Was sind Quittungen?
Mit einer Quittung bestätigt ein Gläubiger einem Schuldner, dass er einen Geldbetrag oder eine Leistung empfangen hat. Sie ist ein Dokument, das im übertragenden Sinne aussagt: „Wir sind quitt.“
Gesetzliche Grundlagen von Quittungen
368 Satz 1 BGB: „Der Gläubiger hat gegen Empfang der Leistung auf Verlangen ein schriftliches Empfangsbekenntnis (Quittung) zu erteilen.“
Die Rechtsgrundlagen für Quittungen sind in §§ 368f BGB und § 416 ZPO geregelt. Für eine Quittung gilt das Schriftformerfordernis, d. h. sie sollte ausgedruckt und unterschrieben werden. In der Buchhaltung wird eine Quittung häufig als Buchungsbeleg für bare Zahlungen verwendet.
Im heutigen Rechtsverkehr sind die Unterschrift und Angabe der Person, die die Zahlung leistet, nicht in jedem Fall üblich. Elektronisch generierte Quittungen im PDF-Format, die als Beleg mit dem Zahlungseingang fest verbunden sind, werden in der Regel anerkannt. Spendenquittungen werden ebenfalls meist nicht unterschrieben. Bei Ladengeschäften gilt der Kassenbon als Zahlungsbeleg und Empfangsbestätigung.
Welche Bestandteile hat eine Quittung?
Die Bestandteile von Quittungen sind üblicherweise:
- Name und Anschrift des Ausstellers
- Ausstellungsort und –datum
- Art und Menge der empfangenen Waren oder Leistungen
- (soweit anwendbar) Bruttopreis und Steuersatz
- Unterschrift des Empfängers
Wie wird eine Quittung erstellt?
Theoretisch kann eine Quittung handschriftlich oder auf einem Quittungsblock bzw. Quittungsvordruck erstellt werden. Aber falsch ausgestellte Quittungen können den Vorsteuerabzug gefährden. Daher warnt der Bundesverband der Buchhalter und Controller grundsätzlich vor handschriftlichen Belegen. Werden Vordrucke verwendet, muss bei steuerfreien Umsätzen der Vermerk „inkl. 19% Mehrwertsteuer“ oder „inkl. 7 % Mehrwertsteuer“ gestrichen werden.
Online-Quittungen, Word-Quittungen und Co.
Der Quittungsblock hat ausgedient. Stattdessen werden Quittungsvorlagen mit Word oder Excel erstellt. Wenn ein Unternehmer eine Quittung ausstellen möchte, findet er eine Quittungsvorlage in seiner Kassen- oder Buchführungssoftware vor. Oder er greift auf eine Online-Vorlage oder eine selbst gestaltete Quittungs-Vorlage zurück.
Digital auf der sicheren Seite
Moderne Kassen- und Buchführungsanwendungen haben üblicherweise integrierte Funktionen, um Quittungen zu generieren. Wird eine Bareinnahme mit dem zugehörigen Mehrwertsteuersatz im Kassenprogramm erfasst, kann auf Knopfdruck eine Quittung im PDF-Format generiert werden.
Anders als ein Quittungsvordruck lassen sich die Quittungsvorlagen in solchen Programmen individualisieren. So kann der Unternehmer sein Logo und andere Angaben in der Kopf- oder Fußzeile der Quittungsvorlage einfügen. Textbausteine und Platzhalter sorgen dafür, dass die Vorlage mit den korrekten Daten befüllt wird. Gleichzeitig mit der Erstellung, direkt zum Zeitpunkt der Zahlung, wird der Geschäftsvorfall in der Buchhaltungssoftware vorkontiert.
Vorteile der digitalen Quittungen
Es hat gleich mehrere Vorteile, Quittungen mit einer Buchhaltungs- oder Kassen-Software aus einer entsprechenden Vorlage zu erstellen:
- Die Kassen-Software „vergisst“ keine gesetzlichen Bestandteile. In der Quittungsvorlage sind diese bereits angelegt.
- Sie berechnet den Brutto- und Nettobetrag und die Mehrwertsteuer korrekt. Der Benutzer muss nur Betrag und Steuersatz eingeben.
- Sie irrt sich nicht im Datum.
- Sie schreibt leserlich.
- Sie druckt schneller, als ein Mensch jemals schreiben könnte.
- Sie erstellt die Quittung in Ihrem Corporate Design, wenn Sie dieses einmal in der Anwendung gespeichert haben.
- Sie ordnet die Quittung dem Verkauf unmittelbar als Beleg zu und bucht den ganzen Geschäftsvorfall. Erst dann sind die Anforderungen des Gesetzgebers an eine ordnungsmäßige Buchführung erfüllt.
Quittungsvorlagen aus dem Internet
Manche Anbieter stellen im Internet kostenlos Quittungsvorlagen zum Download zur Verfügung. Diese sind zumeist ganz brauchbar, aber passen sie auch zu Ihrem Corporate Design? Ganz zu schweigen davon, dass eine Quittungsvorlage noch längst keine Buchung ist. Was geschieht nach dem Ausstellen der Quittung auf dem kostenlosen Formular? Keine Buchung ohne Beleg, sagt der Gesetzgeber, woraus folgt: Der Beleg ist nur die „halbe Miete“.
Rechtssicherheit durch Buchhaltungssoftware
Bargeschäfte müssen nach der heutigen Rechtslage täglich erfasst werden. Eine Quittungskopie im Schuhkarton gilt jedoch noch nicht als „Erfassung“ in der Buchhaltung. Wer beweiskräftige, rechtssichere Bücher führen will, muss seine Geschäfte wohl oder übel auch in der Kassen- oder Buchhaltungs-Software dokumentieren. Und hier stoßen die kostenlosen Vorlagen, die allenthalben angeboten werden, an ihre Grenzen.
