud Services werden normalerweise als Software-as-a-Service oder SaaS bereitgestellt. Die Software wird gemietet. Manche Anbieter rechnen nach dem Pay per Use-Modell ab. Das heißt Sie zahlen nur so viel, wie Sie nutzen: an Leistung, an Modulen, an Benutzer-Zugängen. Der Vorteil: Sie haben keine Kostenbindung, dafür aber viel Flexibilität und Skalierbarkeit.
Angenommen, Sie verstärken ihr Marketing-Team zwei Monate vor einer wichtigen Messe um zwei Personen. Für diese können Sie einfach zwei Lizenzen hinzubuchen, mit Zugriff auf genau die Anwendungen, die sie brauchen. Bei Scopevisio geht das übrigens mit tagesgenauer Abrechnung.
Unser Tipp:
Klären Sie im Vorfeld , welche Funktionen, Leistungen und Speicherkapazitäten gebraucht werden.
Wählen Sie Anbieter danach aus, wie transparent sie ihre Kostenstaffelung und ihr Abrechnungsmodell machen. Pay-per-use ist ein Vorteil für Sie!
Leistungsfähigkeit
Die Leistungsfähigkeit einer Cloud Lösung macht sich an vielen Kriterien fest. Da jedes Unternehmen andere Anforderungen hat, sollten Sie diese Kriterien an Ihre individuelle Situation anpassen.
Kriterien für Leistungsfähigkeit
- Automatisierung – Welche Automatisierungen bietet die Lösung?
- Bedienungsfreundlichkeit – Wie leicht lassen sich die Cloud Services verwenden?
- Dynamik – Wie beweglich ist der Dienst, wie gut lässt er sich an Ihre Anforderungen anpassen (im Hinblick auf Bedarf, Einsatzdauer, Einsatzzeitpunkt)?
- Leistungsvergleich zu On-premise – Wie schneidet der Cloud Dienst gegenüber einer vergleichbaren lokal installierten Software ab?
- Individualisierungsgrad – Wie gut lassen sich die Anwendungen an Ihre Prozesse anpassen?
- Produktives Arbeiten – Helfen die Cloud Services den Mitarbeitern, produktiv zu arbeiten?
Unser Tipp:
Sie sollten Ihre Anforderung an Cloud Services systematisch aufstellen. Anhand Ihrer individuellen Situation können sie die obigen Kriterien erweitern. Die Fragen z den aufgeführten Kriterien sollten Ihnen Orientierung geben.
Zitat aus der Studie:
„Wenn Cloud-Dienste einen Beitrag zur Automatisierung von Prozessen, zu erleichterter Bedienung, zur dynamischen Nutzung von Ressourcen, zu Energieeffizienz und zur IT-Sicherheit leisten können und außerdem produktives Arbeiten fördern sowie einen dezentralen Zugriff auf Ressourcen ermöglichen, so können Cloud-Anbieter und -Anwender von den Chancen der Technologie Cloud Computing profitieren.“
Migration
Migration bedeutet in diesem Zusammenhang Auslagerung. Sie können Software, Infrastruktur, Daten und personelle Ressourcen auslagern.
Kriterien für Migration
- Abhängigkeit von Anbietern – Ein Wechsel sollte problemlos möglich sein.
- Alternativen zur Migration – On-Premise-Lösungen, eigene Hardware und Software, eigenes Personal
- Auslagerung von Daten – Auch sensible Daten sind auf einem DSGVO-konformen Cloud-Speicher sehr gut geschützt.
- Auslagerung von IT – Sie können die Cloud auch als Plattform nutzen, auf der Sie Ihre eigene Software betreiben.
- Auslagerung von personellen Ressourcen, zum Beispiel spart Ihnen die Cloud eigenes IT-Fachpersonal
Sie können unterschiedliche Teilbereiche Ihrer IT auslagern. Besonders gegen die Auslagerung von Daten haben viele Unternehmen Vorbehalte. Sie empfinden es als Kontrollverlust, wenn sensible Daten vermeintlich außerhalb des eigenen Einflussbereichs gespeichert sind. Das Auslagern von Hard- und Software wird weniger skeptisch gesehen.
Eine Alternative zur Auslagerung ist die Einrichtung einer Private Cloud: Dabei nutzen Sie Cloud Technologie, aber die Cloud Server stehen bei Ihnen im Haus. Nachteil: Sie kommen für die Hardware und die IT-Administrations- und Wartungskosten auf.
Unser Tipp:
Fragen Sie sich, in welchen Bereichen die Auslagerung Ihnen Vorteile bringt. Es geht darum, Probleme zu lösen und nicht, Bedenken zu tragen.
Bei Vorbehalten gegen die Auslagerung von Daten, sollten Sie sich eingehend über den Datenschutz und die Datensicherheit der Anbieter informieren. Vielleicht erleben Sie eine positive Überraschung.
