Ratgeber ERP-System

ERP nutzen

ERP-Systeme sind in der Regel dreigliedrig aufgebaut.

1. In der Datenbank werden alle für das Unternehmen relevanten Daten gespeichert – in der Regel sind dies Daten aus der Kundenkartei, Rechnungsdaten, Daten über den Lagerbestand, über Preise und Marketingmaßnahmen.
2. Die Anwendungsebene folgt der Logik der Geschäftsprozesse innerhalb des Unternehmens.
3. Die dritte Ebene ist die Benutzeroberfläche, so wie sie sich dem Mitarbeiter darstellt.

Am Beispiel der Kunden- und Rechnungsdaten kann der Nutzen des ERP-Systems verdeutlicht werden. Die Daten eines Bestandskunden werden in die gemeinsame Datenbank eingegeben, auf die Vertrieb und Rechnungsstelle ebenso Zugriff haben wie die Marketingabteilung. Ist eine Aktualisierung erforderlich, so erfolgt dies einheitlich für alle Abteilungen, da diese auf den gleichen Datenbestand zugreifen. Typische Probleme wie die unvollständige oder die doppelte Erfassung von Daten entfallen. Alle Abteilungen können alle vorhandenen Daten für ihre geschäftlichen Teilprozesse nutzen. Dies gilt selbstverständlich nicht nur für Kundendaten, sondern auch für inner- und übertriebliche Daten und Ereignisse. Dabei lassen sich Daten nicht nur abbilden, sondern auch für andere Prozesse wie beispielsweise Kalkulation, Überblick über den Bestand, Buchhaltung, Überprüfung notwendiger Anpassungen und dergleichen mehr verwenden.

ERP im Wandel der Zeit

Beim ERP handelt es sich um die Weiterentwicklung und Bündelung verschiedener Formen der Datenerhebung und Nutzung, wie sie seit rund fünf Jahrzehnten betrieben wird. Die Ursprünge der ERP-Systeme können in den ersten IMC-Anwendungen (Investory Management and Control) und MRP-Systemen (Material Requirement Planning) gesehen werden. Mithilfe von IMC konnten die Lagerbestände elektronisch kontrolliert und verwaltet werden, MRP diente der Materialplanung und Beschaffung und damit auch der Kontrolle und Verbesserung von Produktionsabläufen. Seit den 1980er Jahren werden Prozesse aus der Produktion, der Materialbeschaffung, der Lagerwirtschaft, dem Finanzwesen und dem Vertrieb nicht mehr einzeln, sondern über MRP-II-Systeme erfasst und verwaltet. Mit den 1990er Jahren schließlich wurde mit ERP ein System geschaffen, das alle unternehmensrelevanten Bereiche erfassbar, planbar und untereinander vernetzbar macht.

Anwendungsbereiche für kleine und mittlere Unternehmen

Mit der Weiterentwicklung von ERP steht dieses nicht mehr allein großen Konzernen zur Verfügung, die Implementierung lohnt sich auch für kleinere und mittlere Unternehmen, die ihre Geschäftsprozesse in den Bereichen Einkauf und Verkauf, Lagerung und Vertrieb, Finanzwesen und Buchhaltung sowie Produktion, Marketing und Service effektivieren wollen. Mit der ERP-Software lassen sich Angebote kalkulieren, Lagerbestände oder der Ablauf von Prozessen überprüfen. Wo sind die Stärken, wo liegen die Schwächen eines Unternehmens? Werden finanzielle und personelle Ressourcen optimal genutzt? Wie lassen sich Bestell- und Bezahlvorgänge weiter verbessern? Welche Anpassungen sind erforderlich, damit Vertrieb und Kundenservice noch direkter auf Kundenwünsche und -anregungen reagieren können? In diesen und vielen weiteren Anwendungsmöglichkeiten liegt das Potenzial, das ERP Unternehmen bietet. Klassiche Anwendungen sind: Fertigung, Warenwirtschaft, Steuerung, CRM, Personalwirtschaft, Lagerverwaltung, Beschaffung, PPS und sontige Funktionen.

ERP für Dienstleister

ERP-Systeme sind überall dort sinnvoll einsetzbar, wo eine Vernetzung zwischen Warenwirtschaft und Lagerhaltung, zwischen Vertrieb und Service sowie weiteren Unternehmensbereichen geschaffen werden soll. Doch auch Dienstleister, die projektorientiert arbeiten, profitieren von schlankeren ERP-Systemen, deren einzelne Module auf ihren Bedarf hin zugeschnitten werden. Ob im Architektenbüro oder in der Werbeagentur – mit ERP lassen sich in allen Bereichen Zeit und Kosten einsparen. So kann der Aufwand für ein Projekt schneller kalkuliert werden, benötigte Informationen werden allen am Projekt Beteiligten problemlos zugänglich gemacht, Prozesse können kontrolliert und optimiert werden. Gerade für kleine Unternehmen und Anbieter von Dienstleistungen ist es dabei von besonderer Wichtigkeit, dass mittels ERP auch die Abrechnung und Rechnungsstellung deutlich schneller erfolgt.

