Mit einer Abschlagszahlung oder Akontozahlung (früher: à conto-Zahlung) wird ein Teil einer vereinbarten Lieferung oder Leistung vorab oder nach Arbeitsfortschritt bezahlt.
Die Abschlagszahlung ähnelt einer Teilzahlung. Mit der Teilzahlung werden bereits erbrachte Leistungen bezahlt. Ein Abschlag kann dagegen auch vorab für noch nicht erbrachte Leistungen gezahlt werden.
Sinn von Abschlagszahlungen
Bei langlaufenden Projekten oder großen Gewerken, wie zum Beispiel Bauleistungen, werden zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer häufig mehrere Abschlagszahlungen über den Projektzeitraum vereinbart.
Das hat für beide Seiten Vorteile.
Vorteile für den Auftragnehmer
Der Auftragnehmer muss nicht in Vorleistung treten und das gesamte Projekt vorfinanzieren. Häufig muss er über die Laufzeit des Gewerks oder der Leistung Subunternehmer oder eigene Angestellte bezahlen, dazu Material und Maschinen. Die vorgezogene Akontozahlung beschert ihm die dafür notwendige Liquidität.
Der Auftragnehmer kann seine Subunternehmer schneller bezahlen, wenn er liquide ist. Das erhöht die Motivation und die Arbeiten werden schneller abgeschlossen.
Einkünfte werden auf mehrere Perioden verteilt, was sich steuerlich und liquiditätsmäßig vorteilhaft auswirken kann.
Wenn Abschlagsrechnungen geschrieben werden, kann sich der Kunde regelmäßig vom Projektfortschritt überzeugen und eventuelle Missverständnisse können frühzeitig bereinigt werden. Sie fallen nicht erst bei der Endabnahme auf.
Vorteile für den Auftraggeber
Der Auftraggeber zahlt zwar einen Teil der Lieferung oder Leistung vor der endgültigen Abnahme, aber dafür wird die Zahlung in Raten fällig. Die einzelnen Akontozahlungen sind leichter zu verkraften als eine einzige, hohe Zahlung bei Abnahme.
Der Aufwand wird auf mehrere Perioden verteilt, was sich steuerlich und liquiditätsmäßig vorteilhaft auswirken kann.
Der Auftragnehmer erhält mit jeder Abschlagsrechnung einen Überblick über den Stand der Arbeiten und kann diesen überprüfen.
Außerdem reduzieren Abschlagszahlungen das Risiko, dass der Auftragnehmer insolvent wird und am Ende gar nicht mehr leisten kann.
BGB-Regelung für Abschlagszahlungen
Nach § 623a BGB kann ein Auftragnehmer Abschlagszahlungen verlangen, sofern diese nicht explizit vertraglich ausgeschlossen wurden.
Das bedeutet: Bei Werkverträgen kann der Auftragnehmer für abgeschlossene Teile eines Werks Abschlagsrechungen in Höhe des erbrachten Wertzuwachses stellen (BGB-Werkvertrag).
Dem Auftraggeber (Besteller) leistet er für dessen Abschlagszahlungen Sicherheit, etwa durch eine Bankbürgschaft (§ 632a BGB).
Abschlagsrechnungen richtig stellen
Eine Buchhaltungssoftware hilft Ihnen, Abschlagsrechnungen richtig zu erstellen und zu buchen.
Abschlagsrechnungen benötigen dieselben gesetzlichen Rechnungsbestandteile wie alle anderen Rechnungen auch.
In Ihrer Buchhaltungssoftware können Sie entsprechende Vorlagen hinterlegen, damit Ihnen keine formalen Fehler unterlaufen.
Häufig können Sie dieselben Daten, die Sie bereits im Angebot erfasst haben, einfach zu einer Abschlagsrechnung weiterführen.
Wenn Sie gleichbleibende Beträge akonto verlangen, können Sie eine wiederkehrende Rechnung anlegen. Diese wird so oft erstellt, wie Sie es möchten, und kann automatisch bzwl. in einem Rechnungslauf als elektronische Rechnung an den Auftraggeber gesandt werden.
Automatisiert buchen in der Buchhaltungssoftware
In der Buchhaltungssoftware werden Rechnungen korrekt gebucht, sobald sie generiert wurden. In den Stammdaten des Buchhaltungsprogramms sind Debitoren, Zahlungsbedingungen, Steuerkennzeichen usw. bereits angelegt. Die Software spricht automatisch die richtigen Konten an, bucht die Forderung gegen den Auftraggeber und die Umsatzsteuer und erstellt einen offenen Posten, der später gegen den Zahlungseingang auf Bankkonto ausgeziffert werden kann.
Fazit zu Abschlagszahlungen
Im Projektgeschäft, aber auch im Handwerk und in der Versorgungsbranche, werden häufig Abschlagsrechnungen gestellt. Diese haben Vorteile, sowohl für den Auftraggeber als auch für den Auftragnehmer. Der Auftraggeber erhält seine Leistung schneller, kann zwischendurch den Projektfortschritt prüfen und kann Teilleistungen periodengerecht zahlen.
Der Auftragnehmer profitiert von besserer Liquidität. Er hat häufigeren Kundenkontakt und mehr Sicherheit, dass die erbrachte Leistung auch die richtige ist.
Buchhaltungssoftware vereinfacht die Erstellung von Abschlagsrechnungen und die Verbuchung von Abschlagszahlungen wesentlich.
