In mittelständischen Unternehmen werden Belege in der Buchhaltung und Lohnbuchhaltung zunehmend elektronisch erzeugt und versendet. Dennoch gibt es in Unternehmen noch eine Vielzahl von Belegen, die in Papierform vorliegen. Laut dem Digital Office Index 2022 von Bitkom laufen in jedem fünften Unternehmen die Büro- und Verwaltungsprozesse zu mindestens 75% papierbasiert ab. Deshalb gehört das Scannen und Digitalisieren von Belegen zum täglichen Arbeitsalltag dazu. Dieser Ratgeber zeigt Ihnen Schritt-für-Schritt, wie Sie Ihre Belege erfolgreich und nachhaltig digitalisieren. So können Sie das Papieraufkommen in Unternehmen reduzieren und den Weg in ein papierloses Büro ebnen.
Warum es sich lohnt, Belege zu digitalisieren
Die Vorteile der digitalen Belegverwaltung sind vielfältig:
- Mehr Zeitersparnis: Die Bearbeitung von Papier-Dokumenten nimmt wesentlich mehr Zeit in Anspruch. Liegt der Beleg hingegen digital vor, kann das Dokument per Mausklick erstellt, gespeichert oder weitergeleitet werden.
- Erleichterter Zugriff auf Dokumente: Sind die Belege digital in einer Dokumentenablage abgespeichert, können Mitarbeitende von überall aus drauf zugreifen. Benötigt wird hierfür eine lediglich eine stabile Internetverbindung. Dies erleichtert die Zusammenarbeit an Dokumenten von unterschiedlichen Standorten ungemein.
- Transparente Arbeitsprozesse: Mit digitalen Belegen lassen sich auch die damit verbundenen Arbeitsschritte effizienter gestalten. Mit sogenannten Workflows werden die jeweiligen Arbeitsschritte ebenfalls digitalisiert. Beispielsweise können Gehaltsnachweise digital per E-Mail statt per Post versendet oder Eingangsrechnungen digital geprüft und freigegeben werden.
- Geringerer Papierverbrauch: Klar ist, das Trägermedium Papier ist kostspielig. Unternehmen, die es schaffen, Ihre Belege vollständig zu digitalisieren, verbrauchen weniger Papier und schonen damit die Umwelt.
- Weniger Kosten: Die digitale Belegverwaltung bietet einige Einsparpotenziale: Unternehmen können die Kosten für Papier, Versand und Lagerung senken. Zum anderen werden durch die Digitalisierung der Arbeitsschritte Prozesse effizienter, sodass die Prozess-Kosten ebenfalls geringer ausfallen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: Belege digitalisieren
Bei der Beleg-Digitalisierung geht es zunächst darum, analoge Dokumente digital zu verwalten. Die Anleitung fokussiert demnach auf die Umwandlung von Papier-Dokumenten, die ursprünglich in analoger Form vorliegen.
Sind die Prozesse der Beleg-Digitalisierung etabliert, kann es im nächsten Schritt darum gehen, Belege direkt von Beginn digital zu erstellen, damit sie nicht erst eingescannt werden müssen.
1) Planung und Vorbereitung
- Ziel und Umfang definieren. Ein Ziel konnte z.B. „weniger Papierkram und effizientere Dokumentenverwaltung in der Buchhaltung“ sein. Deswegen werden zunächst alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen digitalisiert.
- Über rechtliche Anforderungen informieren: Gerade in der Buchhaltung gibt es rechtliche Vorgaben zu beachten. Diese sollten Sie vorher kennen und sich deswegen vorab darüber informieren (nähere Informationen dazu siehe unten).
2) Auswahl von Hardware und Software
- Hardware: Wählen Sie einen Scanner, der Ihren Anforderungen entspricht., z.B. eine Stapelverarbeitung von Dokumenten ermöglicht. Alternativ kann auch eine Scan-App auf mobilen Geräten verwendet werden. Wir empfehlen jedoch die Verarbeitung über einen Scanner.