Welcher Anbieter ist der richtige?

Welche ERP-Systeme für ein Unternehmen am geeignetsten sind, lässt sich ohne Kenntnis der Unternehmensstruktur nicht generell sagen, da es zu den Grundlagen von ERP Lösungen gehört, dass die vorhandenen Standards sich auf die unternehmensinternen Prozesse anpassen lassen. SAP, Microsoft und Oracle dürften den meisten Interessenten als Enterprise Systeme bekannt sein, sind aber nicht die einzigen Anbieter. Es lohnt sich, auch andere Anbieter zu evaluieren, die zum Teil einen größeren oder anderen Funktionsumfang bieten, wie z. B. die Cloud-Unternehmenssoftware von Scopevisio.

Letztlich entscheiden die Anforderungen, die von der jeweiligen Company gestellt werden, darüber, welches ERP-System infrage kommt. Im Gegensatz zu SAP bietet Sage mit der Unternehmenssoftware „Office Line Evolution“ eine Businesssoftware an, die dem Bedarf mittelständischer Unternehmen besonders gerecht wird. Andere Softwareanbieter haben sich auf spezielle Branchen spezialisiert. Lohnfertiger beispielsweise gehören zur Zielgruppe von Vectotax; die ams. Solution AG realisiert vor allem Softwareimplementierungen im Metall-, Maschinen- und Anlagenbau. Die in München ansässige TPG (The Project Group) wendet sich mit ihrem Softwareangebot vornehmlich an Projektleiter, die 5 Point AG hat mit „projectfacts“ eine Lösung geschaffen, die als „All-in-one“-Lösung vor allem Dienstleistern zugutekommen soll. Businesssoftware aus der Cloud vertreibt die Scopevisio, bei der Kunden die Möglichkeit haben, genau jene Module auszuwählen, die sie benötigen, um ihre Investition gering zu halten. Das Angebot ist insgesamt sehr vielfältig – was die Notwendigkeit unterstreicht, vor dem Erwerb eines ERP-Systems zu überprüfen, welche Software am besten zur Unternehmensstruktur passt.

Vor- und Nachteile eines ERP-Systems

Die Vorteile von ERP-Systemen dürften durch die bisherige Darstellung bereits deutlich hervorgetreten sein und lassen sich in Kürze zusammenfassen: ERP-Systeme helfen, die Unternehmensprozesse zu optimieren, Kosten zu senken und die Zusammenarbeit zwischen allen Abteilungen und Mitarbeitern (den sog. Anwender) eines Unternehmens zu vereinfachen. Dabei werden alle unternehmensrelevanten Daten und Ressourcen in die Durchführung von Geschäftsprozessen einbezogen. Die Daten werden für die Erfassung von Beständen und Istzuständen genutzt und sind Grundlage der Kalkulation, der Anpassung an Veränderungen auf dem Markt, der Festlegung zukünftiger Strategien. Bezüglich der Nachteile von ERP-Systemen kann zwischen temporären und dauerhaften Problematiken unterschieden werden. Bei der Einführung umfangreicher ERP-Systeme ergeben sich temporär Schwierigkeiten

• durch eine ungenaue oder fehlerhafte Planung,
• durch die Notwendigkeit, Mitarbeiter von der Nutzung zu überzeugen und sie dafür zu schulen,
• durch die zeit- und kostenintensive Implementierung.

Dauerhaft ergibt sich durch die Einführung von ERP-Software zuweilen die Notwendigkeit, dass ein Unternehmen seine eigenen Geschäftsprozesse in bestimmten Bereichen an die Software anpassen muss.

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Wichtige Auswahlkriterien

Eine ERP-Software ist so gut, wie sie sich dem Bedarf eines Unternehmens anpassen lässt. Doch kann kein ERP-System allen Anforderungen genügen und kein Anbieter hält alle Lösungen für die verschiedenen Branchen und Dienstleister parat. Es ist daher von besonderer Wichtigkeit, sich vor der Einführung gründlich über den tatsächlichen Leistungsumfang, den Service und die Flexibilität von Software und Anbieter zu informieren. Neben den Informationen, die die Unternehmen selbst bereitstellen, sollten auch andere Informationsquellen genutzt werden, beispielsweise Anwenderforen oder Kunden, die bereits mit der favorisierten Software arbeiten. Auch die Einbeziehung der unternehmenseigenen Mitarbeiter kann hilfreich sein, da diese die Erfordernisse ihres Arbeitsplatzes oder ihrer Abteilung in der Regel besser einschätzen können, als die Unternehmensleitung. Im Folgenden benennen wir wesentliche Schritte und Kriterien, die die Vorauswahl erleichtern:

