Spätestens seit der Corona-Pandemie ist die Anzahl der Personen gestiegen, die teilweise oder ganz von zu Hause aus arbeiten. In 2020 standen Unternehmen vor der Herausforderung, ihren Mitarbeitenden ein Arbeiten von zu Hause zu ermöglichen. Zumindest in den Berufen, wo eine Heimarbeit möglich und sinnvoll ist.
Nicht selten sahen sich Unternehmen spätestens dann vor dem Problem, die Digitalisierung nicht genug voran getrieben zu haben. Denn: Wer mobil arbeiten soll, muss in der Lage sein, auf benötigte Informationen und Dokumente digital zugreifen zu können.
Damit einher gehen auch analoge Arbeitsprozesse, die sich nicht vollständig digital abbilden lassen (Stichwort: Unterschriften einholen). Ebenfalls sind Mitarbeitende, die Berge von Akten mit nach Hause nehmen, nicht mehr zeitgemäß. Diese begehen oftmals auch Verstöße gegen die Datenschutz-Grundverordnung oder die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung.
Laut einer Studie des Leibnitz Zentrum für Europäische Wirtschaftsforschung aus 2022, erwarten Unternehmen, dass im Durchschnitt ein Drittel der Belegschaft mindestens einmal wöchentlich von zu Hause aus arbeiten wird. Folgender Beitrag beleuchtet die Vorteile von mobilem Arbeiten und zeigt Lösungen auf, wie Unternehmen das mobile Arbeiten effizient und rechtssicher sicherstellen können.
Was bedeutet mobiles Arbeiten?
Unter Mobiles Arbeiten versteht man den Umstand, dass Menschen ihrer beruflichen Arbeit nachgehen ohne dafür einen festen Arbeitsplatz aufsuchen zu müssen. Durch die Ortsunabhängigkeit können Mitarbeitende von verschiedenen Orten aus arbeiten: Sei es von zu Hause, in Coworking Spaces oder unterwegs (z.B. im Zug).
In dem Zusammenhang wird vermehrt auch von Remote Work gesprochen. Die Konzepte sind sich sehr ähnlich, wobei mobiles Arbeiten die Flexibilität in der Wahl des Arbeitsplatzes betont. Bei Remote Work geht es darum, dass man von einem festen Arbeitsplatz aus arbeitet, der nicht in der Arbeitsstätte gelegen ist.
Ermöglicht wird mobiles Arbeiten durch den Einsatz verschiedener Technologien: Digitale Kommunikationstools wie E-Mail und Videokonferrenz-Tools sorgen dafür, dass die Zusammenarbeit und der Austausch innerhalb von Teams gewährleistet ist.
Cloud-Dienste oder Projektmanagement-Software sorgt dafür, dass die für die Arbeit notwendigen Informationen vorhanden sind und die Arbeit transparent dokumentiert ist. Für das ortsunabhängige Arbeiten sind mobile Endgeräte und Laptops sowie eine stabile und funktionierende Internetverbindung essentiell.
Was sind die Vorteile von ortsunabhängigem Arbeiten?
Die Vorteile von mobilem Arbeiten liegen auf der Hand:
- Flexibilität: Mobiles Arbeiten ermöglicht es den Mitarbeitenden, ihre Arbeitszeiten und den Arbeitsort besser an die persönlichen Bedürfnisse anzupassen. Die verbesserte Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben kann sich positiv auf die Work-Life-Balance auswirken.
- Zeitersparnis: Wer den Arbeitsort frei wählen kann, spart sich dadurch den Weg zur Arbeit. So kann der Pendelverkehr reduziert werden und dem Mitarbeitenden selbst steht mehr Zeit zur Verfügung.
- Erhöhte Produktivität: Studien zeigen, dass Mitarbeitende in der mobilen Arbeit produktiver arbeiten. Dies lässt sich u.a. dadurch erklären, dass die Person die Arbeitsumgebung selber wählen und für optimale Bedingungen sorgen kann. Dies kann das effizientere Arbeiten fördern.
- Höhere Mitarbeiterzufriedenheit: Die Freiheit, seinen Arbeitsplatz (zumindest eingeschränkt) frei wählen zu können, wirkt sich positiv auf die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeitenden aus. In Zeiten des Personalmangels ist mobiles Arbeiten und Home Office ein zentraler Faktor, den Arbeitnehmende bei der Arbeitssuche berücksichtigen.
Herausforderungen beim Mobilen Arbeiten
Trotz der Vorteile gibt es auch Herausforderungen. Unternehmen sind verpflichtet, die Datensicherheit auch beim mobilen Arbeiten sicherzustellen. Die Isolation der Teammitglieder kann dazu führen, dass sich das Gemeinschaftsgefühl verringert. Das kann sich negativ auf die Unternehmenskultur auswirken.
Flexibles Arbeiten kann dazu führen, dass Mitarbeitende Mehrarbeit leisten und Überstunden aufbauen. Eine Studie des Deutschen Gewerkschaftsbundes aus 2021 hat gezeigt, dass im „neuen Normal“ unbezahlte Mehrarbeit, „die außerhalb der vereinbarten Arbeitszeit“ liegt, häufiger vorkommt. Die flexible Gestaltung des Arbeitsortes sollte nicht dazu führen, dass die gesetzlichen Regelungen des Arbeitsschutzes ausgehebelt werden. Für das mobile Arbeiten gelten gleichermaßen die gesetzlich verordneten Arbeitsregelungen.
