Forderungen sollten bei Fälligkeit beglichen werden. Und die meisten Kunden zahlen auch pünktlich. Doch was tun, wenn das Zahlungsziel überschritten wurde? Mancher Unternehmer scheut sich einfach davor, Kunden zu mahnen. Andere wissen noch nicht einmal, welche Außenstände sie haben und wie die Fälligkeiten sind. Fakt ist: Es gibt sehr viele KMU, in denen das Forderungsmanagement bestenfalls unprofessionell ist. Man arbeitet bis zum Umfallen, liefert stolz das Ergebnis ab, schreibt frohgemut eine Rechnung – und dann?
Überfällige Forderungen haben Folgen für die Liquidität
Dabei sind die Folgen den meisten Betroffenen klar:
- Die eigene Liquidität verschlechtert sich, wenn zu lange Zahlungsziele gewährt werden.
- Um die Lücke zu stopfen, müssen Bankkredite aufgenommen werden. Das kostet Zinsen – falls die Bank überhaupt bereit ist, den Kredit zu geben.
- Vielleicht ist der Schuldner finanziell in Schieflage und kann Forderungen nicht mehr bedienen. Dann sollte man sich möglichst beeilen, an sein Geld zu kommen, bevor die Insolvenz eintritt und die Forderung uneinbringlich wird.
- Oder der Schuldner will gar nicht bezahlen. In dem Fall muss die Forderung eingeklagt werden, was den Geldeingang zusätzlich verzögert.
- Last but not least können Forderungen auch verjähren. Das geschieht in der Regel mit Ablauf des dritten Jahres nach Eintritt der Forderung – es sei denn, es wird vorher ein Mahnbescheid beantragt. Dieser „hemmt“ die Verjährung (§204 BGB).
Das 1×1 des Forderungsmanagements
Mit den folgenden Maßnahmen können Unternehmer einem Forderungsausfall vorbeugen.
Vorkasse, Anzahlung oder Sicherheiten verlangen
Vorkasse ist natürlich das sicherste Mittel, um an sein Geld zu kommen. Erst das Geld, dann die Ware – bei vielen, leidgeprüften Webshops ist das inzwischen die Devise. Auf diese Weise entstehen erst gar keine Forderungen. Das ist beim Kunden leider nicht immer durchsetzbar und je nach Geschäftsmodell auch nicht realistisch.
Eine Anzahlung zu verlangen ist hingegen in vielen Branchen gang und gäbe. Schließlich braucht der Unternehmer Geld, um die – materiellen oder personellen – Ressourcen zu beschaffen, die zur Erfüllung des Auftrags erforderlich sind.
Sicherheiten werden nur in bestimmten Branchen gestellt. So ist z. B. für Mietwagen häufig eine Kaution zu hinterlegen und in der Baubranche ein Sicherheitseinbehalt nach VOB/B üblich.
Identität und Bonität des Kunden feststellen
Besonders bei Neukunden und großen Aufträgen sollte dies ein Muss sein. Ein erstes Bild kann man sich durch Internetrecherche machen, Bonitätsauskünfte gibt es bei Auskunfteien wie dem Verein Creditreform. Es existieren sogar Unternehmenssoftware-Lösungen, in denen Bonitätsauskünfte über eine Schnittstelle unmittelbar abgerufen werden können.
Übrigens kann sich auch die Zahlungsfähigkeit von Bestandskunden verschlechtern. Wachsamkeit ist angebracht.
Korrekte Rechnungen schreiben
Gar nicht so einfach: Alle formalen und inhaltlichen Anforderungen an rechtssichere Rechnungen zu erfüllen. Das beginnt mit der mahnsicheren, korrekten Kundenadresse im Briefkopf und endet mit der Angabe der Steuernummer im Fuß des Dokuments. Im §14 UStG erfahren Sie mehr darüber.
Eine eventuelle Leistungsdokumentation im Rechnungsanhang muss ebenfalls vollständig, nachvollziehbar und richtig sein. Insbesondere Stundenabrechnungen bei Dienstleistungen sind entsprechend zu spezifizieren.
Moderne Softwarelösungen helfen dabei, indem sie Arbeitszeiten direkt an einem Projekt, Kunden oder Auftrag erfassen und eine Abrechnung automatisiert erstellen.
