Debitorenbuchhaltung und Forderungsmanagement

Was ist Debitorenbuchhaltung?

Im Zentrum der Debitorenbuchhaltung stehen die buchhalterischen Prozesse rund um das Forderungsmanagement. Es geht um das Buchen der Forderungen inklusive Umsatzsteuer und der zugehörigen Zahlungseingänge. Die Schuldner eines Unternehmens sind aus dessen Perspektive Debitoren und die Gläubiger sind Kreditoren.

Während Debitorenbuchhalter sich mit Ausgangsrechnungen beschäftigen, bearbeiten Kreditorenbuchhalter Eingangsrechnungen. Die Aufgaben ähneln sich, häufig werden sie auch von demselben Buchhalter erledigt.

Debitorenbuchhaltung und Kreditorenbuchhaltung sind Teil der Finanzbuchhaltung.

Aufgaben der Debitorenbuchhaltung

Zur Debitorenbuchhaltung gehören die folgenden Aufgaben:

Das Erstellen von Rechnungen

Die dokumentierten Lieferungen und Leistungen werden dem Kunden gegenüber abgerechnet. Der Buchhalter führt die Rechnungspositionen mit den zugehörigen Einheiten und Preisen auf dem Rechnungsformular auf, addiert sie und schlägt die Mehrwertsteuer auf. Selbstverständlich muss er gewährleisten, dass alle gesetzlich geforderten Rechnungsbestandteile vorhanden sind.

Bei Warenlieferungen im B2C-Geschäft sind die Verkaufspreise weitgehend standardisiert, aber bei komplexen Projekten im B2B-Geschäft ist die Rechnungsstellung ein Job für hoch qualifizierte Sachbearbeiter. Häufig wird gegenüber den Debitoren ein Mix aus Arbeitsstunden, Pauschalpreisen und Waren oder Gewerken abgerechnet. Der Lieferungs- und Leistungszeitpunkt muss genau festgehalten werden, es müssen Leistungsnachweise und Vereinbarungen herangezogen werden und bei grenzüberschreitenden Geschäften müssen die entsprechenden Umsatzsteuer-Regelungen eingehalten werden.

SEPA-Lastschriften und wiederkehrende Rechnungen anlegen

Auch diese beiden Zahlungsmethoden werden vom Debitorenbuchhalter eingerichtet:

Vielfach werden Rechnungen nicht nur im Einzelfall ausgestellt. Besonders im B2C-Segment ist es üblich, dass sich das liefernde Unternehmen von den Kunden SEPA-Mandate für den Lastschrifteinzug besorgt. So kann es seine fälligen Forderungen direkt vom Bankkonto des Kunden einziehen.

Eine andere Möglichkeit bei Forderungen, die immer wieder in gleicher Höhe entstehen, sind wiederkehrende Rechnungen, die in einem bestimmten Rhythmus versendet werden, am besten automatisch von der Buchhaltungssoftware.

Das Anlegen und Pflegen von Debitorenkonten

Wenn ein Neukunde den ersten Auftrag erteilt, wird für ihn ein Debitorenkonto angelegt. Dieses ist ein Personenkonto. Im Gegensatz zu den Sachkonten taucht es nicht in der Bilanz auf. Sein Saldo fließt in die Bilanzposition Forderungen aus Lieferungen und Leistungen ein.

Wenn Sie eine Rechnung an einen neuen Kunden in einer Faktura-Software erstellen, wird Ihnen das Programm vorschlagen, den neuen Debitor anzulegen. Pflegen Sie die Stammdaten möglichst vollständig ein, inklusive z. B. der Umsatzsteuer-ID des neuen Kunden. Ist die Rechnungsadresse identisch mit der Firmenadresse? Viele Unternehmen verwenden für ihre Rechnungen ein Postfach.

Das Einbuchen der Forderungen

Unternehmen, die eine Faktura-Software mit integrierter Buchhaltungssoftware verwenden, brauchen normalerweise nichts weiter zu tun, um ihre Rechnungen korrekt einzubuchen.

Die Software bucht die Rechnung wie folgt:

Die Überwachung der offenen Posten

In der Offene-Posten-Liste überwacht der Debitorenbuchhalter seine Fälligkeiten. Auch in diesem Bereich arbeiten die meisten Unternehmen mit Buchhaltungssoftware. Diese erstellt die Offene-Posten-Liste stets mit aktuellen Daten.