Gesetzliche Regelungen zur Arbeit
Das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) regelt als zentrales Gesetz die Sicherheit und den Gesundheitsschutz von Arbeitnehmern in Deutschland. Der Arbeitgeber trägt dafür die Verantwortung, dass sichere und gesunde Arbeitsbedingungen bei Mitarbeitenden vorliegen.
Das Arbeitszeitgesetz ArbZG reglementiert die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer. Dies geschieht ebenfalls zum Schutz der Gesundheit und Sicherheit und soll die Work-Life-Balance fördern.
Das Arbeitszeitgesetz legt unter anderem die maximale Arbeitszeit, Ruhezeiten und Pausenregelungen fest. So sollte die werktägliche Arbeitszeit grundsätzlich 8 Stunden nicht überschreiten. Im Zweifel kann auf bis zu zehn Stunden verlängert werden (näheres siehe § 3 ArbZG).
Nach Beendigung der täglichen Arbeit muss eine ununterbrochene Ruhezeit von elf Stunden gewährleitet werden (§ 5 Abs. 1 ArbZG).
Haben Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer einen gesetzlichen Anspruch auf mobiles Arbeiten?
Stand Sommer 2024 gibt es in Deutschland keinen allgemeinen gesetzlichen Anspruch auf mobiles Arbeiten. Dennoch wurden in den letzten Jahren verschiedene Initiativen eingeführt, die das Thema vorantreiben. Die deutsche Bundesregierung hat in der Vergangenheit mehrfach über ein „Recht auf Homeoffice“ diskutiert.
In einigen Branchen können Tarifverträge vereinbarte Regelungen zum mobilen Arbeiten enthalten. Darüber hinaus können auch individuelle Vereinbarungen zwischen dem Arbeitnehmer und Arbeitgeber getroffen werden.
Cloud-DMS: Die Lösung für mobiles Arbeiten
Software-Lösungen bieten den Vorteil, dass Mitarbeitende die Möglichkeit erhalten, ortsunabhängig zu arbeiten. Zeitgleich kann der Aspekt der Sicherheit berücksichtigt werden.
Essenziell für den Erfolg des mobilen Arbeitens ist es, die gleichen Voraussetzungen wie am Arbeitsplatz zu schaffen. Das heißt: Wer von zu Hause aus arbeitet, muss den vollen Zugriff auf alle relevanten Dokumente und Informationen im Unternehmen erhalten.
Ein DMS aus der Cloud bietet sich hierbei als ideale Lösung an. Das DMS unterstützt alle wesentlichen Funktionen für eine gelungene Dokumentenverwaltung wie Volltextsuche, Verschlagwortung von eingehenden Informationen und die Erstellung unternehmensspezifischer Workflows und mitarbeiterbezogener Benutzerrollen.
Ortsunabhängiges Arbeiten – mit einem DMS auf der sicheren Seite
Eine weitere Sorge vieler Unternehmer sind rechtliche Aspekte. Wer jedoch für das mobile Arbeiten auf eine DMS-Lösung setzt, kann sicher sein, die Vorgaben von DSGVO und GoBD einzuhalten. So schützen beispielsweise die bereits erwähnten Nutzerprofile personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff. Zudem sind gängige Fristen zur Aufbewahrung von Dokumenten in den Systemen hinterlegt, sodass diese automatisiert eingehalten werden.
Mit Scopevisio Documents bieten wir Ihnen ein hochsicheres Dokumentenmanagementsystem aus der Cloud. Damit können Mitarbeitende auf relevante Dokumente und Informationen jederzeit und von überall aus zugreifen. Mit Hilfe von „Workflows“ lassen sich zusätzlich Arbeitsprozesse automatisieren, z.B. im Vertragsmanagement. Jetzt mehr erfahren auf www.scopevisio-documents.com
Fazit
Mittlerweile stellt mobiles Arbeiten ein zentraler Faktor der modernen Arbeitswelt da. Die Vorteile sind erhöhte Flexibilität, Zeitersparnis sowie eine erhöhte Produktivität, wie Studien zeigen. Durch die verbesserte Vereinbarkeit von Familie und Beruf steigt die Zufriedenheit und die Work-Life-Balance der Mitarbeitenden.
Mobiles Arbeiten hat gleichzeitig die Schwächen der Digitalisierung in vielen Unternehmen sichtbar gemacht. Unternehmen stehen in der Verantwortung, Zugang zu digitalen Informationen und Dokumenten zur Verfügung zu stellen. Auch beim mobilen Arbeiten gilt die Wahrung von Datenschutz und Sicherung der Daten.
Ein Cloud-DMS bietet Unternehmen eine kostengünstige und effiziente Lösung, mit der Mitarbeitende ortsunabhängig auf Dokumente und Informationen zugreifen können. Zeitgleich werden höchste Sicherheitsstandards eingehalten und die Daten des Unternehmens vor unbefugtem Zugriff geschützt. Mobiles Arbeiten kann für Unternehmen eine Möglichkeit sein, die Arbeitgeberattraktivität zu erhöhen und dringend benötigte Fachkräfte und Personal langfristig an sich zu binden.
