Cloud ERP: Die Lösung für moderne Unternehmen

Unternehmen, die heute über die Einführung oder den Wechsel eines ERP-Systems nachdenken, kommen an Cloud ERP nicht mehr vorbei. Cloudbasierte ERP-Lösungen haben die Unternehmenswelt seit Beginn des 21. Jahrhunderts von Grund auf verändert. Doch was macht sie so besonders und wie lässt sich ihre Popularität erklären?

Was versteht man unter ERP?

ERP ist die Abkürzung für den englischen Begriff Enterprise Resource Planning und bezeichnet die Planung, Steuerung und Kontrolle von Ressourcen im Unternehmen. Zu den Ressourcen zählt man zum Beispiel Personal, Kapital, Material, Maschinen und Kapazitäten. Unterstützung bei der Resourcenplanung bietet Software-Anwendungen, die man als ERP-Systeme bezeichnet.

Ein ERP-System ist laut Gabler Wirtschaftslexikon eine Software, die „der funktionsbereichsübergreifenden Unterstützung sämtlicher in einem Unternehmen ablaufenden Geschäftsprozesse“ dienst. Basis ist eine umfassende Datenbank, in der Daten aus allen Unternehmensbereichen zusammenlaufen. In einem ERP-System könnnen also kaufmännische und technische Prozesse standardisiert und integriert abgebildet werden. 

Eine ERP-Lösung wartet mit einer breiten Palette an Funktionen auf. Und sie bringt Bereiche wie Finanzbuchhaltung, Produktions-, Personal-, Beschaffungs- und Supply-Chain-Management unter ein gemeinsames Dach.

Eine allgemeine Definition, welche Module zum ERP zählen, existiert jedoch nicht. So werden zum Beispiel das Customer Relationship Management (CRM) oder Dokumentenmanagementysteme (DMS) in der Regel als separate Bausteine gesehen. Im Idealfall bietet ein ERP-System Schnittstellen, um weitere Systeme nahtlos anzubinden.

Alle Daten aus einer Quelle – das ist der große Vorteil, den ERP-Systeme bieten. Die zentrale und einheitliche Datenbasis ermöglicht eine funktionsübergreifende, ganzheitliche Sicht auf das Unternehmen. Außerdem macht erst die Integration verschiedenener Funktionsbereiche die durchgängige Digitalisierung und ggf. Automatisierung von Geschäftsprozessen möglich. Dies wiederum erhöht die Produktivität im Unternehmen und hilft dabei, Kosten zu senken. Gegenüber isolierten Einzellösungen bieten ERP-Systeme somit viele Vorteile. Folgendes Video zeigt am Beispiel von Scopeviso, wie die verschiedenen Bereiche einer ERP-Software ineinandergreifen:

Was versteht man unter einem Cloud ERP?

Mit einem Cloud ERP ist heute in der Regel ein ERP-System gemeint, das in der Cloud eines externen Dienstleisters gehostet und auf Mietbasis – das heißt als SaaS (Software-as-a-Service) – angeboten wird. Somit kann ein Unternehmen bei einem Cloud ERP auf eine umfangreiche IT-Infrastruktur über ein Netzwerk zugreifen, ohne dabei eigene Server zu betreiben.

Cloud ERP vs. On-Premises ERP

Ein wesentlicher Unterschied zwischen Cloud ERP- und On-Premises ERP-Lösungen ist, dass die Letzteren intern auf unternehmenseigenen Servern gehostet werden. Cloud-ERP-Systeme werden dagegen auf der Cloud-Computing-Plattform eines Anbieters gehostet.

Auf der einen Seite behält ein Unternehmen, das Sofware On-Premise betreibt, die umfassende Kontrolle über die IT-Infrastruktur, die ERP-Software und die zu verarbeitenden Daten. Das ist auch ein Grund, warum On-Premise ERP-Systeme gegenüber reinen Cloud-Lösungen bei sehr speziellen Anforderungen nach wie vor bevorzugt werden.

