Revisionssichere Archivierung: Was heißt das eigentlich?

Wenn es darum geht, Belege im Unternehmen rechtskonform aufzubewahren, fällt oft der Begriff „revisionssicher“. Doch was genau versteht man darunter? Unser Blogbeitrag erläutert, was die revisionssichere Archivierung ausmacht.

Verträge, Angebote, Rechnungen – immer mehr Dokumente liegen im Unternehmen digital vor. Da ist es nur konsequent, diese auch digital zu archivieren. Denn ein digitales Archiv bietet nicht nur den Vorteil, dass weniger Platz benötigt wird. Digital archivierte Dokumente können außerdem unkompliziert abgelegt und  schneller wiedergefunden werden.

Bei aufbewahrungspflichtigen Dokumenten, wie zum Beispiel Rechnungen, gelten bestimmte Vorgaben für die Aufbewahrung. So hat der Gesetzgeber Zeiträume definiert, wie lange bestimmte Informationen aufbewahrt werden müssen. Bei Rechnungen sind dies zehn Jahre.

In dieser Zeit muss der Zugriff auf die aufbewahrungspflichtigen Belege jederzeit schnell und einfach möglich sein. So müssen Firmen zum Beispiel bei einer unangekündigten Betriebsprüfung Ihre Unterlagen offenlegen können – ansonsten drohen Bußgelder. An aufbewahrungspflichtige Dokumente werden aber noch weitere rechtliche Anforderungen gestellt. Und genau hier kommt die revisionssichere Archivierung ins Spiel.

Was bedeutet revisionssicher?

Im Wort „revisionssicher“ steckt der Begriff Revision, der aus dem Lateinischen (revidere – wieder(an)sehen) stammt. Revision bedeutet übersetzt Überprüfung, Untersuchung oder Durchsicht.

Der Begriff der revisionssicheren Archivierung stammt aus der Betriebswirtschaft und bezieht sich ursprünglich nur auf aufbewahrungspflichtige Informationen und Dokumente. Inzwischen wird er aber oft auch generell für die verfälschungssichere, langfristige Archivierung von Daten benutzt.

Definition revisionssichere Archivierung

Unter revisionssicherer Archivierung versteht man die Aufbewahrung von digitalen Dokumenten mit Hilfe von technischen Lösungen und Verfahren, die sicherstellen, dass die Dokumente jederzeit auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar, vollständig und fälschungssicher sind. Durch die revisionssichere Archivierung werden die rechtlichen Anforderungen an digitale Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten erfüllt.

Kurz gesagt: Revisionssicher archivieren heißt manipulationssicher archivieren.

Relevant für die Revisionssicherheit ist dabei nicht nur die verwendete Software. Wichtig sind auch die zugehörigen internen Prozesse. Revisionssicherheit ist ein ganzheitliches Konzept, das sich auf

• Hardware,
• Software (z.B. ein DMS) und deren Zertifizierung durch unabhängige Wirtschaftsprüfer sowie
• interne Abläufe bezieht.

Welche Gesetze und Normen regeln die Archivierung von steuerrelevanten Unterlagen?

Elektronische Archivsysteme müssen in Deutschland bestimmten Anforderungen genügen, die festgehalten sind

• im Handelsgesetzbuch (§§ 239, 257 HGB)
• in der Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO),
• in den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Mit den GoBD will der Gesetzgeber sicherstellen, dass für die elektronische Archivierung vergleichbar strenge Standards gelten wie für die traditionelle Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten in Papierform.

Die revisionssichere Archivierung ist ein Teilaspekt in den genannten Gesetzen und Verordnungen.

Der Begriff der Revisionssicherheit existiert seit 1992. Er wurde erstmals vom deutschen Unternehmensberater und Autor Ulrich Kempffmeyer aufgebracht. Der Fachverband Organisations- und Informationssysteme (VOI) veröffentlichte im Jahr 1996 einem „Code of Practice“ zum Thema.

Durch welche Merkmale zeichnet sich Revisionssicherheit aus?

