Was ist Vernetzung?
Daten vernetzen bedeutet, sie miteinander in Beziehung zu setzen. Ein einfaches Beispiel ist ein Serienbrief, in dem ein Dokument mit einer Kontaktliste und einer kleinen Datenbank von Textbausteinen vernetzt wird, um eine große Anzahl von Anschreiben in kurzer Zeit zu erstellen. Je mehr Daten aus unterschiedlichen Bereichen eines Unternehmens zur Verfügung stehen, umso größer ist das Potenzial für die Vernetzung.
Ein großes Hindernis für die Vernetzung von Unternehmensinformationen sind sogenannte „Datensilos“. Diese entstehen dadurch, dass in verschiedenen Abteilungen und Funktionen unterschiedliche Software-Anwendungen eingesetzt werden, die schlecht miteinander kommunizieren. Wenn Office-Anwendungen, E-Mail-Programme, CRM, Buchhaltungssoftware und Projektmanagement-Tools keine gemeinsame Datenbasis nutzen können, ist Chaos vorprogrammiert. Daten werden inkonsistent oder doppelt erfasst, wichtige Dokumente gehen verloren und Informationen, die schnell benötigt werden, müssen mühsam und zeitaufwändig zusammengetragen werden.
Vernetzung spart Zeit
Wo früher Akten gewälzt und Verzeichnisse durchforstet wurden, genügt heute ein Mausklick. Wenn die Datenbasis einheitlich ist, haben Bearbeiter eine Rundum-Sicht auf ihre Vorgänge, Kontakte und Prozesse. Sie können über Verknüpfungen von einer Information zur nächsten navigieren. Kundenadressen, Schriftwechsel, Dokumente, Bestellungen, Rechnungen, Lieferscheine, Zahlungsbedingungen, Buchungen und Steuerinformationen – alles ist miteinander vernetzt und verlinkt. Dadurch entfällt ein immenser Suchaufwand. Die Informationen, die benötigt werden, sind immer abrufbar.
Vernetzung ermöglicht unternehmensweite Auswertungen
Wenn Daten miteinander in Beziehung gesetzt werden können, sind sie auswertbar. Aus einer integrierten Unternehmenssoftware können interessante Berichte erstellt werden. Viele Kennzahlen lassen sich berechnen, indem Daten aus verschiedenen Funktionen und Abteilungen zusammengeführt werden. Kann Ihr Berichtswesen beispielsweise auf die Finanzbuchhaltung ebenso zugreifen wie auf die Informationen des Vertriebs, kann die Umsatz- und Liquiditätsentwicklung mit dem Auftragseingang und den Ergebnissen der verschiedenen Vertriebsregionen und -mitarbeiter in einen Zusammenhang gestellt werden. Aus einem ganzheitlichen Blick auf das Unternehmen entstehen wertvolle Erkenntnisse für die Unternehmenssteuerung.
Der Fantasie des Controllers sind kaum Grenzen gesetzt, er kann z. B. folgende Auswertungen erstellen:
- Welche Niederlassung mit welchen Produkten in welchem Zeitraum welchen Umsatz gemacht hat (Daten aus Abrechnung, Produktkatalog, Finanzbuchhaltung, Kostendimensionen)
- Wie hoch der Deckungsbeitrag II im Projekt ist (Daten aus Vertrieb, Einkauf, Kostenrechnung, Zeiterfassung, Produktkatalog, Abrechnung, F&E…)
- Plan-Ist-Vergleiche und Forecasts – aufgrund der Informationstiefe und –konsistenz können Daten in die Zukunft extrapoliert werden; man spricht dabei auch von „Predictive Analysis“.
Mehrwert durch die Cloud
Wo Vernetzung stattfindet, ist die Cloud nicht weit. Alle Plattformen, die heute mit einer Vernetzung von Personen, Informationen und Dingen in Verbindung gebracht werden, sind Cloud-gestützt (auch wenn das den Nutzern nicht in jedem Fall klar ist).
Cloud Computing macht Dokumente und Unternehmensinformationen überall und jederzeit erreichbar. Der Zugriff wird dabei durch entsprechende Berechtigungen gesteuert. Unternehmenssoftware aus der Cloud ist für jedes Unternehmen sinnvoll, das sich lieber auf sein Kerngeschäft konzentriert als auf die Administration von komplizierten IT-Umgebungen.
Fazit
Es lohnt sich, Daten, die im Unternehmen bereits digital vorliegen, miteinander in Beziehung zu setzen. In diesem Kontext bedeutet „Vernetzung“, dass Informationen unternehmensweit transparent zur Verfügung stehen.
Das hilft allen Beteiligten:
- Mitarbeiter können ihre Arbeit ohne Such- und Erfassungsaufwand schneller und besser erledigen. Es treten weniger Rückfragen auf, die Kommunikation wird effizienter.
- Informationen stehen zur Verfügung, wo sie benötigt werden. Mobiles Arbeiten, aber auch Heimarbeit, Teilzeitregelungen und Job Sharing, werden dadurch erleichtert.
- Im Rechnungswesen liegen benötigte Informationen vollständig und zeitnah vor.
- Das Management profitiert von konsistenten, fundierten, integrierten, schnellen Berichten und Auswertungen für die Unternehmenssteuerung. Dabei werden Informationen aus verschiedenen Unternehmensteilen aggregiert, aufbereitet und analysiert.
Und last but not least: Die Vernetzung von digitalen Daten ist die Grundvoraussetzung, um Prozesse zu automatisieren und lästige Routineaufgaben ganz auf die Software zu verlagern. Damit wird sich der dritte und letzte Artikel – Digitalisierung III – Automatisierung – dieser kurzen Reihe beschäftigen.
