Die überwiegende Mehrzahl der Steuerberater buchen mit DATEV, während ihre Mandanten unterschiedliche Systeme für ihr Rechnungswesen einsetzen. Und nicht wenige übergaben bislang ihre Belege aus dem Vorsystem in dem sprichwörtlichen „Schuhkarton“ an den Berater. Der ganze Prozess war umständlich, unsicher und arbeitsintensiv.
Trotzdem wurde bislang der „digitale Belegtransfer“ in ein DATEV-System von vielen Unternehmen nicht genutzt.
Belegaustausch in der Cloud
Unter dem Namen DATEVconnect online präsentiert die DATEV nun eine neue Lösung für den papierlosen, digitalen Daten- und Belegaustausch, deren Pilotphase Anfang 2016 startet. Der digitale Daten- und Belegaustausch bildet ein neues Bindeglied zwischen einer Cloud-Unternehmenssoftware, die der Mandant einsetzt, und der DATEV-Kanzleisoftware, die der Steuerberater einsetzt.
Vorkontierung inklusive
DATEVconnect online überträgt Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie Kassenblätter nahtlos vom Mandanten an die DATEV. Das Besondere dabei: Die Dokumente haben ihre zugehörigen Buchungssätze direkt mit im Gepäck. Wenn sie an den Steuerberater übertragen werden, sind sie bereits kontiert.
GoBD-konforme Kassen
Die GoBD (ehemals GDPdU in Verbindung mit GOBS) beschreiben Anforderungen des Bundesministeriums der Finanzen an die Führung und Aufbewahrung rechnungslegungsrelevanter, elektronischer Daten.
Für elektronische Kassen enthalten die GoBD besonders strenge Regelungen: Eine Barkasse muss jederzeit kassensturzfähig sein. Alle Einnahmen und Ausgaben müssen taggenau verbucht werden. Kassenaufzeichnungen in Excel oder einer vergleichbaren Tabellenkalkulationssoftware sind unzulässig und stellen einen groben Regelverstoß dar.
Mit der Kombination einer Cloud-Unternehmenssoftware und DATEVconnect online ist gewährleistet, dass die GoBD eingehalten werden. Die DATEV-Partnerunternehmen haben für ihre Anwender Kassenblätter implementiert, die die GoBD-Konformität gewährleisten.
Optimierte Prozesse
Die Zusammenarbeit zwischen dem Steuerberater und seinem Mandanten wird damit wesentlich einfacher und effizienter.
- Das Steuerberatungsbüro spart sich das Einscannen bzw. den Import der Belege.
- Der Mandant spart sich die Übermittlung der Belege per Datenträger oder per E-Mail.
- Die Belege werden teilautomatisiert verarbeitet, der ganze Prozess wird sicherer und rationeller.
- Der Datenaustausch „auf Knopfdruck“ entlastet von unproduktiver Mehrarbeit und erhöht die Schnelligkeit und die Datenqualität.
- Die Distanz zwischen Steuerberater und Mandant verringert sich, DATEVconnect online verbessert die Zusammenarbeit und vermeidet Redundanzen.
- Die Buchführung wird entlastet, die Prozess- und Verarbeitungsqualität erhöht sich.
- Es wird Zeit und Raum für eine hochwertige Steuerberatung geschaffen.
Vorteile für Mandanten
DATEVconnect online arbeitet mit mehreren Anbietern von Cloud-Unternehmenssoftware zusammen. Diese bieten Lösungen für verschiedene Unternehmensgrößen, Branchen und Ausrichtungen. Der Mandant erhält mit diesen Systemen eine hoch funktionale Software, die ihm erlaubt, auch seine eigenen, internen Prozesse zu optimieren und zu rationalisieren.
So bieten die Kooperationspartner von DATEVconnect online Faktura-Lösungen an, die viele Routineaufgaben im Rechnungswesen automatisieren und für mehr Übersicht, bessere Prozessdokumentation und professionellere Workflows sorgen. Gleiches gilt für Eingangsrechnungen und den damit verbundenen Prüfungs- und Freigabe-Workflow.
Hinzu kommen die klassischen Vorteile der Cloud: Standortunabhängige Verfügbarkeit, Flexibilität, Skalierbarkeit und kostengünstige Bereitstellung nach dem SaaS-Modell.
Der Installationsaufwand ist geringer, der Mehrwert dagegen wesentlich höher als beim traditionellen Belegtransfer.
Sicherheitsaspekte
Während Papierbelege permanent von Verlust oder Untergang bedroht sind, werden digitale Belege und ihre Kontierung in dem oben geschilderten Verfahren verschlüsselt übertragen und in einem zertifizierten, hochsicheren Rechenzentrum gespeichert. Nichts kann verfälscht werden oder verloren gehen.
Bei manchen Cloud-Anbietern ist es möglich, eine vollständige Verfahrensdokumentation direkt am Beleg zu speichern. Das Label „hosted in Germany“ garantiert darüber hinaus die Anwendung der besonders strengen deutschen Datenschutzgesetze.
