Warum verbringen Unternehmer so viel Zeit mit dem Schreiben von Rechnungen? Weil es so viel Spaß macht? Oft ist die Rechnungsstellung der feierliche Schlusspunkt nach einem erfolgreichen Projekt. Und sie bedeutet, dass hoffentlich bald der verdiente Lohn auf dem Konto eintrifft.
Viel Zeitverschwendung bei traditioneller Arbeitsweise
Dessen ungeachtet hat es jedoch seine Tücken, Rechnungen manuell zu schreiben. Welcher Preis war noch einmal mit dem Kunden vereinbart? Da war doch irgendwo noch eine E-Mail, in der ihm ein kleiner Nachlass eingeräumt wurde. Wo war die nochmal? Welches Zahlungsziel hatte er vergangenes Jahr?
Wenn erst einmal alle möglichen Informationen zusammengesucht werden müssen, kann gut und gerne eine Stunde vergehen, bis die Rechnung endlich getippt ist. Und zu guter Letzt stellt man fest, dass man doch irgendetwas vergessen oder einen Zahlendreher produziert hat, und das Ganze geht von vorne los.
Wer ganz traditionell arbeitet, druckt die Rechnung sogar mit teurer Druckertinte aus, steckt sie akkurat gefaltet in einen Briefumschlag, frankiert das Schreiben mit sagenhaften 70 Cent Porto und trägt es zum Briefkasten. Von wo aus die Rechnung schon zwei Tage später beim Kunden anlangt. Der sie ohnehin digitalisiert und als PDF weiter bearbeitet. Das hätte unser Rechnungssteller auch einfacher, schneller und billiger haben können, wenn er die Rechnung direkt als PDF erstellt und per E-Mail versendet hätte.
Rechnungsprogramme to the rescue
Im Laufe der letzten Jahre haben viele Unternehmen erkannt, dass ihre Fakturierung optimierungsfähig war. Die meisten machen sich mit einem Rechnungsprogramm das Leben einfacher.
Rechnungsprogramme, auch Faktura-Software genannt, sind nicht nur Programme, die Rechnungen erstellen. Sie können noch viel mehr.
- Sie speichern und verwalten Kontakte, Produkte und Leistungen, Preise und Einheiten, Steuersätze, Zahlungsbedingungen, Skontoregelungen, Belegvorlagen und Fälligkeiten.
- Sie speichern Vorlagen für Verkaufsbelege im individuellen Firmendesign. Bei sehr einfachen Programmen ist pro Belegtyp häufig nur eine einzige Vorlage erlaubt, während fortgeschrittene Lösungen auch mehrere Vorlagen erlauben. So können Sie z. B. Rechnungen oder Angebote unter verschiedenen Briefköpfen verschicken.
- Übernahme von Zeit- und Leistungsabrechnungen direkt aus der Zeiterfassungssoftware (ein Vorteil einer integrierten Unternehmenssoftware).
- Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung, sodass die Rechnungen bereits kontiert in die Buchhaltungssoftware übertragen werden. Die Verbindung von Rechnungsprogramm und Buchhaltungssoftware schafft ein enormes Potenzial für Digitalisierung und Automatisierung von Verkaufs- und Abrechnungsprozessen.
- Im Hintergrund läuft ein sicheres, GoBD-konformes Dokumentenmanagementsystem (DMS). Darin werden Verkaufsbelege nach allen Regeln der Finanzbehörde sicher, zugänglich und geordnet archiviert.
- Mit einem Rechnungsprogramm können auch wiederkehrende Rechnungen und Rechnungsläufe automatisiert erstellt und ausgeführt werden. Ist die Massenverarbeitung einmal angelegt, macht die Software den Rest. In besonders komfortablen Rechnungsprogrammen können Sie Regeln hinterlegen, die steuern, wann welche Rechnungsvorlage “gezogen” wird.
Warum Online-Rechnungsprogramme?
Rechnungsprogramme aus der Cloud haben viele Vorteile. Einer der wichtigsten ist, dass die Software auf jedem internetfähigen Gerät läuft. Anwender können Rechnungen und Angebote einfach online schreiben.
Besonders Consultants und Freelancer sind dankbar für die Möglichkeit, ihre kaufmännischen Aufgaben – Rechnungsstellung, Buchen, Banking usw. – von unterwegs erledigen zu können. Im ICE, im Hotel, auf dem Flughafen. Oder einfach an einem sonnigen Tag im Eiscafé.
Mit Cloud-Software haben Sie das papierlose Büro. Rechnungen werden komplett digital erstellt; nichts muss mehr ausgedruckt werden. Zugleich haben Sie Zugriff auf die Daten Ihrer Kunden und Debitoren. Verkaufsbelege, etwa Rechnungen, werden ebenfalls in der Cloud archiviert. Sie werden verschlüsselt übertragen und liegen auf einer Festplatte eines Servers in einer Serverfarm, die ungefähr so gut gesichert ist wie Fort Knox. Auf jeden Fall besser als die Festplatte eines PCs.