- Software: Wählen Sie eine passende Software für ihr Dokumentenmanagement, welche die Aufbewahrung, Verarbeitung und Zusammenarbeit an Belegen erleichtert. Ferner sollten die gesetzlichen Vorschriften sowie hohe Sicherheitsstandards eingehalten werden.
3) Arbeitsschritte definieren
- Scan-Prozess definieren: Erstellen Sie einen Prozess für das Scannen und Abspeichern der Belege. Ein festgelegte Arbeitsabfolge hilft, den Überblick zu bewahren.
- Verantwortliche benennen: Legen Sie fest, wer für die Beleg-Digitalisierung zuständig ist und wer anschließend Zugriffsrechte auf die digitalen Dokumente benötigt. Die Zugriffsrechte können z.B. in einer Dokumentenmanagement-Software personenbezogen zugeteilt werden.
4) Mitarbeitende schulen
Kein Digitalisierungsschritt in Unternehmen ist erfolgreich, wenn nicht das Personal ausführlich über die Veränderungen informiert wird.
- Vermitteln Sie den Mitarbeitenden Ziel und Zweck des Projektes sowie
- bieten Sie Schulungen zum Umgang mit Scanner und der Dokumentenmanagement-Software an.
5) Belege digitalisieren
- Belege vorbereiten: Sortieren Sie die Papier-Belege. Entfernen Sie Heftklammern und Schmutz vom Dokument.
- Belege scannen: Scannen Sie die Belege unter Einhaltung des vorher definierten Prozesses und der gesetzlichen Vorschriften. 300 dpi genügen in der Regel für gut lesbare Belege. Als Format empfiehlt sich PDF.
- Belege kontrollieren: Überprüfen Sie, ob bei der Beleg-Digitalisierung alle Informationen vollständig und korrekt übernommen wurden.
- Belege speichern: Ist der digitale Beleg vollständig und korrekt, speichern Sie diesen unter einem aussagekräftigen Namen im gewählten Dokumentenmanagementsystem. Das DMS archiviert nicht nur die Informationen, sondern auch Nachweise für jedwede Änderung, Bearbeitung und Ergänzung wird direkt am Dokument gespeichert.
6) Prozesse digitalisieren
Bei der Beleg-Digitalisierung macht es zusätzlich Sinn, die Prozesse rund um die Dokumenten-Verarbeitung zu digitalisieren.
- Arbeitsschritte auswählen: Legen Sie fest, welche dokumentenbasierten Prozesse digitalisiert werden sollen. Beispiel: Haben Sie Eingangsrechnungen digitalisiert, so bietet sich an, die Prüf und-Freigabeprozesse von Eingangsrechnungen ebenfalls zu digitalisieren. Ein digitaler Rechnungseingang kann hierbei unterstützen.
- Digitale Workflows definieren: Definieren Sie anschließend einen digitalen Prozess, der die vorherigen, analogen Arbeitsschritte digital abbildet.
Tipp: Ein Dokumentenmanagementsystem kann Sie dabei unterstützen, Ihre Dokumenten-basierten Prozesse mit definierten Workflows, z.B. für das Rechnungsmanagement, zu unterstützen.
7) Backups und Datensicherheit
- Regelmäßige Backups: Führen Sie regelmäßig Backups zur Datensicherung durch, um den Verlust von Belegen zu vermeiden.
- Sicherheitsmaßnahmen prüfen: Prüfen Sie regelmäßig die Datensicherheit und schützen Sie Ihre Dokumente z.B. vor unbefugtem Zugriff oder Datenlecks. Implementieren Sie ggf. weitere Maßnahmen zur Erhöhung der Datensicherheit.