Wenn Forderungen fällig werden, kann das System entsprechende Warnhinweise generieren, damit die Debitorenbuchhaltung die Chance hat, rechtzeitig nachzufassen.

Das Ausbuchen der Forderungen bei Zahlungseingang

Wenn der Schuldner seine Rechnung gezahlt hat, kann die Forderung ausgebucht werden. Üblicherweise rufen Unternehmen elektronische Kontoauszüge über eine Onlinebanking-Schnittstelle ab und lesen diese in ihr Buchhaltungsprogramm ein. Es ist sehr gut möglich, in der Buchhaltungssoftware Regeln einzustellen, die einen Zahlungseingang automatisch der zugehörigen Rechnung zuordnen können. In diesem Fall muss der Buchhalter nur noch überprüfen, ob der systemseitig erstellte Buchungsvorschlag richtig ist.

Das Ausziffern der offenen Posten

Ausziffern bedeutet, offene Posten gegeneinander auszugleichen. Wird eine Rechnung bezahlt, kann der offene Posten, der beim Buchen der Debitorenrechnung entstand, gegen den Zahlungseingang ausgeziffert werden. Ein gutes Buchhaltungsprogramm kann erkennen, welche Posten zusammengehören und die Auszifferung in vielen Fällen automatisch vornehmen oder vorschlagen. In der Buchhaltungssoftware können häufig Regeln definiert werden, um offene Posten auszugleichen.

Mahnwesen

Wenn das Warnsignal in der Offene-Posten-Liste auf dunkelrot springt, weil ein Kunde sein Zahlungsziel überschritten hat, hat der Debitorenbuchhalter verschiedene Möglichkeiten – zum Beispiel:

Mahnung senden

Er kann dem säumigen Schuldner eine Mahnung senden. Diese kann ebenfalls direkt aus dem Buchhaltungsprogramm heraus generiert werden. In der Software wird vermerkt, nach wie viel Tagen welche Mahnung versendet wird. Die erste Mahnung ist häufig noch freundlich formuliert und kostenfrei. Mit jeder weiteren Mahnung verschärft sich der Ton und erhöht sich die Mahngebühr. Zu guter Letzt können auch Verzugszinsen berechnet werden. Alle diese Parameter – Mahnrhythmus, Mahntext, Gebühren, Zinsen, ja sogar Folgeaktivitäten – können in einer guten Buchhaltungssoftware hinterlegt werden. Dieses Vorgehen empfiehlt sich, wenn viele Kunden mit Standardprodukten oder –leistungen beliefert werden.

Kundenbetreuung kontaktieren

Im Projektgeschäft oder im B2B-Business werden häufig nicht-standardisierte Leistungen für große Kunden erbracht. Einen solch wichtigen Partner verärgert man ungern mit einer prompten Mahnung. Stattdessen würde sich der Debitorenbuchhalter mit dem zuständigen Kundenbetreuer in Verbindung setzen. Dieser kennt meist die Gründe für den Zahlungsverzug oder kann sie in einem persönlichen Gespräch mit dem Kunden klären.

Rechtsanwalt oder Inkassobüro beauftragen

Vielfach werden Forderungen nach der letzten Mahnung an einen Rechtsanwalt oder ein Inkassobüro übergeben. Der Rechtsanwalt kann das gerichtliche Mahn- und Vollstreckungsverfahren betreiben. Das Inkassobüro wird sich um die außergerichtliche Beitreibung der Forderung bemühen. Die Kosten für dieses Verfahren trägt der Gläubiger. Der Gegenstandswert, an dem sich die Gebühren orientieren, ist der Wert der Hauptforderung, d. h. der ursprüngliche Rechnungsbetrag.

Zahlungsbedingungen, Steuer, besondere Vereinbarungen

Üblicherweise haben Unternehmen feste Zahlungsbedingungen. Doch im B2B-Geschäft kommt es vor, dass Kunden individuelle Zahlungsfristen heraushandeln. Je größer die Marktmacht des Einkäufers, umso mehr Entgegenkommen erwartet dieser. Zulieferer der großen Automobilkonzerne können ein Lied davon singen, wie die Einkäufer ihnen die Bedingungen diktieren.