Wer die Datenspeicherung gesetzteskonform durchführen möchte, muss verschiedene Anforderungen beachten. Aus den Vorschriften des HGB, der AO und der GoBD ergeben sich mehrere Kriterien für die Revisionssicherheit. Zu diesen hat der Verband VOI zehn Merksätze zur revisionssicheren elektronischen Archivierung formuliert. Folgende Punkte sollten Sie beachten, wenn Sie Dokumente archivieren.

Ordnungsmäßigkeit

Bei der Archivierung müssen die rechtlichen und unternehmensinternen Richtlinien beachtet werden.

Vollständigkeit

Auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst dürfen keine Informationen (keine Dokumente, aber auch keine Metadaten) verloren gehen.

Zeitgerechte Archivierung

Unternehmen müssen jedes Dokument zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt archivieren.

Unveränderbarkeit

Das Dokument muss mit dem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden.

Nutzung nur durch Berechtigte

Die Archivierung muss so erfolgen, dass nur berechtige Personen auf die Daten zugreifen können.

Wiederauffindbarkeit

Alle Informationen müssen so archiviert werden, dass sie jederzeit auffindbar sind.

Einhaltung der Aufbewahrungsfristen

Ein Dokument darf erst nach Ablauf der vorgegebenen Aufbewahrungsfrist gelöscht werden.

Schutz vor Verlust

Es muss dauerhaft sichergestellt sein, dass Daten nicht verloren gehen.

Dokumentation

Das Archivierungsverfahren muss dokumentiert werden.

Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

Änderungen müssen grundsätzlich protokolliert werden.

Für welche Unternehmen ist die revisionssichere Archivierung relevant?

Die Archivierungspflicht betrifft Unternehmen, Geschäftsleute, Handelsgesellschaften und juristische Personen gleichermaßen.

Unabhängig davon, ob ein Unternehmen buchführungspflichtig ist oder eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellt, ist es an die Aufbewahrungsplicht gebunden.

Unternehmer müssen somit für alle aufbewahrungspflichtigen Dokumente sicherstellen, dass diese ohne Ausnahmen revisionssicher archiviert sind.

Die Bedeutung einer revisionssicheren Archivierung steigt allerdings mit der Größe und der zunehmenden Komplexität der Prozesse eines Unternehmens. Denn mit steigender Anzahl und Komplexität der Geschäftsvorfälle wird es schwieriger, die Übersicht über alle steuerrelevanten Unterlagen zu behalten und deren gesetzeskonforme Aufbewahrung sicherzustellen. Schließlich müssen im Falle einer Betriebsprüfung die notwendigen Unterlagen innerhalb einer angemessen kurzen Zeit der Finanzbehörde vorgelegt werden können.

Welche Unterlagen müssen revisionssicher archiviert werden?

Steuerrelevante Dokumente wie zum Beispiel Eingangs- und Ausgangsrechnungen, E-Mails mit geschäftsrelevanten Informationen oder auch Handels- und Geschäftsbriefe müssen revisionssicher abgelegt werden.

Welche Unterlagen im Einzelnen betroffen sind, ist in §147 Abgabenordnung (AO) geregelt. Es sind dies:

•   Bücher und Aufzeichnungen
•   Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte und Eröffnungsbilanzen (inkl. Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen)
•   Buchungsbelege
•   Empfangene und versandte Geschäfts- und Handelsbriefe
•   Für die Zollabwicklung erforderliche Unterlagen
•   Weitere Unterlagen, die für die Besteuerung relevant sind (z. B. Personalunterlagen)

Revisionssicherheit ist auch bei der rechtssicheren E-Mail-Archivierung ein wichtiger Aspekt.

Revisionssichere Archivierung sorgt dafür, dass steuerrelevante Unterlagen gesetzeskonform und sicher aufbewahrt werden.

Je nach Branche müssen auch weitere Informationen revisionssicher gespeichert werden, zum Beispiel Akten in der pharmazeutischen Forschung oder Patientenakten in der Medizin.

Revisionssichere Archivierung und das papierlose Büro

Eine revisionssichere Archivierung kann Unternehmen auch auf dem Weg zum papierlosen Büro unterstützen: Denn laut GoBD und einem entsprechenden Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) können Papierbelege, wie etwa Rechnungen, nach dem Einscannen in vielen Fällen vernichtet werden. Das heißt, es ist ausreichend, wenn nur die digitale Version aufbewahrt wird. Dafür müssen jedoch einige Voraussetzungen erfüllt werden, wie zum Beispiel die Erstellung einer Verfahrensdokumentation. 

