Anmelde-Deadline verpasst oder Kündigungsfristen versäumt? Das muss nicht sein! Die Wiedervorlage erinnert sie an wichtige Termine und Fristen. So behalten Sie termingebundene Aufgaben immer im Blick.
Was versteht man unter einer Wiedervorlage?
Der Begriff „Wiedervorlage“ kommt ursprünglich aus dem Rechts- und Verwaltungsbereich. Er bezeichnet eine Erinnerungshilfe. Dadurch wissen Sie, wann Sie eine Akte oder ein Dokument (wieder-)bearbeiten sollen.
Eine Wiedervorlage kann analog oder digital sein. Digitale Wiedervorlagen gewinnen heute zunehmend an Bedeutung.
Für welche Prozesse ist sie besonders geeignet?
Die Wiedervorlage hilft Ihnen, die Arbeit mit Dokumenten und Terminen besser zu organisieren. Wenn Sie wichtige Aufgaben und Termine auf Wiedervorlage legen, vergessen Sie nichts mehr.
Beispiele aus unterschiedlichen Abteilungen:
- Einkauf: Verträge (z.B. Mobilfunkverträge, Wartungsverträge), deren Kündigungsfristen Sie unter Kontrolle halten müssen
- Vertrieb: Dienstleistungsverträge, deren Laufzeiten Sie verfolgen möchten, um ggf. Anschlussverträge auszuhandeln
- HR: Probezeit von Mitarbeitern, die Sie im Blick behalten wollen. So können Sie die Teamleitung rechtzeitig daran erinnern, über die weitere Zusammenarbeit zu entscheiden.
Falls Sie keine Wiedervorlage nutzen, können verschiedene Probleme auftreten:
- Sie verpassen Kündigungsfristen von Verträgen. Dies kann hohe Kosten nach sich ziehen.
- Sie verpassen möglicherweise wichtige Termine mit Mitarbeitenden, bei Behörden oder Vorgesetzten.
- Ihre Arbeitsplatzvertretungen benötigen deutlich mehr Zeit, um sich einzuarbeiten.
Wie wird die Wiedervorlage analog organisiert?
Traditionell sind mehrere Möglichkeiten vorhanden, um ein Wiedervorlage-System aufzubauen. Dieses ist gerade bei umfangreicheren Vorgängen sinnvoll, die viele papierbasierte Dokumente enthalten.
Eine Option ist die Nutzung von Ablagekörbchen. Das kann eine gute Lösung sein, solange die Dokumentenmenge nicht zu groß ist. Sie sollten jedoch darauf achten, dass die Anzahl der Körbchen gering bleibt – wegen der Übersicht.
Eine andere Möglichkeit ist die Verwendung von Pultordnern. Das sind Mappen aus Pappe oder Plastik mit Fächern und Registern. Sie enthalten nummerierte Fächer, die 1 bis 31 Tage und 1 bis12 Monate umfassen.
Damit können Sie Ihre Unterlagen unter den jeweiligen Monat oder Tag einsortieren. Sie bekommen so einen guten Gesamtüberblick über wichtige Aufgaben und Termine, die der aktuelle Monat mit sich bringt. Und dazu haben Sie die zugehörigen Unterlagen immer parat.
Eine weitere Möglichkeit stellen Hängeregister dar. Das sind technische Vorrichtungen, mit deren Hilfe sie eine große Anzahl von Mappen sortieren und aufbewahren können.
Digitale Wiedervorlage in Softwareanwendungen
Neben herkömmlichen Lösungen bieten heute viele Programme Funktionen, mit denen Sie Ihre Dokumente auf Wiedervorlage legen können. Damit können Sie Ihre Arbeitsprozesse weiter verbessern.
Eine populäre Möglichkeit ist es, die Wiedervorlage mit Outlook zu organisieren. Legen Sie dazu die entsprechende E-Mail als Outlook Aufgabe an. Eine ausführliche Anleitung finden Sie beispielsweise hier.
Eine besonders zuverlässige und effiziente Möglichkeit, eine Wiedervorlage einzurichten, bietet Ihnen eine DMS-Software. Darüber hinaus können Sie mit dieser Lösung Ihre Dokumente umfassend verwalten und revisionssicher archivieren.
Vorteile der digitalen Wiedervorlage
Wenn Sie sich für eine digitale Variante entscheiden, können Sie im Vergleich zum analogen Pendant weitere Vorteile realisieren. Darunter sind:
- Die Einrichtung und Bedienung sind einfach. Es sind keine Investitionen in die Beschaffung, den Aufbau und die Einrichtung erforderlich.
- Sie werden an Aufgaben und Termine automatisch erinnert.
- Sie sparen Platz, weil der Bedarf an physischen Einrichtungen entfällt.
- Sie sparen Zeit: Die Wege zwischen Aktenordnern und Ihrem Arbeitsplatz entfallen.
- Es besteht keine Gefahr, Dokumente durch Feuer, Wasser oder Naturkatastrophen zu verlieren.
Mit einem DMS behalten Sie alle Dokumente und Fristen im Blick
Moderne DMS-Lösungen bieten die Funktionalität, Wiedervorlagen direkt am Dokument zu hinterlegen. Dabei wird am Dokument ein Datum definiert, an dem man per E-Mail an die zugehörige Aufgabe erinnert wird. Am besten wird die Erinnerung direkt beim Speichern des Dokuments angelegt.
Mit Scopevisio Documents bieten wir Ihnen eine moderne Software zur Dokumentenverwaltung mit dem Schwerpunkt auf „Workflows“. Die Business-Lösung Contract ist dabei speziell auf das Vertragsmanagement ausgelegt. So profitieren Sie nicht nur von einer automatischen Fristenüberwachung, sondern halten auch alle Verträge transparent im Blick.
