Reisekostenabrechnung: Alles, was Sie wissen müssen

Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand, Kilometerpauschale – das sind nur einige Begriffe rund um das Thema Reisekosten. Fehlt Ihnen der Durchblick? Was bei der Reisekostenabrechnung zu beachten ist und welche Möglichkeiten es gibt, sie zu vereinfachen, erläutert folgender Beitrag.

Auf Dienstreisen fallen in der Regel Kosten an, zum Beispiel für die Bahnfahrt zum Zielort oder für die Übernachtung im Hotel. Falls dem Reisenden keine Firmenkreditkarte zur Verfügung steht, streckt er die Auslagen privat vor. Diese Liquiditätsbelastung wird vom Arbeitgeber manchmal abgemildert durch einen Reisekostenvorschuss.

Im Anschluss kann der Reisende die Auslagen zurückfordern. Damit der Überblick nicht verloren geht, werden alle Kosten der auswärtigen Tätigkeit in einer Reisekostenabrechnung zusammengetragen. Deren Zweck ist es, die Rückzahlung an den Reisenden anzufordern und die betrieblichen Gesamtkosten einer Reise zu ermitteln.

Was ist eine Reisekostenabrechnung?

Eine Reisekostenabrechnung ist eine Zusammenstellung aller Kosten, die einem Mitarbeiter durch eine beruflich bedingte Reise entstanden sind.

Was zählt zu den Reisekosten?

Als Reisekosten gelten

• Fahrtkosten (z.B. Bahn, Auto, Flugzeug)
• Übernachtungskosten
• Verpflegungsmehraufwand
• Reisenebenkosten (z.B. Eintrittskarten, Kundenbewirtung) 

Was im Rahmen der Reise erstattet wird, bestimmt letztendlich der Arbeitgeber. Einen Anspruch auf Erstattung gibt es nicht. Ausgaben für Bußgelder oder Freizeitbeschäftigungen während der Reise muss man in der Regel selbst tragen..

Wer zahlt die Reisekosten?

Die Reisekosten bei einer Reise übernimmt in der Regel der Arbeitgeber. Für diesen stellen sie wiederum Betriebsausgaben dar und werden oft den besuchten Kunden weiterbelastet.

Entstandene Kosten, die der Arbeitgeber nicht oder nicht ganz übernimmt, können ggf. vom Arbeitnehmer im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen.

Reisekosten, die erstattet wurden, lassen sich nicht mehr steuerlich geltend machen.

Wer kann eine Reisekostenabrechnung erstellen?

Kurz gesagt: jeder, der geschäftlich unterwegs war – sowohl Mitarbeitende als auch Geschäftsführer oder Inhaber eines Unternehmens.

Was gilt als Geschäft- oder Dienstreise?

Während der Begriff Dienstreise aus der öffentlichen Verwaltung stammt, spricht man im Unternehmensumfeld eher von Geschäftsreise. Vereinfachend sollen die Begriffe hier synonym stehen. Als Dienstreise gilt eine beruflich veranlasste Reise, deren Ziel nicht die regelmäßige Arbeitsstätte ist. 

Hierzu zählen zum Beispiel: 

• Kundenbesuche 
• Teilnahme an Messen und Konferenzen 
• Fahrten zu anderen Firmenstandorten 

Bei längeren Auswärtsaufenthalten (kumulierter Zeitraum von mehr als drei Monaten) gelten steuerlich spezielle Regeln. 

Interessantes am Rande: Vor Ausbruch der Corona-Pandemie wurden laut Statista wurden knapp 200 Millionen Geschäftsreisen von deutschen Unternehmen unternommen. Die Corona-Pandemie führte dann zu einem historischen Einbruch. Die Zahl der Dienstreisen ging um 80 Prozent zurück. Online-Meetings wurden zur Normalität. Zwar wird inzwischen wieder mehr geschäftlich gereist. Das das Niveau vor Ausbruch der Corona-Pandemie wird jedoch bei Weitem nicht erreicht.

Warum wird eine Reisekostenabrechnung erstellt?

Die Erstellung einer Reisekostenabrechnung hat finanzielle und rechtliche Gründe.