Was sind die Vorteile eines elektronischen Archivs?

Wer seine geschäftlichen Dokumente als PDF-Dateien auf einem lokalen Datenträger oder in der Cloud archiviert, wird den Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung nicht gerecht. Viel zu einfach wäre es möglich, Daten zu manipulieren oder einzelne Dokumente zu löschen.

Um eine sachgerechte und gesetzeskonforme Aufbewahrung der Unterlagen zu gewährleisten, sind eine professionelle Archivierungsfunktionen notwendig, wie zum Beispiel ein Dokumentenmanagementssystem (DMS) sie bietet. Dieses stellt sicher, dass alle Unterlagen, die im Unternehmen eingehen, in einem elektronischen Archiv zentral gespeichert werden.

Das elektronische Archiv hat viele Vorteile:

• Einsparung von Lagerraum und Archivsystemen (Regalen)
• Schutz vor Verlust durch Überschwemmung oder Brand
• Schutz vor Diebstahl
• Kosteneinsparung bei Papier, Toner und Drucker
• Problemlose Langzeitarchivierung über Monate und Jahre, ohne Gefahr des Ausbleichens
• Zeitersparnis durch schnelle Wiederauffindbarkeit von Dokumenten

In einem elektronischen Archiv werden Dokumente unveränderbar und über die gesamte Dauer der vom Gesetz bestimmten Aufbewahrungsfristen aufgehoben. Somit werden Auskünfte gegenüber dem Finanzamt im Falle einer Steuerprüfung deutlich erleichtert.

Wie unterstützt Software die revisionssichere Archivierung?

Bei der Software, die für eine sichere Dokumentenarchivierung eingesetzt wird, handelt es sich zumeist um Dokumenten-Management-Systeme (DMS) bzw. Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM).

Oft kommen in kleineren und mittleren Unternehmen DSM aus der Cloud zum Einsatz. In diesem Fall wird das DMS online genutzt. Cloud-DMS garantieren höchste Datensicherheit dank Speicherung in deutschen Hochsicherheits-Rechenzentren und verschlüsselter Übertragung.

Gute DMS/ECM-Lösungen haben viele nützliche Funktionen, die dabei helfen, die rechtskonforme Archivierung zu unterstützen. Dadurch wird der Aufwand für den Anwender minimiert.

Über digitale Schnittstellen können Daten – etwa im Rahmen der Steuerprüfung – einfach übertragen werden.

Zertifizierung von revisionssicheren Archivsystemen

Hersteller von DMS-Software, elektronischen Archivsystemen oder Buchhaltungssoftware lassen ihre Produkte häufig durch unabhängige Dritte im Hinblick auf Revisionssicherheit zertifizieren.

Typischerweise findet die Zertifizierung durch Wirtschaftsprüfer vor Ort statt. Das IDW (Institut der Wirtschaftsprüfer in Deutschland) hat mit der Verlautbarung IDW RS FAIT 3 eine Prüfungsrichtlinie für DMS-Systeme entwickelt.

Eine Zertifizierung ist auch durch die TÜV-Informationstechnik (TÜViT) möglich. Hier werden die Prüfkriterien des Verbands für Organisations- und Informationssysteme (VOI) zugrunde gelegt.

Fazit

Revisionssichere Archivierung stellt sicher, dass Unternehmen die für die Besteuerung wichtigen Dokumente im Einklang mit gesetzlichen Vorgaben aufbewahren. Es handelt sich hierbei um Vorgaben der GoBD, des HGB, der AO und um weitere Normen und gesetzliche Regelungen.

Sind die Daten revisionssicher archiviert, können sie im Falle einer Betriebsprüfung mit relativ geringem Aufwand von der Finanzbehörde überprüft werden.

Außerdem bietet eine elektronische Archivierung weitere Vorteile, beispielsweise eine Unterstützung auf dem Weg zum papierlosen Büro. Mithilfe einer guten DMS-Software kann sowohl eine revisionssichere Archivierung von Steuerunterlagen als auch die weitere Digitalisierung der Geschäftsprozesse deutlich vereinfacht werden.