Bevor wir über die Vorteile von ERP Software sprechen, untersuchen wir, was ERP eigentlich ist und welche Module und Funktionen in einem ERP System enthalten sind.
Im Anschluss gehen wir noch auf weitere interessante Aspekte rund um ERP Software und Prozessoptimierung ein.
Was ist ERP?
ERP – Enterprise Resource Planning – ist ein schwammiger Begriff, denn streng genommen ist alles, was ein Unternehmen ausmacht, eine Ressource: Materielle ebenso wie immaterielle Vermögensgegenstände, Geld, Forderungen, Menschen, Informationen, Daten, Dokumente, Kunden, Zeit, das Wissen in den Köpfen, das Ranking bei Google.
Eine unternehmensweite Ressourcenplanung müsste alle Assets und Prozesse abbilden, die mit diesen Unternehmensteilen zu tun hat.
In der betrieblichen Realität bezieht sich Enterprise Resource Planning meist auf bestimmte Bereiche und Prozesse. Deshalb gleicht ERP vielerorts heute noch einem Flickenteppich.
Nehmen wir als Beispiel die Auftragsabwicklung. Sie umfasst Beschaffung, Bestellung, Warenwirtschaft, Fertigung, Logistik, Implementierung, Abrechnung, Wartung und Service, Reklamationsbearbeitung, Belegfluss und so weiter.
Vielerorts werden solche komplexen Vorgänge nicht durchgängig abgebildet. Insbesondere zwischen administrativen Tätigkeiten und Werkshalle klafft oft eine Lücke.
Was ist ERP Software?
In der Welt der Software hat es sich eingebürgert, folgende Anwendungen oder Module unter dem Begriff ERP Software zusammenzufassen:
- Finanzbuchhaltung
- Anlagenbuchhaltung
- Lohnbuchhaltung
- Abrechnung (Faktura)
- Projektmanagement
- eCommerce
- Warenwirtschaft
- Produktionsplanung und -steuerung
- Lagerverwaltung und Logistik
- Dokumentenmanagement
Eine ERP Lösung kann alle oder einen Teil davon enthalten, je nachdem, welche Anforderung Ihr Unternehmen hat und welche Module Ihr Anbieter zur Verfügung stellt. Regelmäßig enthalten ERP Systeme auch ein Enterprise Content Management (ECM) bzw. Dokumentenmanagementsystem (DMS). Dieses ist wichtig, um Dokumente, wie beispielsweise Belege, revisionssicher und GoBD-konform zu speichern und mit dem zugrunde liegenden Vorgang zu vernetzen.
Transparenz, Schnelligkeit und verminderter Suchaufwand sind starke Argumente, auch ohne ERP zunächst einmal ein DMS einzuführen.
ERP Systeme einführen
Die meisten Unternehmen stampfen auch nicht von heute auf morgen eine neue Komplettlösung aus dem Boden. Sie führen ERP Module schrittweise ein und integrieren sie über Schnittstellen in ihre vorhandene IT-Umgebung. Es entsteht eine Hybrid-Lösung mit einem führenden System und weiterer angebundener Software. Diese kann Eigenentwicklungen umfassen oder auch Module anderer Anbieter, die Ihr ERP Hersteller nicht im Gepäck hat.
ERP alleine genügt nicht
Wie gesagt, selbst umfangreiche ERP Systeme können nicht alles abdecken. Sie benötigen zusätzlich:
- ein Customer Relationship Management System (CRM) für Marketing und Vertrieb
- vielleicht eine Marketing Automation-Lösung
- ein Entgeltabrechnungssystem und/oder Personalverwaltungssoftware
- ein Produktionsplanungs- und Steuerungssystem (PPS), falls Sie eine Fertigung haben
- ein Ticketsystem für Reklamationen und Service
Die Liste ließe sich fortsetzen. Aber das Prinzip ist klar: Je mehr Prozesse Sie in Ihr ERP integrieren und dadurch miteinander vernetzen und verzahnen, umso effizienter arbeiten Sie und umso besser können Sie Ihr Unternehmen steuern. Deshalb ist es wichtig, ein ERP System auszuwählen, das offene Programmierschnittstellen (APIs) für die Integration von Drittanbieter-Software hat.