Damit entsteht für den Debitorenbuchhalter die Herausforderung, für jeden Kunden die korrekten Zahlungsbedingungen auf der Rechnung auszuweisen. Sind diese Sonderbedingungen abermals in der Buchhaltungssoftware hinterlegt, kann der Sachbearbeiter im Rechnungswesen die Rechnung einfach erstellen – Irrtum und Fehler ausgeschlossen.

Unter Umständen wird in Ausgangsrechnungen für besonders schnelle Zahlung auch Skonto angeboten, oder es wird ein Rabatt gegeben. Darüber hinaus muss die Steuer richtig geschlüsselt und gebucht werden. Auch diese Details muss der Debitorenbuchhalter bzw. seine Software im Blick haben.

Zahlungsfrist ist Kredit

Der Zeitraum von der Rechnungsstellung bis zum Zahlungseingang ist im Grunde ein Kreditzeitraum. Während dieser Zeit besteht für den Gläubiger – den Lieferanten – das Risiko eines Zahlungsausfalls. Häufig werden den Debitoren daher Kreditlimits eingeräumt, die nicht überschritten werden dürfen. Auch die Überwachung dieser Kreditlimits obliegt dem Debitorenbuchhalter.

Absicherung von Lieferantenkrediten

Bei Neukunden sind Lieferanten oft gut beraten, sich eine Bonitätsauskunft von einer Auskunftei wie z. B. der Creditreform einzuholen, um die Zahlungsfähigkeit des Schuldners einschätzen zu können. Des Weiteren besteht die Möglichkeit, Forderungen an ein Factoring-Unternehmen zu verkaufen oder bei einer Kreditversicherung abzusichern.

Sollte mit dem Kunden eine Ratenzahlung vereinbart werden, hält der Debitorenbuchhalter den pünktlichen Eingang der Raten nach. Die Ratenzahlung ist zwar oft kein probates Mittel gegen Zahlungsschwierigkeiten, aber sie kann mit einem Schuldanerkenntnis einhergehen, das später unter Umständen hilft, die Forderung doch noch beizutreiben.

Mehr Liquidität durch schnellen Zahlungseingang

Es ist für den Lieferanten günstig, wenn seine Kunden schneller zahlen als er selbst, d. h. wenn er bei seinen Gläubigern ein längeres Zahlungsziel in Anspruch nimmt, als seine Schuldner bei ihm. Er gewinnt dadurch Liquidität und benötigt weniger Finanzierungsmittel. Seine Bilanzrelationen verbessern sich.

Skonto kann dem Schuldner einen Anreiz geben, seine Rechnung schnell zu bezahlen. Skonto ist für den Kunden ein extrem günstiger Kredit und für den Lieferanten immer noch besser als die Abschläge, die beim Factoring hinzunehmen sind.

Korrekte Steuersätze kennen

Welcher Steuersatz ist richtig? In Deutschland existiert der reguläre Mehrwertsteuersatz von 19% und der ermäßigte von 7%. Die ermäßigte Steuer gilt z. B. für Verlagsprodukte oder Lebensmittel. Im Allgemeinen wissen Unternehmen bzw. ihre Debitorenbuchhalter, welche Steuersätze für ihre Produkte gelten. Überdies sind die Produkte einschließlich jeweils geltender Steuer in modern arbeitenden Unternehmen ebenfalls in der Faktura-Software hinterlegt.

Doch welche Steuersätze gelten für grenzüberschreitende Geschäfte?

Grenzüberschreitende Geschäfte

Die folgende Darstellung ist ein wenig vereinfacht. Da die Umsatzsteuerregelungen kompliziert sind und von den Finanzämtern sehr formal angewendet werden, sollten Sie für Ihre Detailfragen unbedingt einen Steuerberater konsultieren. Wir machen vorsorglich darauf aufmerksam, dass wir hier keine Steuerberatung erteilen.

Bei grenzüberschreitenden Geschäftsvorfällen gilt grundsätzlich der Mehrwertsteuersatz aus dem Land des Kunden bzw. der Leistungsort. Zur Bestimmung des Leistungsortes hat die Handelskammer Hamburg gute Ressourcen ins Internet gestellt.