Weiterhin sollten Sie klären, welche Tarif- und Wechseloptionen die Anbieter geben. Von wie vielen Anbietern möchten Sie Cloud Services beziehen? Analysieren Sie die Verträge und was bei einem eventuellen Anbieterwechsel passiert, um mögliche Abhängigkeiten besser zu überblicken.
Routinen
Routinen sind Ihre eingespielten, bewährten, alltäglichen Denk- und Handlungsmuster. Diese können ein mächtiges Hindernis gegen jede Umstellung sein.
Kriterien für Routinen
- Arbeitsplatzsicherheit
- Haltung gegenüber neuen Technologien
- eingeführte Software Lösungen
Sorgen um die Sicherheit des eigenen Arbeitsplatzes können die Digitalisierung bremsen. Und damit auch den produktiven Einsatz von Cloud Computing.
Routinen können ein mächtiger Entscheidungsfaktor sein, weil sie eine Art Komfortzone sind. Sie führen zu Widerständen gegen Innovationen und hemmen die Entscheidungsfindung.
Manche Routinen sind aber auch positiv zu sehen: Wenn Sie eine Software haben, mit der Sie bzw. die Anwender ausgezeichnet zurechtkommen, die alle Ihre Anforderungen erfüllt und sich perfekt in Ihre Geschäftstätigkeit einfügt, dann möchten Sie diese mit Recht beibehalten. In diesem Fall sollten Sie eventuelle neue Cloud Dienste so einführen, dass sie die vorhandene Software integrieren.
Unser Tipp:
Analysieren Sie die Kultur und Denkmuster Ihrer Firma. Sind sie innovativ oder eher zurückhaltend? Die „Das haben wir immer schon so gemacht“-Mentalität kann gefährlich sein. Bauen Sie Vorurteile und Emotionen ab, die Ihre Entscheidungsfindung hemmen.
Bringen Sie eigene Prozesse, Entscheidungsstrukturen und die Unternehmenskultur als weitere Kriterien ein.
Analysieren Sie: Welche Anbieter haben Lösungen, die Ihren Routinen entgegenkommen? Die Einführung einer Software, die der vorhandenen Kultur und Routine komplett zuwiderläuft, kann nicht gelingen! Wenn Sie größere Umstellungen in einem konservativen Umfeld planen, ziehen Sie eine Politik der kleinen Schritte in Betracht.
Die Experten betonen in der Studie:
„Zum Beispiel kann es auch eine Art Routine in einem Unternehmen sein, seit vielen Jahren eine bestimmte Software zu nutzen. Die Entscheidung für einen Cloud-Dienst kann gefördert werden, indem diese oder eine ähnlich bedienbare Software in den Cloud-Dienst integriert und damit die „Nutzungsroutine“ der Anwender berücksichtigt wird. Die Cloud-Anwendung somit keine oder nur wenig Einarbeitung und Umstellungszeit benötigt“
Infrastruktur
Eine Internet-Verbindung ist Grundvoraussetzung für jede Cloud-Nutzung. Nur ist die im ländlichen Raum nicht immer so stabil. Ganz zu schweigen von der Datenübertragungsrate. Zweites Infrastruktur-Kriterium sind die rechtlichen Rahmenbedingungen. Um zum Beispiel die Datenschutz-Vorschriften der GoBD und DSGVO zu erfüllen, sollten die Cloud Server in Deutschland oder einem Land der EU stehen.
Kriterien für Infrastruktur
- Internet-Bandbreite
- Juristische Rahmenbedingungen
Unser Tipp:
Analysieren Sie die Internet-Bandbreite an Ihrem Standort. Genügt sie für einen störungsfreien Betrieb? Benötigen Sie in jedem Fall eine Echtzeit-Verarbeitung Ihrer Daten, oder sind auch Offline-Aktionen möglich?
Im Zweifel informieren Sie sich bei Ihrem Anbieter, welche Bandbreite seine Cloud Services benötigen.
Was das Juristische betrifft, so sollten Sie klären, ob und welche datenschutzrechtlichen Bestimmungen für Ihren Betrieb gelten. Diese Anforderungen muss die ausgewählte Software erfüllen.
Fazit
Sechs Entscheidungsfaktoren können Ihnen helfen, Cloud Services richtig auszuwählen und zu nutzen:
- Transparenz – Informieren Sie sich gründlich über Angebote, Leistungen und Datenschutz bei Cloud Software.
- Aufwendungen – Analysieren Sie, welche Kosten entstehen und welche wegfallen würden.
- Leistungsfähigkeit – Stellen Sie einen Anforderungskatalog auf, um für Ihren Bedarf die richtigen Services auszuwählen.
- Migration – Überlegen Sie, welche Aspekte – Hardware, Software, Daten, IT-Personal o.ä. – Sie in die Cloud auslagern möchten.
- Routinen – Achten Sie darauf, dass die gewählten Lösungen sich in Ihre Abläufe und Firmenkultur gut integrieren.
- Infrastruktur – Ermitteln Sie, ob die Bandbreite an Ihrem Standort für Cloud Lösungen ausreicht und ob diese Ihre rechtlichen Anforderungen erfüllen.