1. Eigene Anforderungen formulieren. Was soll das System können? Worin soll es das Unternehmen unterstützen? Welche Erwartungen sind damit verbunden und wie lassen sich Kosten senken und Erfolge durch ERP steigern? Am Anfang steht damit auch eine Stärken/Schwächen-Analyse des gesamten Unternehmens. Daraus ergibt sich die Entscheidung für ein ERP-System, das möglichst viele Bereiche abdeckt, oder für eines, das Teilgebiete unterstützt und effektiviert.
2. Anbieterwahl: Ist der Anbieter auf die Branche oder die Art des Unternehmens spezialisiert? Gehört das eigene Unternehmen oder Dienstleistungsangebot zur Zielgruppe des Anbieters? Wie viel Unterstützung und Service bietet er neben der Entwicklung und Implementierung der Software?
3. Wie flexibel ist das Softwaresystem? Diese Frage betrifft zum einen die Anpassbarkeit der Standardsoftware an die Unternehmensprozesse und zum anderen ist damit ein Blick in die Zukunft verbunden: Kann das System auch bei technischen Neuerungen oder bei Schwerpunktverlagerungen noch genutzt werden?
4. Über welches Renommee verfügt der Anbieter? Wird er sich dauerhaft am Markt halten können und was passiert, wenn dies nicht der Fall sein sollte?
5. Wie hoch ist der Verwaltungsaufwand für das ERP-System und welche Kosten/welcher Zeitaufwand müssen für die Mitarbeiterschulung einkalkuliert werden? Diese Frage betrifft somit auch die Benutzerfreundlichkeit der Software.
6. Lässt sich die Software über Schnittstellen mit bereits vorhandenen EDV-Anwendungen verbinden? Funktioniert der Datenaustausch?
7. Je nach Größe des Unternehmens kann es auch entscheidend sein, ob für die Einführung der Erwerb einer eigenen technischen Ausstattung erforderlich ist oder ob das ERP-System beispielsweise als Software aus der Cloud genutzt werden kann.
8. Wie transparent erfolgt die Erstellung einer Roadmap zur Umsetzung und Implementierung der Software und wie realistisch ist die Einschätzung von Zeit- und Kostenaufwand?

Unternehmer und Dienstleister, die Zweifel hegen, ob sie alle Kriterien ausreichend beurteilen können, sollten vor der Kaufentscheidung den Rat eines unabhängigen Dritten einholen. Denn die fehlerhafte ERP-Einführung stellt gerade für kleine und mittlere Unternehmen ein hohes finanzielles Risiko dar.

Entscheidend für den Erfolg: Einführungsphase und Schulung

Vor der Auswahl eines ERP-Systems steht die Analyse des Bedarfs und der möglichen Anpassung an die unternehmenseigenen Prozesse. Während der Einführung kommt es wesentlich darauf an, dass der Softwareanbieter eng mit dem Unternehmen, in dem das neue System eingeführt wird, zusammenarbeitet. Dies betrifft alle Prozesse der Installation, der notwendigen Anpassungen, des Datentransfers und der Mitarbeiterschulung. Auch sollte eine Roadmap erstellt worden sein, die den Ablauf und die dafür aufzuwendende Zeit klar regelt und streng eingehalten wird. Zudem sollte sich die Unternehmensleitung im Klaren sein, dass die ERP-Software nur ein Instrument darstellt, mit dem sich Geschäftsprozesse verbessern lassen. Angewandt und gesteuert wird dieses von den Mitarbeitern. Wurden diese nicht von Beginn an einbezogen und entsprechend geschult, so werden sich auch mit dem besten System kaum Vorteile erwirtschaften lassen.

ERP aus der Cloud nutzen

Nicht jedes Unternehmen und nicht jeder Dienstleister benötigt eine serverbasierte Lösung für ERP-Systeme. Häufig können kleinere und schlankere Lösungen die bessere Alternative darstellen. So werden ERP-Modelle auch als Software-as-a-Service (SaaS) aus der Cloud angeboten. In der Regel wählt der Kunde dann aus einem Angebot an Modulen jene aus, die genau zu seinem Unternehmen passen. Der Vorteil besteht darin, dass er sich weder mit der Administration noch mit der Anschaffung einer technischen Grundausstattung befassen muss. Hinzu kommt, dass die Angebote kostengünstig sind, da nur die benötigten Module mit einer monatlichen Grundgebühr bezahlt werden müssen.