8) Kontrolle und Optimierung
- Prozesse kontrollieren: Stellen Sie die Beleg-Digitalisierung regelmäßig auf den Prüfstand. Läuft der Prozess reibungslos oder haben sich in der Umsetzung Schwierigkeiten ergeben, die es auszumerzen gilt?
- Feedback einholen: Sammeln Sie Rückmeldung von Mitarbeitenden ein und optimieren Sie den Digitalisierungsprozess bei Bedarf.
Rechtliche Vorschriften beachten
Bei der Digitalisierung von Belegen müssen in Deutschland rechtliche Anforderungen eingehalten werden. Dies betrifft im Allgemeinen steuerrechtliche sowie datenschutzrechtliche Bestimmungen, die gleichermaßen für analoge und digitale Belege gelten.
GoBD
Die Abkürzung GoBD steht für Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Dokumenten in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Digitale Belege müssen die Echtheit gewährleisten, unveränderbar, nachvollziehbar und vollständig sein. Das heißt, das digitale Dokument muss
- ein 1:1 Abbild des Papierdokumentes sein.
- unveränderbar abgespeichert werden und es darf nicht manipulierbar sein.
Alle Geschäftsvorfälle müssen zudem so aufgezeichnet werden, dass eine lückenlose Nachvollziehbarkeit gewährleistet ist. Die Belege sollten nummeriert oder durch eindeutige Identifikationsmerkmale genau bestimmbar sein. Steuerrelevante Informationen müssen dem zugehörigen Geschäftsvorfall in der Buchführung eindeutig zugeordnet werden.
Verfahrensdokumentation
Eine Verfahrensdokumentation im Rahmen der GoBD ist notwendig, um die Abläufe in der Belegverarbeitung transparent und nachvollziehbar zu machen. Die Beleg-Digitalisierung ist davon eingeschlossen und muss daher notwendigerweise in der Verfahrensdokumentation festgehalten werden.
Aufbewahrungsfristen
Unternehmen müssen bestimmte Dokumente für einen gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum aufbewahren. Belege sind steuerrelevante Unterlagen und damit von dieser Vorschrift eingeschlossen. Die Aufbewahrungsfrist der steuerrechtlichen Unterlagen kann – je nach Dokumentenart – sechs bis zehn Jahre lauten. Stellen Sie sicher, dass in ihrer Software zur Dokumentenverwaltung die Belege entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist archiviert werden.
Datenschutz (DSGVO)
Bei der Beleg-Digitalisierung werden personenbezogene Daten verarbeitet. Beachten Sie hierbei, dass die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung eingehalten werden.
Wir empfehlen Ihnen, bei der Auswahl einer geeigneten Dokumentenmanagement-Software auf Zertifikate zu achten. Diese können zusätzlich die GoBD-Konformität und das Sicherheitsniveau einer Software objektiv bewerten.
Digitale Belegverwaltung in einem DMS
Ein Dokumentenmanagementsystem ist die ideale Software-Lösung zur Verwaltung der digitalen Belege. Es ermöglicht Ihnen einen orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf Dokumente. Dies erleichtert vor allem die Zusammenarbeit von unterschiedlichen Standorten.
Außerdem können mit einem DMS hohe Sicherheitsstandards eingehalten werden. So wird der Dokumenten-Zugriff personenbezogen eingeschränkt. Das heißt, die Personen erhalten nur Zugriff auf jene Dokumente, für die sie fachlich verantwortlich sind.
Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie mit einem DMS ihre dokumentenbasierten Prozesse ebenfalls digitalisieren können. Digitale Belege bieten Ihnen viele Möglichkeiten, effektive Workflows in Ihrem Unternehmen zu definieren.
Mit Scopevisio-Documents bieten wir Ihnen ein hochsicheres Dokumentenmanagementsystem mit speziellen Workflows für das Vertrags-, Rechnungs- oder Personalmanagement. So können Sie nicht nur Ihre Belege digitalisieren, sondern auch Ihre Verwaltungsprozesse optimieren.