Betrachten wir nun einige ausgewählte Ergänzungen zum ERP.
CRM ergänzt ERP
Bevor ein Projekt begonnen oder ein Produkt hergestellt wird, benötigt das Unternehmen Aufträge, die in den Bereichen von Marketing, Vertrieb und Kundenbetreuung generiert werden – Bereiche, die klassische Einsatzgebiete von CRM (Kundenbeziehungsmanagement)-Software sind. Um betriebliche Abläufe möglichst umfassend abzubilden, sollten CRM und ERP integriert sein. Wenn diese beiden Systemteile von verschiedenen Anbietern stammen, entstehen zwangsläufig Reibungsverluste und Insellösungen.
DMS ergänzt CRM und ERP
Quer durch alle Unternehmensprozesse ziehen sich Korrespondenzen, Verträge, Dokumente, Absprachen, Spezifikationen, Belege und unzählige Informationen, die ganz eigene Ressourcen darstellen und für die Planung und Steuerung von Prozessen wichtig sind. Im Idealfall ist also auch ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) in die Unternehmenssoftware integriert.
Marktüberblick über ERP verschaffen
Wer sich für ERP Systeme interessiert, sollte den Cloud Unternehmertag besuchen. Diese jährliche Kongressmesse ist ein Top Event im Köln-Bonner Raum. Es gibt kaum eine bessere Gelegenheit, um sich umfassend über Unternehmenssoftware zu informieren.
10 Vorteile von ERP Systemen
Enterprise Resource Planning-Systeme oder kurz ERP Systeme unterstützen Ihre Geschäftsprozesse. Wie? ERP Software ist in der Lage, von CRM über Projekte und Rechnungswesen bis hin zu Buchhaltung und Reporting alle Geschäftsprozesse abzubilden. Integrierte ERP Lösungen helfen Ihnen bei der Planung, Steuerung und Kontrolle von Ressourcen wie Kapital, Betriebsmittel, Material, Personal und IT-Systeme.
Ziel der Enterprise Resource Planning Systeme ist es, Ihr Unternehmen noch ein Stück perfekter zu machen. Die Qualität der Geschäftsprozesse nimmt durch den Einsatz von ERP Software zu, während die Kosten abnehmen.
Wir haben zehn Gründe zusammengefasst, weshalb jedes Unternehmen ERP Software einsetzen sollte.
Gemeinsame Datenbasis
ERP Systeme schaffen eine einheitliche Datenbasis für alle Abteilungen quer durch das gesamte Unternehmen (engl. Enterprise). Das verbessert die Transparenz, den Informationsfluss und die Kommunikation. Redundanzen, Inkonsistenzen und doppelter Erfassungsaufwand gehören der Vergangenheit an.
Einheitlichkeit und Transparenz
ERP Software ist modular aufgebaut und vernetzt die Daten verschiedener Unternehmensbereiche. Warenwirtschaft und Lagerhaltung, Vertrieb und Service, Buchhaltung und Projektmanagement können relevante Daten aus den jeweils anderen Bereichen aufrufen und profitieren von einheitlichen, vollständigen Informationen. Transparente Informationen stehen im gesamten Unternehmen zur Verfügung – schließlich ziehen sich ja auch die Prozesse durchs gesamte Unternehmen. Dadurch werden bereichsübergreifende Business Intelligence (BI)-Auswertungen möglich.
Prozessoptimierung
Workflows und Prozesse Ihres Unternehmens werden schon bei der Einführung eines ERP Systems auf den Prüfstand gestellt. Die Software unterstützt häufig Business Best Practices und die Einhaltung von Compliance Regeln. Verfahrensdokumentationen, die vom Gesetzgeber gefordert werden, erledigt das ERP System nebenbei mit, weil es alle Aktivitäten protokolliert.