Cloud-Software wird von den Herstellern regelmäßig aktualisiert. Wenn sich im Steuerrecht irgendetwas ändert oder neue Regelungen eingeführt werden, wird dies in der Software sehr schnell umgesetzt.
Rechnungsprogramm in Unternehmensprozesse integriert
Viele Rechnungsprogramme bieten heute die Möglichkeit, ein Angebot in einen Auftrag und einen Auftrag in eine Rechnung zu überführen, ohne dass der Sachbearbeiter Daten doppelt erfassen muss. Ja sogar die Fälligkeiten-Überwachung und ein mehrstufiges Mahnwesen werden von einem Rechnungsprogramm unterstützt und teilweise automatisiert. Mahntexte und Mahnungsvorlagen werden genauso im System hinterlegt wie Rechnungsvorlagen, Zeit- und Leistungsnachweise, Angebotsvorlagen, Auftragsvorlagen und andere Verkaufsbelege.
Dokumentation frei Haus
Der gesamte Vorgang wird im System dokumentiert. Diese Dokumentation hat eine wichtige Nachweisfunktion gegenüber dem Finanzamt, ist aber auch für die interne Information nützlich.
Je besser das Rechnungsprogramm in die weiteren Teilbereiche der Unternehmenssoftware integriert ist, umso umfassender und konsistenter wird die Informationsbasis. Denn dann ist die Rechnung mit dem Kunden verlinkt und dieser mit seinen laufenden und vergangenen Projekten. Auf diese Weise kann der Rechnungsbearbeiter z. B. erkennen, ob der Kunde schon einmal Zahlungsschwierigkeiten hatte. Er kann eine Creditreform-Auskunft aufrufen, falls eine vorliegt. Oder sich eine beschaffen, denn es gibt sogar eine Unternehmenssoftware, in die die Creditreform-Schnittstelle schon eingebaut ist.
Den richtigen Anbieter finden
Auf dem Markt der Rechnungsprogramme tummelt sich mittlerweile eine Vielzahl von Anbietern. Manche Faktura-Lösungen sind sogar kostenlos. Diese bieten aber normalerweise zu wenig Funktionen für ernst zu nehmende Firmen, ganz zu schweigen vom (fehlenden) Support.
Da es nicht immer ganz einfach ist, im laufenden Geschäftsbetrieb den Anbieter (erneut) zu wechseln, sollten Unternehmer sich im Vorfeld über ihre Anforderungen klar werden.
Benötigen Sie mehrere Dokumentvorlagen pro Belegart? Buchen Sie selbst oder tut das Ihr Steuerberater? Möchten Sie verschiedene Zahlungsbedingungen hinterlegen und nach festgelegten Regeln oder von Fall zu Fall in Ihre Rechnungsvorlage einsetzen? Wie ist der Digitalisierungsgrad in Ihrem Unternehmen? Arbeiten Sie mit Zeiterfassung? Benötigen Sie eine Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung und zur Projektsoftware?
Anhand Ihrer Anforderungs-Checkliste können Sie dann den Anbietern auf den Zahn fühlen. Die meisten Anbieter von Rechnungsprogrammen bieten kostenlose Testversionen an. Einige haben Berater, die Ihnen helfen, den richtigen Funktionsumfang im Dickicht der Funktionalitäten zu finden.
Rechnungsprogramme für den Mittelstand
Es muss nicht gleich SAP sein. Auch andere Anbieter sind in der Lage, die Prozesse mittelständischer Unternehmen abzubilden. Allerdings ist es für Mittelständler noch wichtiger als für Kleinbetriebe, ein Höchstmaß an Integration in ihrer IT-Landschaft zu haben. Je umfassender und konsistenter die Datenbasis, umso besser die Information und Auswertbarkeit.
Auch das Thema GoBD-Konformität hat für Mittelständler zusätzliche Brisanz. Finanzämter legen bei größeren Firmen höhere Maßstäbe an als bei Freelancern. Zunehmend wird ein Scoring der Tax Compliance praktiziert: Schon geringfügige Verstöße gegen die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen der Finanzverwaltung (Stichwort GoBD) können zukünftig eine Betriebsprüfung zur Folge haben.
Vor diesem Hintergrund sollte Faktura-Software die Unverfälschtheit, Nachprüfbarkeit und revisionssichere Archivierung der Belege sowie die Nachvollziehbarkeit der zugehörigen Geschäftsvorfälle gewährleisten.
Cloud-Software hat für Mittelständler einen zusätzlichen Nutzen: Es fallen keine Kosten für eigene IT-Infrastruktur und Personal an. Diese Positionen sind in der monatlichen Software-Miete im SaaS-Bereitstellungsmodell bereits enthalten. Und wenn das Geschäft wächst, wächst die Cloud-Lösung mit.