Auf der anderen Seite muss eine Firma bei einem On-Premise ERP-System in der Regel einmalig einen relativ hohen Betrag investieren. Eine On-Premise-Lösung ist oft aufwendiger zu implementieren und teurer zu betreiben: Sie erfordert den Aufbau und die Pflege einer eigenen IT-Infrastruktur, dazu kommen Kosten für Hardware und Fachpersonal.

Seit wann gibt es Cloud-ERP?

Die Geschichte der ERP-Software geht auf die Einführung von Manufacturing Requirements Planing (MRP)-Systemen in den 1960ern zurück. Diese Lösungen sollten großen Unternehmen helfen, die Planung ihrer Produktionsbedarfe zu optimieren. Diese Systeme dienten in erster Linie der Materialbedarfsplanung (Material Requirement Planning), später wurden die Funktionalitäten auf die die Planung und Steuerung von Fertigungsprozessen (PPS/Produktionsplanung- und steuerung) ausgeweitet.

Erst in den 1990er Jahren entwickelte sich das „Material Requirement Planning“ zum „Enterprise Resource Planning“. In dieser Zeit wurde der Begriff ERP-System geprägt und die ersten Anwendung mit integrierten Funktionen für Vertrieb, Personal- und Rechnungswesen entsanden. Damit waren ERP-Lösungen nicht mehr nur auf den industriellen Einsatz beschränkt, sondern für alle Branchen geeignet. ERP-Systeme erhielten damit in den 1990ern den Einzug in viele mittelständische Unternehmen.

Die ersten cloudbasierten ERP-Lösungen kamen um die Jahrtausendwende auf den Markt. Dieser Trend blieb zunächst jedoch weitgehend unbeachtet, denn in den Nullerjahren bildeten On-Premise ERP-Systeme den unbestrittenen Standard.

Erst im folgenden Jahrzehnt begann sich die Situation langsam zu ändern. Auch wenn On-Premise ERP-Software ihre Bedeutung in Zukunft behalten dürfte, stehen die Chancen gut, dass Cloud ERP in diesem Jahrzehnt sie als neuer Standard ablöst.

Zwar sind es derzeit bevorzugt Office Anwendungen oder Software für HR und CRM, die in die Cloud betrieben werden, wie folgende Grafik des Branchenverbandes Bitkom (Bitkom Cloud Report 2023) zeigt:

Dennoch steigt das Interesse an Cloud ERP. In einer Studie des Analystenhauses Trovarit betrachten 25 Prozent der Befragten die Cloud als sehr relevant für den ERP-Einsatz.

Cloud ERP-Systeme sind mit ihren niedrigen Investitionskosten, ihrer hohen Skalierbarkeit und der einfachen mobilen Nutzung gerade in Zeiten vielfältiger Krisen und volatiler Märkte interessant für Unternehmen, die sich resilient aufstellen und gleichzeitig ihre Innovationsfähigkeit stärken wollen.

Welches sind die Vorteile eines Cloud ERP-Systems?

Ein cloudbasiertes ERP-System unterstützt Sie bestmöglich bei der Digitalisierung und Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse.

Im Vergleich zu herkömmlichen ERP-Systemen können insbesondere folgende Punkte hervorgehoben werden.

Einfache Erweiterbarkeit

Sie können bei einem Cloud ERP neue Funktionen und Add-Ons schnell und einfach hinzufügen. In Abhängigkeit von Ihren Bedürfnissen und vom ERP-System ist es möglich, ein POS-Kassensystem, eine mobile Lagerverwaltung, einen Webshop oder ein DMS zu integrieren. Auch zusätzliche Rechen- und Speicherressourcen, etwa zu Spitzenzeiten, lassen sich problemlos zeitnah dazuholen. Ebenso einfach lassen sich neue Nutzer auf das System hinzuschalten.