Die wichtigsten sind:

• Erstattung der Reisekosten: Mitarbeiter, die beruflich bedingte Ausgaben während einer Geschäftsreise hatten, können diese durch eine ordnungsgemäß erstellte Reisekostenabrechnung vom Arbeitgeber erstattet bekommen.
• Steuerliche Absetzbarkeit: Unternehmen können Reisekosten als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen. Dafür braucht es eine ordnungsgemäße Dokumentation.
• Nachweis für interne und externe Prüfungen: Reisekostenabrechnungen dienen zum Beispiel bei einer Prüfung durch Finanzbehörden als Belege dafür, dass alle Ausgaben rechtmäßig und korrekt verbucht wurden.

Ist eine Reisekostenabrechnung verpflichtend?

Es gibt keine allgemeine gesetzliche Pflicht zur Erstellung einer Reisekostenabrechnung.

Allerdings ist sie notwendig, wenn Sie Ihre Kosten erstattet bekommen wollen. So benötigt das Unternehmen die Reisekostenabrechnung für eine ordnungsgemäße Buchhaltung. Zudem kann der Arbeitgeber die Ausgaben nur dann als Betriebsausgaben geltend machen, wenn Reisekosten korrekt dokumentiert sind.

Gibt es Fristen für die Reisenkostenabrechnung?

Meist existieren firmeninterne Vorgaben, innerhalb welcher Frist Reisekostenabrechnungen eingereicht werden müssen. Dies ist häufig in einer Reiserichtlinie festgelegt. Gesetzlich gilt laut § 195 BGB eine Verjährungsfrist von drei Jahren. 

Um Verzögerungen zu vermeiden, empfehlen viele Unternehmen, Reisekostenabrechnungen regelmäßig (z.B. monatlich), besser noch unmittelbar nach der Reise einzureichen. Das ist auch im Interesse des Reisenden, der seine Auslagen zeitnah erstattet haben möchte. 

Zudem freut sich die Buchhaltung über eine frühzeitige Einreichung. Sie ordnet die erstatteten Kosten in einer bestimmten Abrechnungsperiode zu. Daher ist es für die Buchhaltung immer wünschenswert, Reisekostenabrechnungen so früh wie möglich vorgelegt zu bekommen. 

Welche Ausgaben können bei der Abrechnung der Reisekosten geltend gemacht werden?

Fahrtkosten

Es können Fahrkosten für Fahrten mit dem eigenen Auto, für öffentliche Verkehrsmittel, Flugzeug oder Mietwagen geltend gemacht werden. Dazu fügen Sie jeweils die entsprechenden Belege hinzu (ÖPNV-Ticket, Taxiquittung, Rechnung Leihwagen).

Zu den Fahrten zählen die An- und Abreise, aber auch Fahrten am Zielort sowie Zwischenfahrten von einer Arbeitsstätte zu nächsten. 

Bei Fahrten mit dem privaten PKW ergeben sich bei der Abrechnung der Fahrtkosten zwei Möglichkeiten: 

• Nutzung der Kilometerpauschale (30 Cent pro Kilometer – Stand 2024) 
• Verwendung des fahrzeugindividuellen Kilometersatzes (Hierbei werden alle anfallenden Jahresausgaben addiert und anschließend durch die Anzahl der gefahrenen Kilometer geteilt. Der so ermittelte individuelle Kilometersatz wird anteilig für jeden dienstlich gefahrenen Kilometer eingefordert). 

Voraussetzung für die Erstattung von Kilometerpauschale und Kilometersatz ist die Führung eines Fahrtenbuchs. Darin listet der Mitarbeitende alle beruflich gefahrenen Strecken auf. 

Übernachtungskosten

Meist wird die Hotelrechnung über eine Firmenkreditkarte oder später per Überweisung durch das Unternehmen bezahlt. 

Für den Fall, dass Sie die Übernachtungskosten selbst vor Ort begleichen, nehmen Sie diese samt Beleg in die Reisekostenabrechnung auf.  

Alternativ besteht bei den Übernachtungskosten die Möglichkeit, eine Übernachtungspauschale anzuwenden, wenn keine entsprechende Rechnung vorliegt, z. B. bei Übernachtung bei Freunden. Diese beträgt innerhalb Deutschlands aber nur 20 Euro. 