Rechnung frühzeitig stellen
Je schneller Unternehmer abrechnen, umso schneller können sie ihre Fordrrungen realisieren. Kaum zu glauben, wie viel Zeit sich manche Unternehmen lassen, ehe sie ihr wohlverdientes Geld in Rechnung stellen. Manche vergessen die Rechnung sogar ganz. Schließlich ist es nicht immer leicht, alle Positionen zusammenzufügen und mit den richtigen Steuersätzen korrekt zu spezifizieren. Glücklicherweise existieren heute Faktura-Lösungen, die nach Abschluss des Auftrages die Rechnung von alleine erstellen und auf Knopfdruck absenden.
Im Idealfall wird dazu das digitale Rechnungsformat ZUGFeRD verwendet – dann kann die Rechnung vollständig automatisiert weiterverarbeitet und gebucht werden und das Geld trifft noch früher ein.
Zahlungsbedingungen nicht vergessen
Die gesetzliche Zahlungsfrist beträgt 30 Tage (§286 BGB). Im B2B-Geschäft wurde diese Frist aufgrund einer EU-Richtlinie 2014 neu geregelt: Laut § 271 BGB tritt bei Geschäften zwischen Unternehmen nach 60 Tagen Verzug ein. Bedingt der Rechnungsgegenstand Abnahmen oder Überprüfungen oder ist die öffentliche Hand Vertragspartner, beträgt die Frist wiederum 30 Tage.
Clevere Unternehmer verlassen sich nicht auf die gesetzlichen Regelungen sondern setzen explizit ein Zahlungsziel auf die Rechnung – am besten als konkreten Termin, z. B. „Zahlbar bis zum 30.12.2015“. Formulierungen wie „innerhalb von 10 Tagen nach Rechnungseingang“ sind zu vermeiden.
Ist ein solcher Termin vorgegeben oder die gesetzliche Zahlungsfrist verstrichen, tritt ohne weitere Mahnung Verzug ein.
Skonto wirkt manchmal Wunder
Geiz ist geil, sagen sich manche Kunden, und ergreifen jede Gelegenheit zum Geldsparen. Aus gutem Grund, denn wenn ich zwei Prozent sparen kann, indem ich 30 Tage früher zahle, macht das bezogen aufs Jahr einen Zinssatz von – satten 24 Prozent! Mit keinem anderen Investment lassen sich derzeit so hohe Renditen erzielen. Doch was haben Sie als Unternehmer davon? Zweierlei: Erstens kommen Sie extrem schnell an Ihr Geld, zweitens wissen Sie, dass der Kunde solvent ist.
Offene Posten beobachten
Jedes Unternehmen bucht heute softwaregestützt – ganz gleich, ob dies im Hause oder beim Steuerberater erledigt wird. Es dürfte also kein Problem sein, regelmäßig einen Blick in die Offenen Posten der Debitoren zu werfen und die Fälligkeiten zu überprüfen. Damit schlüpft kein Schuldner durch die Maschen.
Eine gute Buchhaltungssoftware sollte säumige Schuldner in den offenen Posten entsprechend markieren und Funktionen bieten, um gleich eine vorformulierte (freundliche) Mahnung auszusenden.
Anruf oder freundliche Mahnung
Manche Schuldner sind einfach nur schlampig oder haben Ihre Rechnung aus irgendeinem Grund nicht erhalten oder vergessen. In diesem Fall genügt eine freundliche Erinnerung, um dem Angesprochenen die Schamröte ins Gesicht zu treiben; er wird in der Regel prompt zahlen. Hat ein Unternehmen nur wenige, große Kunden, ist ein freundlicher, persönlicher Anruf vielleicht das Mittel der Wahl.
Wie gesagt: Eine Mahnung ist kein „Muss“. Wenn der Schuldner bereits durch einen explizit auf der Rechnung angegebenen Fälligkeitstermin in Verzug gesetzt wurde, kann theoretisch sofort ein Mahnbescheid ergehen. Ob das guter Stil ist, mag jeder für sich selbst entscheiden.
Inkassobüro oder Mahnverfahren
Wenn alles nichts fruchtet, bleibt noch der Weg, Forderungen an ein Inkassobüro zu übergeben oder auf dem Gerichtswege auszuklagen, meist unter Einschaltung eines Anwalts.
