In der modernen Wirtschaft ist elektronische Datenverarbeitung heute selbstverständlich geworden. Computer, Scanner, Mailprogramme werden in mittelständischen Unternehmen für die Kommunikation zwischen den Abteilungen sowie für die Kontakte mit Geschäftspartner und Kunden rege genutzt. Auch die Vorgänge in den Buchhaltungen werden mit moderner Software erledigt. Doch die Auswahl an guten Programmen für den Mittelstand ist groß. Welche Eigenschaften muss eine Buchhaltungssoftware für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) also mit sich bringen?
Anforderungen definieren und Anbieter vergleichen
Bei der Anschaffung neuer Buchhaltungssoftware sollte ein mittelständisches Unternehmen ein Anforderungsprofil erstellen, bevor verschiedene Anbieter verglichen und die vorhandenen Funktionen ausführlich getestet werden. Die Beschäftigten im Unternehmen sollten ebenfalls Gelegenheit haben, ihre Ideen und Anforderungen einzubringen. Ein Anforderungsprofil kann mit Hilfe einer Tabellenkalkulation erstellt werden. Welche Kriterien spielen dabei eine Rolle? Das Buchen aller Geschäftsvorfälle auf branchen- oder gesellschaftstypischen Standardkontenrahmen, die von mittleren Unternehmen verwendet werden, sollte etwa jedes Programm anbieten. Die Unternehmen sollten jetzt darauf achten, dass die Kontenrahmen der Taxonomie für die E-Bilanz entsprechen.
Integration spart Doppelarbeit
Buchhaltungssoftware soll doppelte Arbeit verhindern und die wichtigsten Funktionen für die Beschäftigten enthalten. Da ist es praktisch, wenn kleine und mittlere Unternehmen aus dem Programm heraus ihre Rechnungen, Lieferscheine und auch Mahnungen erstellen können. Gleichzeitig kann mit modernen Anwendungen über ein Banking-Modul auch der Zahlungsverkehr und Umsatz von KMU gesteuert werden. Die gewählte Buchhaltungssoftware sollte sich an das Unternehmen anpassen und für höhere Anforderungen erweiterbar sein.
Schnittstellen wie DATEV und ELSTER
Mit Schnittstellen kann die moderne Buchhaltungssoftware auf andere Anwendungen zugreifen, womit die Funktionalität gesteigert wird. Einige Schnittstellen sind inzwischen in der Buchhaltung Standard. Enthaltene Banking-Module können nicht nur die Datensätze der Überweisungen übergeben, sondern auch die Zahlungseingänge importieren. Eine ELSTER-Schnittstelle ermöglicht die Übergabe der im Unternehmen erstellten Umsatzsteuervoranmeldungen an das Finanzamt und die DATEV-Schnittstelle erleichtert die Kommunikation mit dem Steuerbüro. Weitere Programmierschnittstellen sorgen für eine bessere Zusammenarbeit und Kommunikation in mittelständischen Unternehmen. Bei der Erstellung eines Anforderungsprofils, sollten deshalb die APIs mitberücksichtigt werden.
Schnelles Buchen
Die gesamte Software sollte auf die Bedürfnisse mittlerer Unternehmen ausgerichtet sein, insbesondere Buchungen zügig und zeitnah zu erfassen. Dazu gehören einfache Buchungsmasken. Diese berücksichtigen im Idealfall Beschäftigte mit unterschiedlichem Kenntnisstand, indem sie einen Beginner- und einen Expertenmodus anbieten. Profis arbeiten zum Beispiel gern mit Stapelbuchungen. Wird die Anwendung von mehreren Beschäftigten genutzt, muss sie netzwerkfähig sein. Für mittlere Unternehmen mit mehreren Geschäftsstellen bietet sich die Anschaffung einer Online-Buchhaltungssoftware an. Dienstleistungsunternehmen der mittelständischen Wirtschaft benötigen eine mandantenfähige Version, mit der sie verschiedene Buchhaltungen abbilden können.
Berichte und Auswertungen für den Wissensvorsprung
Ihren großen Vorteil spielen Buchhaltungsprogramme aus, wenn sie ein umfangreiches Berichtswesen installiert haben. Die Buchhaltung für den Mittelstand ermöglicht dann individuelle und zeitnahe Auswertungen der Zahlen. Ein Wissensvorsprung, der sich auszahlt, denn die Zahlen zeigen sehr genau, an welchen Punkten Verbesserungen notwendig sind. Unternehmer werden so zu aktiven Gestaltern ihres Betriebes und müssen nicht mehr auf Gespräche mit dem Steuerberater warten. Der Geschäftsführer eines mittelständischen Unternehmens profitiert von tagesaktuellen Auswertungen und die Buchhaltung wird durch die automatische Erstellung von Auswertungen und Berichten entlastet.