Verpflegungsmehraufwand im Inland

Wer auf Dienstreisen ist, muss in der Regel auswärts essen und kann sich nicht so günstig verpflegen wie zuhause. Um diese zusätzlichen Kosten auszugleichen, gibt es den sogenannten Verpflegungsmehraufwand. Die meisten Unternehmen orientieren sich hierbei an den einkommensteuerlichen Pauschalbeträgen, die von der Dauer der Reise abhängt. 

Verpflegungsmehraufwand 2024 

• Abwesenheit von 8 – 24 Stunden: 14,00 Euro 
• Abwesenheit ab 24 Stunden: 28,00 Euro 

Für Reisen in andere Länder gelten andere Pauschalen. Die Länderübersichten mit der Auflistung der Pauschalen (Stand 2024) werden jährlich vom Bundesfinanzministerium veröffentlicht. 

Reisenebenkosten

Reisenebenkosten sind zusätzliche Ausgaben, die im Zusammenhang mit einer beruflich bedingten Reise entstehen und nicht direkt den Hauptkategorien der Reisekosten zugeordnet werden können. Dazu zählen zum Beispiel Parkgebühren, Eintrittskarten für beruflich bedingte Veranstaltungen, Kosten für Gepäckaufbewahrung oder Mautgebühren.

Was sind typische Fehler bei der Reisekostenabrechnung?

Bei der Reisekostenabrechnung schleichen sich immer wieder Fehler ein. Dies können zu Verzögerungen bei der Erstattung, zusätzlichen Nachfragen und im schlimmsten Fall zu finanziellen Verlusten führen. 

Beispiele: 

• Fehlende oder unvollständige Belege 
• Falsche oder ungenaue Angaben (falsche Datumsangaben, Kilometerstände oder Beträge) 
• Einreichung von Ausgaben, die nicht erstattungsfähig sind (z.B. private Ausgaben). 
• Nicht in Anspruch genommene Verpflegungs- oder Übernachtungspauschalen 
• Fehlende Kürzung von Pauschalen, wenn der Arbeitgeber Verpflegung oder Unterkunft gestellt hat 
• Einreichung der Reisekostenabrechnung nach Ablauf der internen Fristen 
• Vergessen kleinerer, aber erstattungsfähiger Nebenkosten wie Parkgebühren 

Tipps für die Abrechnung von Reisekosten

• Sammeln und organisieren Sie alle Belege sofort während der Reise. Nutzen Sie eine Reisekosten-App zum Scannen und Speichern. So gehen keine Belege verloren und Sie haben immer eine digitale Kopie zur Hand. 
• Überprüfen Sie alle Eingaben sorgfältig. Eine Reisekostenabrechnungssoftware errechnet Pauschalen und Kilometergeld automatisch.
• Machen Sie sich mit den Reisekostenrichtlinien Ihres Unternehmens vertraut und reichen Sie nur erstattungsfähige Ausgaben ein. 
• Kürzen Sie die Verpflegungspauschale entsprechend den Regelungen, wenn der Arbeitgeber Mahlzeiten oder Unterkunft bereitstellt. 
• Reichen Sie die Abrechnung zeitnah nach der Reise ein und beachten Sie die unternehmensinternen Fristen. Entwickeln Sie eine Routine, um Reisekostenabrechnungen regelmäßig (z.B. wöchentlich oder monatlich) zu erstellen. 
• Besonders praktisch sind auch Firmenkreditkarten. Firmen wie Pliant bieten virtuelle Firmenkreditkarten, mit denen sich die Abrechnung noch einfacher gestaltet. 
• Nutzen Sie Software, die den gesamten Prozess ganzheitlich abbildet. Dies reduziert den manuellen Aufwand und die Bearbeitungszeit für alle Beteiligten. Am besten geeignet ist eine integrierte Lösung wie ein ERP-System, welche das Reisekostenmanagement ganzheitlich unterstützt. 

Welche Tools gibt es für die Abrechnung von Geschäftsreisen?