Entlastung der Unternehmens-IT

Wenn Unternehmen das ERP-System in eine Cloud auslagern, die von einem externen Dienstleister betrieben wird, entlastet das die IT-Abteilung. Der Dienstleister kümmert sich um den Betrieb der IT-Infrastruktur, Wartung, Updates, Sicherheit sowie Backups und Archivierung. Auf der Firmenseite besteht somit kein Bedarf, entsprechende Ressourcen vorzuhalten.

Flexibilität bei der Auswahl

Der modulare Aufbau von Cloud ERP ermöglicht Ihnen jederzeit, diejenigen Module und Funktionen hinzuzufügen, die Ihren Bedarf zum gegebenen Zeitpunkt optimal erfüllen. Kurze Einführungszeiten, der relativ geringe Aufwand bei der Inbetriebnahme und geringe Anforderungen an die Betreuung begünstigen diese Vorgehensweise. Im Unterschied zum On-Premise ERP vermeiden Sie so Investitionen in Features und Ressourcen, die Sie später gar nicht oder nur sehr eingeschränkt benötigen.

Kostentransparenz

Da die Bezahlung in der Regel mittels monatlicher Abrechnung per User oder in anderen Pay-per-Use-Modellen erfolgt, sind die Kosten transparent und langfristig planbar. Unerwartete Ausgaben etwa durch Instandhaltung, Wartung und Upgrades lassen sich so vermeiden.

Mobiles Arbeiten

Durch die mobile Nutzung, die Cloud ERP unterstützt, können Sie von überall arbeiten. Dabei spielt es keine Rolle, ob sie im Home-Office, auf einer Geschäftsreise oder beim Field-Service-Einsatz sind. Auch bei den Gerätetypen gibt es keine Einschränkungen: Ob Smartphone, Tablet, Notebook oder klassischer PC, alles ist möglich.

Was sind die Nachteile von Cloud ERP-Software?

Das Cloud Computing bringt auch einige Herausforderungen mit sich. Die folgenden Punkte sollen das verdeutlichen:

Abhängigkeit vom Anbieter

Bei Ausfällen und Störungen sind Sie auf Ihren Cloud-Dienstleister angewiesen. Die Möglichkeiten Ihrer eigenen IT-Abteilung sind in diesem Fall stark eingeschränkt. Ebenfalls im Falle, dass Ihr SaaS-Anbieter sich entscheiden sollte, eine bestimmte Softwareversion, die Sie nutzen, nicht mehr zu hosten, müssen Sie sich zwangsläufig anderweitig umschauen.

Individualisierungsspielräume sind geringer

Cloudbasierte ERP-Lösungen setzen auf eine hohe Standardisierung der Prozesse und Best Practices. Das macht das Arbeiten mit Ihnen so effizient. Auf der anderen Seite müssen Sie dafür eventuell Einschränkungen bei der individuellen Gestaltung Ihrer Cloud ERP-Lösung hinnehmen. Denn Sie haben keinen direkten Zugriff auf den Quellcode, welchen Sie umprogrammieren oder erweitern können. Nichtsdestotrotz bieten auch Cloud-ERP-Lösungen in gewissem Rahmen Individualisierungsmöglichkeiten in Form von selbstkonfigurierbaren Menüs oder Arbeitslisten.

Wie sicher sind Cloud ERP-Lösungen?

Die Sicherheit von cloudbasierten ERP-Lösungen wird in den Medien oft kontrovers diskutiert. Das Unternehmen ist in diesem Fall auf einen externen Anbieter angewiesen. Die Verantwortung für den Umgang mit persönlichen und personenbezogenen Daten liegt jedoch weiterhin beim Unternehmen, das Cloud-Dienste in Anspruch nimmt. In diesem Zusammenhang spielt der Standort der Server eine wichtige Rolle – Server in Deutschland oder der EU sind sicherer als außerhalb.

Anbieter von Cloud-Software setzen sich mit dem Thema Sicherheit kontinuierlich auseinander. Dadurch ist eine Reihe von Konzepten, Verfahren und Tools entstanden, die das Cloud Computing sicherer und zuverlässiger machen sollen. Beispiele dafür sind eine Zwei-Faktor-Authentifizierung und eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.