Die Anbieter von ERP Software unterstützen ihre Kunden bei der Einführung neuer Module oder Systeme. Sie wissen, welche Anforderungen wie umgesetzt werden können. Bei der Anbieter-Auswahl sollten Sie darauf achten, dass Ihr Software Anbieter bereits andere Unternehmen aus Ihrer Branche im Portfolio hat.
Zusammenarbeit verbessern
ERP Systeme fördern die elektronische Zusammenarbeit (E-Collaboration) insbesondere durch Dokumentenmanagement (DMS)- und Projektmanagement-Systeme. Durch Versionierung und Wiederherstellung können verteilte Teams mit denselben Dokumenten und Informationen über große Entfernungen zusammenarbeiten. Zugriffsbeschränkungen verhindern, dass Geschäftsgeheimnisse nach außen dringen.
Bessere Berichte für die Unternehmenssteuerung
Vollständige, verlässliche und aktuelle Zahlen für das Management werden im ERP System integriert und vernetzt. Das ermöglicht flexible und aussagekräftige Berichte. Ein gutes ERP System unterstützt sowohl Standardberichte als auch individuelle Auswertungen, die Sie selbst zusammenstellen. So entsteht ein Reporting nach Maß zur Steuerung aller Unternehmensbereiche. Vom Geschäftsführer über die Abteilungsleitung bis hin zur Sachbearbeitung sind alle Unternehmensebenen jederzeit auskunftsfähig.
Fehlerquellen eliminieren
Die Daten werden nicht mehr doppelt erfasst, daher entstehen keine Übertragungsfehler und Inkonsistenzen. Rechnungen werden durch die ERP Software automatisiert, vollständig und korrekt erstellt, da Positionen und Abrechnungsdaten aus dem System übernommen werden. Das Reporting/Controlling bekommt keine widersprüchlichen Angaben zu demselben Sachverhalt.
Zeitersparnis
ERP Systeme verarbeiten Prozesse rationell. Erfassungsaufwand und redundante Arbeiten fallen weg. Der Suchaufwand verringert sich. Die Zeitersparnis bedeutet auch einen Wettbewerbsvorteil. Dank Prozess-orientierter Workflows greifen automatisierte und manuelle Arbeiten nahtlos ineinander. Das senkt die Lohnstückkosten und die Durchlaufzeiten – Sie arbeiten mit einem ERP System effizienter und produktiver.
Die Funktionen Ihrer ERP Software können Sie in aller Regel selbst konfigurieren und schnell an sich ändernde Anforderungen anpassen. Dadurch können Verbesserungen zeitnah umgesetzt werden und Ihr Unternehmen zieht an langsameren Wettbewerbern vorbei.
Kostensenkung
Die Einführung von ERP Systemen reduziert den Verwaltungsaufwand enorm, weil Ihre Unternehmensabläufe reibungslos ineinander greifen. Just-in-Time-Lieferungen und -Leistungen werden durch Ressourcenoptimierung ermöglicht. Unnötige Lagerhaltung oder Vorhalten von Personal werden vermieden. Das elektronische Rechnungswesen erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen und die digitale Archivierung von Dokumenten spart Regalplatz und Büromaterial, vor allem aber Zeit.
Erfolgreiche Projektsteuerung
Der 360-Grad-Blick auf Projekte und Projektressourcen erleichtert und verbessert die Planung und das Controlling bei Projekten. Die Erfassung, Dokumentation und Abrechnung von Lieferungen und Leistungen wird erleichtert. Ist eine Finanzbuchhaltung integriert, kann auch eine Deckungsbeitragsrechnung für Projekte rasch abgerufen werden.