Für die Reisekostenabrechnung gibt es keine formalen Vorgaben. Deshalb kann die Reisekostenabrechnung theoretisch auch handschriftlich auf Papier erfolgen – was in der Praxis so nicht (mehr) geschieht. Grundsätzlich gilt für alle Verfahren: 

Weil alle Ausgaben nachgewiesen werden müssen, müssen Rechnungen, Quittungen und sonstige Belege der Abrechnung beigefügt werden. 

Papierformulare 

In der Vergangenheit haben Unternehmen (Papier-)Vordrucke genutzt, um Dienstreisen abzurechnen. 

Diese enthielten Felder für folgende Angaben: 

Name des Reisenden 

Angaben zur Reise: 

• Abfahrt: Datum, Uhrzeit 
• Rückkehr: Datum, Uhrzeit 
• Reisedauer 
• Reiseziel 
• Reisegrund 

Angefallene Kosten 

• Übernachtungskosten 
• Verpflegungsmehraufwand 
• Reisenebenkosten 
• Fahrtkosten 
• Gesamtkosten 

Excel-Vorlagen für Reisekosten 

Heute werden oft Excel-Vorlagen mit oben genannten Feldern genutzt, wobei Formeln integriert sind, um Fehler zu minimieren. So kann zum Beispiel die Reisedauer automatisch errechnet werden. Unternehmen, in denen Mitarbeiter häufig reisen, nutzen jedoch in der Regel eine Software für die Reisekostenabrechnung. 

Reisekostenabrechnungssoftware

Unternehmen, die eine Reisekostenabrechnungssoftware nutzen, können den gesamten Prozess der Reisekostenabrechnung effizienter und transparenter gestalten. 

Eine cloudbasierte ERP-Lösung wie Scopevisio verfolgt einen holistischen Ansatz beim Thema Reisekosten. Die Software bietet nicht nur die Möglichkeit der einfachen Erfassung per Reisekosten-App (Scopevisio2Go) , sondern bildet den Prozess weiter ab bis hin zur Erstattung an den Reisenden (direkt oder über die Gehaltsabrechnung) bzw. bis zur Weiterberechnung an den Kunden, sofern vereinbart. 

Beteiligt am Reisekostenprozess sind die Scopevisio-Module Organisation, Finanzen, Abrechnung sowie Personal (Lohn & Gehalt). Dank der Kooperation von Scopevisio mit dem Kreditkartenanbieter Pliant kann der Prozess zusätzlich durch virtuelle Kreditkarten vereinfacht werden. 

Die Integration der Prozesse kommt allen Beteiligten zugute. Der Reisende profitiert von einfacher Erfassung und schneller Erstattung. Die Buchhaltung wird durch die reibungslosen Abläufe bei hoher Datenqualität entlastet. Das Controlling erhält auf Knopfdruck einen Echtzeitüberblick über alle Reisekosten, was eine bessere Budgetkontrolle ermöglicht und dabei hilft, Kostentreiber zu identifizieren.

Kurzum: Von der Durchgängigkeit der Prozesse profitiert das gesamte Unternehmen. 

Fazit

Die Reisekostenabrechnung ist eine administrative Aufgabe, die viel Zeit in Anspruch nimmt, wenn Sie händisch erfolgt. Frust bei Mitarbeitern, Stress in der Buchhaltung und fehlender Überblick im Management sind die Folgen. 

Reisekosten-Apps ermöglichen es, die Reisekostenabrechnung von unterwegs einfach, schnell und komplett papierlos zu erledigen. Nur auf eine App zu setzen, wäre allerdings zu kurz gesprungen. 

Wirklich effizient wird es, wenn zugehörige Prüf- und Genehmigungsprozesse sowie Faktura, Buchhaltung und Controlling in einem System stattfinden. Dadurch werden Medienbrüche vermieden und die Effizienz des gesamten Reisekostenmanagements nochmals gesteigert. 

Ist die Reisekostenabrechnung in ein ERP-System integriert, wie dies etwa bei Scopevisio der Fall ist, ergeben sich durchgängige Prozesse von der Erfassung über die Zahlung und Weiterbrechnung bis zur Verbuchung.