Sie möchten ihre geschäftlichen Dokumente digital archivieren, wissen aber nicht genau, wie Sie beginnen sollen? Wir klären, was ein digitales Archiv ist und welche Vorteile es bietet. Außerdem werfen wir einen Blick auf die gesetzlichen Bestimmungen zur elektronischen Aufbewahrung von Dokumenten. Wenn Sie diese kennen, steht Ihrem digitalen Archiv nichts mehr im Weg!
Was ist ein digitales Archiv?
Mit dem Begriff Archiv verbinden viele Menschen Regalmeter an Aktenordnern in Kellern oder Lagerräumen. Auch heute noch werden papierbasierte Belege, Rechnungen und andere Dokumente so aufbewahrt.
Ein digitales Archiv ist eine Sammlung von Dokumenten und Informationen, die in digitaler Form aufbewahrt werden. Es dient der langfristigen Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten und unterstützt Unternehmen dabei, der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist nachzukommen.
Darüber hinaus helfen digitale Archive dabei, den rechtlichen Grundlagen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zu genügen. Nicht zuletzt können Unternehmen mit einem digitalen Archiv auch die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) einfacher einhalten.
DMS und digitales Archiv
Wenn es um Archivierungssysteme geht, stößt man häufiger auf den Begriff Dokumentenmanagementsystem (DMS). Wo liegt nun der Unterschied?
Ein Dokumentenmanagementsystem dient der Verwaltung von digitalen Dokumenten. Ziel ist es dabei, die betrieblichen Abläufe in Unternehmen effizienter zu gestalten. Mit einem DMS können Dokumente gespeichert, bearbeitet und mit anderen Personen geteilt werden.
Ein digitales Archiv hingegen ist auf die Langzeitspeicherung von Informationen ausgerichtet. Manche DMS-Lösungen haben ein digitales Archiv als Funktion mit integriert.
Was sind die Vorteile von digitalen Archiven?
1) Sie sparen Platz
Wenn Sie Ihre Dokumente digital aufbewahren, sparen Sie sich den Platz für physische Aktenschränke und Aktenordner. Sie benötigen daher weniger Raum und müssten daher weniger Fläche anmieten.
2) Sie finden Dokumente schneller wieder
Digitale Archive unterstützen die schnellere Suche. Sie finden benötigte Dokumente schnell wieder, wenn Ihr Archiv über eine Volltextsuche mit OCR-Erkennung verfügt.
Dabei ist es egal, ob es sich um gescannte Dateien oder um digitale Dokumente handelt. Sie geben einfach einen Suchbegriff ein und haben in wenigen Sekunden Zugriff auf das Dokument.
3) Sie sparen Kosten
Ein verringerter Bedarf an physischem Platz geht auch mit geringeren Kosten einher. Auch bei der Dokumenten-Suche können Sie die Arbeitskosten einsparen. Denn für die Suche müssen nicht endlos Aktenordner gewälzt werden .
Einige Software-Anbieter bieten die Möglichkeit, neben dem digitalen Archiv auch vorgelagerte Prozesse wie die Rechnungsverarbeitung zu digitalisieren.
Welche gesetzlichen Bestimmungen gilt es bei einem digitalen Archiv zu beachten?
GoBD
Die Abkürzung GoBD steht für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Das Regelwerk hält die Anforderungen fest, die an die digitale Aufbewahrung von Dokumenten gestellt werden.
Es enthält die Vorgaben, die Unternehmen befolgen müssen, um den handels- und steuerrechtlichen Bestimmungen gerecht zu werden. Diese Vorgaben betreffen die Buchführung, Aufzeichnungen und die elektronische Aufbewahrung von Dokumenten.
Diese Grundsätze müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweisbar erfüllt werden und erhalten bleiben.
Revisionssichere Archivierung
Die revisionssichere Archivierung wird häufig im Kontext der Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) genannt. Revisionssicherheit bedeutet, dass Dokumente vor einer Revision, also einer Veränderung geschützt sind. Dokumente, die revisionssicher gespeichert sind, können nicht geändert oder manipuliert werden.
Revisionssicher gespeicherte Dokumente müssen
- im Original (oder als Scan)
- unverlierbar
- unveränderbar
- jederzeit verfügbar
- lesbar
aufbewahrt werden.
AO, HGB und Aufbewahrungsfristen
Jeder Gewerbetreibende ist dazu verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzuheben. Dabei unterscheidet man in Fristen von sechs und von zehn Jahren. Die Grundlagen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen finden Sie im Steuerrecht und im Handelsrecht. Beim Steuerrecht werden die Vorgaben in der Abgabenordnung (AO), beim Handelsrecht im HGB (Handelsgesetzbuch) geregelt.
Welche Unterlagen ein steuerpflichtiger Unternehmer aufbewahren muss, sind in § 147 AO genau aufgelistet.
DSGVO
Die DSGVO regelt EU-weit die Vorgaben für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Unternehmen und Behörden. DSGVO steht für „Datenschutzgrundverordnung“. Die Schwierigkeit für Unternehmen besteht darin, personenbezogene Informationen insbesondere in unstrukturierten Dokumenten zu verwalten. Dokumente, E-Mails oder Notizen, all diese können personenbezogene Daten enthalten, die nach DSGVO archiviert, verwaltet, geschützt und kontrolliert werden müssen.
Fazit
Ein digitales Archiv bietet die Möglichkeit, Geschäftsdokumente in digitaler Form aufzubewahren. Dadurch ergeben sich Kostenvorteile (z.B. Miet- und Suchkosten) und Arbeitsprozesse werden effizienter. Ein Dokumentenmanagementsystem bietet die Möglichkeit zur digitalen Aufbewahrung unter Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften.
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Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung. Bei tiefergehenden Fragen wenden Sie sich bitte an einen Steuerberater oder einen Rechtsanwalt.