Des Weiteren haben sich viele Cloud-Dienstleister aufwendigen Verfahren unterzogen, um Gütesiegel, Qualitätszeichen und Zertifikate zu erhalten, die ihnen hohe Sicherheitsstandards bescheinigen. Beispiele dafür sind Trusted Cloud, ISO 27001 oder das TÜV-Prüfzeichen. Viele Cloud-Dienstleister bieten außerdem Server-Standorte in Deutschland oder der EU an, um Rechtssicherheit und ein bestmögliches Schutzniveau zu gewährleisten.

Nicht zuletzt sind viele cloudbasierte ERP-Lösungen so vorkonfiguriert, dass sie bereits die sicherheitsrelevanten Best Practices berücksichtigen. Das vereinfacht beispielsweise einen DSGVO-konformen Betrieb von Geschäftsprozessen.

Für welche Unternehmen ist ein Cloud ERP-System geeignet?

Weil ERP-Systeme aus der Cloud geringe Einstiegshürden haben, sind sie heute vor allem auch für kleine und mittlere Unternehmen interessant. Selbst Start-ups und viele Selbstständige wie Handwerker oder Freiberufler können sich jetzt ein Cloud-ERP leisten.

Darüber hinaus gibt es Lösungen, die branchenspezifische Bedarfe berücksichtigen. Diese richten sich beispielsweise an die Hotellerie, das Gesundheitswesen, an produzierende Unternehmen oder Handelsunternehmen.

Welche Anbieter für Cloud ERP gibt es?

Der Markt für ERP-Systeme ist groß und unübersichtlich: Die Anzahl der ERP-Anbieter im deutschsprachigen Raum geht in die Hunderte. Die Auswahl eines ERP-Systems ist deshalb oft herausfordernd.

Inzwischen wächst auch der Markt für Cloud-ERP-Systeme. Laut der Studie „ERP in der Praxis 2022/2023“ des Marktanalysten Trovarit bieten inzwischen drei Viertel aller ERP-Hersteller ihre Systeme in „irgendeiner Form in der Cloud“ an. Mit einem Anteil von knapp 40 Prozent liegt dabei die „Private Cloud“ deutlich vorn. Die „Public Cloud“ als „echte“ Cloud kommt hingegen nur auf eine Verbreitung von gut 20 Prozent der Installationen.

Einige international bekannte Hersteller und Anbieter von Cloud ERP insbesondere für große Unternehmen sind:

• SAP
• Microsoft
• Sage
• Oracle
• Infor

Es gibt jedoch auch ERP-Hersteller, die ihre Lösung mit einem Fokus auf kleinere und mittlere Unternehmen entwickeln. Diese Lösungen sind oft einfacher zu bedienen, ermöglichen eine schnellere Einführung und erfordern eine geringere Einarbeitungszeit. Des Weiteren berücksichtigen sie die speziellen Anforderungen von mittelständischen Unternehmen. Einige bekannte Hersteller in diesem Bereich sind:

• Scopevisio
• Haufe (X360)
• myfactory
• weclapp

Fazit

Alles deutet darauf hin, dass der Marktanteil von Cloud ERP-Systemen in den nächsten Jahren weiter wachsen wird. Ihr Siegeszug wird sich somit fortsetzen. Schließlich fallen die Vorteile insbesondere für KMU deutlich ins Gewicht: Sie müssen weniger Fachpersonal vorhalten, können flexibel und mobil arbeiten und auf Daten von jedem Ort zugreifen. Darüber hinaus bieten cloudbasierte ERP-Lösungen günstige Einstiegskosten und eine gute Skalierbarkeit. Das bedeutet, dass Unternehmen auf schwankende Bedarfe an Rechen- und Speicherressourcen jederzeit schnell, kostengünstig und effektiv reagieren können. Alles in allem sorgt Cloud ERP dafür, dass Unternehmen für die Herausforderungen der digitalen Transformation gut gerüstet sind und sich im Wettbewerb langfristig behaupten können.