Sie sehen – je mehr Module Sie in Ihr ERP System integrieren, je mehr Funktionen Sie abdecken, umso mehr Nutzen ziehen Sie aus der Einführung dieser Software.
Mitarbeitermotivation
Langweilige Routineaufgaben werden durch ERP Software automatisiert, Abläufe vereinfacht und verschlankt. Die Mitarbeiter empfinden weniger Druck und mehr Arbeitszufriedenheit. Sie haben Erfolgserlebnisse und müssen weniger Überstunden machen. Das motiviert und bindet wertvolle Fachkräfte an Ihr Unternehmen.
ERP Systeme und Datenschutz
Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) hat Fragen von Datenschutz und Datensicherheit abermals ins Gedächtnis gerückt. ERP Software hilft Unternehmen, die strengen Bestimmungen im deutschen Datenschutz einzuhalten. Voraussetzung ist, dass Ihre Software in Deutschland oder der EU gehostet wird.
DSGVO-Anforderungen und ERP Systeme
Einige Anforderungen der DSGVO sind:
Sie müssen die Einwilligung Ihrer Kontakte nachweisen, ob und in welchem Rahmen Sie deren Daten speichern und verarbeiten dürfen.
ERP Software ermöglicht Ihnen, Einwilligungen z. B. von einem Webformular direkt in Ihr CRM zu übernehmen und zu dokumentieren.
Sie dürfen nur so wenig Daten wie möglich bzw. so viele wie nötig speichern (Datenminimierung).
In ERP Systemen gibt es keine redundante Datenerfassung. Prozesse werden durchgängig abgebildet. Das bedeutet, dass Sie nur die notwendigen Daten Ihrer Kontakte speichern und das auch nur an einer Stelle.
Sie müssen in der Lage sein, einem Kontakt seine Daten komplett herauszugeben (Übertragbarkeit) oder alles, was ihn betrifft, aus Ihren Systemen zu löschen (Recht auf Vergessenwerden).
In einer ERP Software können Sie alle Daten, die mit einem Kontakt verknüpft sind, mit einer einfachen Filtersuche abfragen, extrahieren oder löschen.
Sie müssen die Vertraulichkeit personenbezogener Daten gewährleisten.
Zugriffsbeschränkungen und Benutzerrollen sorgen dafür, dass nur die befugten Mitarbeiter personenbezogene Daten einsehen und verarbeiten können.
Was fällt unter die „personenbezogenen Daten“?
Personenbezogene Daten (im Folgenden nur: Daten) lassen sich direkt oder indirekt einer Person zuordnen. Dazu gehören zum Beispiel Name, Anschrift, Telefonnummer, IP-Adresse, Cookies, Standortdaten, KFZ-Kennzeichen und biometrische Daten aus Überwachungskameras.
Besonders sensible Daten über Gesundheit, Bonität, Strafregister usw. sowie die Daten von Kindern unterliegen einem besonderen Schutz.
Lesen Sie weitere interessante Fakten zu diesem Thema in:
Wie eine integrierte Unternehmenssoftware die DSGVO-Einhaltung unterstützt
Was ist neu an der Datenschutz-Grundverordnung?
Fazit
Mit Enterprise Resource Planning, kurz ERP, arbeiten Unternehmen effektiver und effizienter. ERP Lösungen können dank mehrerer Module die Abläufe durchgängig digitalisieren und transparent abbilden. Das erstreckt sich vom CRM für Marketing und Vertrieb über Projekte und Warenwirtschaft bis hin zu Faktura und Finanzbuchhaltung. Dank einheitlicher Datenhaltung werden Daten nicht mehr doppelt erfasst und Informationen sind dort verfügbar, wo sie benötigt werden.
Mit ERP Systemen haben Manager den vollen Überblick über ihr Unternehmen. Wird das ERP zusätzlich in der Cloud gehostet, stehen Auswertungen in Echtzeit zur Verfügung. Das gefürchtete Planning Gap gehört der Vergangenheit an.
