Digitalisierung ist gleichbedeutend mit der Verfügbarkeit von Informationen. Wenn Daten und Prozesse digital sind, können Ihre Mitarbeiter sie als Input für ihre Arbeit verwenden. In einem sicheren, zentralen Speicher sind Informationen leicht zu finden. Im Idealfall können sie ohne Erfassungsaufwand weiter verwendet werden. Digitalisierung ist somit die Basisvoraussetzung für ein modernes Informationsmanagement.
Analoge Informationen – sprich Papier – liegen dagegen in Aktenschränken und Schubladen. Manch einer hat sich in diesen Schränken bereits totgesucht. Andererseits kann jeder Unbefugte in jede Akte schauen, wenn gerade niemand da ist, der ihn daran hindert. Und was geschieht, wenn ein Brand ausbricht oder ein Hochwasser den Archivraum im Keller überschwemmt? Besser gar nicht daran denken.
Was bedeutet Digitalisierung?
Digitalisieren macht aus unstrukturierten Daten strukturierte.
Wie das? Wenn ein Dokument gescannt und z. B. in ein DMS oder eine Buchhaltungssoftware hochgeladen wird, durchläuft es eine OCR-Volltexterkennung. Diese bewirkt, dass Informationen nicht nur nach einem Dateinamen, sondern auch nach Suchbegriffen und unter Umständen sogar nach ihrer Struktur oder Verortung im Dokument wiedergefunden werden. Hinzu kommen Schlagwörter und Verknüpfungen mit Vorgängen und Projekten, in denen das Dokument eine Rolle spielt. Dies ist die Grundlage für ein zeitgemäßes Informationsmanagement.
Strukturierte Daten können in Prozesse eingebunden werden.
Angenommen, Sie haben ein Vertragsdokument. Verträge durchlaufen in Ihrem Unternehmen einen bestimmten Prozess. Wenn Sie den Vertrag digitalisiert haben, können Sie ihn in diesem Prozess verwenden. Sie können ihn mit einem Kontakt, etwa einem Kunden, verknüpfen oder an einem Projekt speichern. Wenn Sie Abläufe im Unternehmen digitalisieren, können diese digitalen Prozesse auf die notwendigen Dokumente und Ressourcen zugreifen.
Informationsmanagement in der Cloud?
Ein Cloud-Speicher oder Cloud-Anwendungen haben den Vorteil, dass jeder, der die Informationen benötigt und eine Zugriffsberechtigung besitzt, mit jedem internetfähigen Gerät zu jeder Zeit und an jedem Ort darauf zugreifen kann.
In der Cloud kann kein Feuer und kein Hochwasser den wertvollen Daten mehr etwas anhaben. Wer darauf achtet, dass der Anbieter einen deutschen Server-Standort hat, ist vollends auf der sicheren Seite. NSA & Co. können ihm nichts anhaben.
Mindestvoraussetzung DMS
Ein Cloud-Speicher bzw. Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist die Mindestvoraussetzung, um die Vorteile der Digitalisierung ausschöpfen zu können. Noch besser ist es, wenn die Inhalte des DMS zugleich als Input für weitere Unternehmensanwendungen zur Verfügung stehen. Zu nennen wären beispielsweise eine Projektmanagement- oder Buchhaltungssoftware. DMS, die solchen Anwendungen Input liefern, bezeichnet man auch als ECM: Enterprise Content Management-Systeme.
Daten, die lediglich in einem lokalen Verzeichnis auf einem Computer gespeichert sind, sind zwar ebenfalls digital, aber ihre Verfügbarkeit, Durchsuchbarkeit, Sicherheit und Wiederverwendbarkeit sind doch sehr eingeschränkt.
Gesetzliche Vorgaben erfüllen
Die aktuelle Rechtslage zwingt praktisch jedes Unternehmen zum Einsatz eines DMS. Insbesondere Dokumente, die für steuerliche Geschäftsvorfälle relevant sind, müssen sicher, unverlierbar und unveränderbar gespeichert werden. Nur ein DMS, das aus jeder Änderung eines Dokuments eine neue Version macht und Urheber, Zeitpunkt und Art der Änderung protokolliert, kann diese Anforderungen tatsächlich erfüllen.
Digitalisierung ist nur der Anfang…
Die Vernetzung als zweiter Schritt setzt digitale Daten miteinander in Beziehung und erschafft dadurch neue Informationen und Erkenntnisse. Die Automatisierung als dritter Schritt entlastet den Menschen von Routinetätigkeiten und sorgt gleichzeitig für Konsistenz und Qualität in den Arbeitsergebnissen.
Mit diesen Themen beschäftigen sich die weiteren Beiträge in unserer kleinen Artikelreihe.