Drittländer und EU-Länder

Bei der Berechnung solcher Umsätze unterscheidet man zwischen EU-Ländern und so genannten Drittländern.

Umsätze mit Drittländern sind häufig umsatzsteuerfrei.

Bei innergemeinschaftlichen Leistungen an einen Unternehmer erfolgt nach dem Reverse-Charge-Verfahren eine Umkehr der Steuerschuld. Hierbei schuldet nicht der Leistende, sondern der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer. Bei der Rechnungsstellung wird also keine Umsatzsteuer aufgeschlagen. Voraussetzung: Die Umsatzsteuer-ID des Empfängers / Schuldners wird auf der Rechnung vermerkt.

Innergemeinschaftliche Leistungen an einen Nicht-Unternehmer werden am Ort des leistenden Unternehmers besteuert. Das bedeutet für den Debitorenbuchhalter: Hier muss Steuer auf der Rechnung ausgewiesen werden.

Viele Geschäftsvorfälle und Buchungssätze rund um Auslandsgeschäfte finden Sie unter anderem im Rechnungswesen-Portal.

Kennzahlen rund um die Debitorenbuchhaltung

Welche Auswirkungen haben Ihre Zahlungsbedingungen auf die Liquidität? Wie ist die Umschlagshäufigkeit Ihrer Forderungen und Ihrer Verbindlichkeiten? Controller benötigen Kennziffern für ihre Analysen und Empfehlungen zur Unternehmenssteuerung.

Die Kennzahl „Debitorenlaufzeit“ (auch: Debitorenziel, Kundenziel) zeigt an, wie lange es im Durchschnitt dauert, bis Kunden ihre Rechnungen bezahlen. Ist die Debitorenlaufzeit kürzer als die Kreditorenlaufzeit, freut sich der Controller, denn das ist gut für die Liquidität.

Ein Zeitvergleich dieser Kennzahlen zeigt, wie sich die Zahlungsmoral der Kunden entwickelt, und ein Branchenvergleich gibt Aufschluss, wie schnell Ihr Unternehmen seine Forderungen im Vergleich zum Wettbewerb realisieren kann.

Kreditorenbuchhaltung – komplementär zur Debitorenbuchhaltung

Während der Debitorenbuchhalter mit Ausgangsrechnungen und Forderungsmanagement befasst ist, kümmert sich der Kreditorenbuchhalter um Prozesse in Verbindung mit Eingangsrechnungen und Verbindlichkeiten. Seine Aufgaben ähneln denen des Debitorenbuchhalters – nur gewissermaßen auf der anderen Seite der Bilanz.

Der wichtigste Prozess in der Kreditorenbuchhaltung ist der Eingangsrechnungs-Workflow. Eingangsrechnungen müssen auf ihre sachliche und formale Richtigkeit überprüft, anschließend freigegeben und schließlich kontiert und gebucht werden. Dieser Prozess muss nach dem Vier-Augen-Prinzip ablaufen und genau dokumentiert werden, damit jeglicher Missbrauch ausgeschlossen ist. Schließlich handelt es sich bei der Überweisung um einen Geldabfluss!

Darüber hinaus werden in der Kreditorenbuchhaltung Daueraufträge eingerichtet und verwaltet und die Kontendeckung der Konten des Unternehmens wird überwacht.

Faktura-Software hilft

Glücklicherweise existieren heute Abrechnungsprogramme (auch Faktura-Software genannt), die Buchhaltern diese Arbeiten wesentlich erleichtern können. Die Software übernimmt Preise, Positionen, Zahlungsbedingungen, Kontoinformationen und Umsatzsteuerschlüssel aus den Stammdaten und einem eventuell zuvor abgegebenen Angebot oder Auftrag. Leistungsnachweise, Zahlungsfreigaben, eventuelle Sondervereinbarungen oder Anweisungen an die Buchhaltung werden von der Software bereitgestellt. Dies hilft dem Debitorenbuchhalter, Rechnungen korrekt, schnell und konsistent zu erstellen.

Die Rechnung wird in der Regel elektronisch versendet; sie kann aber auch ausgedruckt werden, falls Kunden dies ausdrücklich wünschen. Gleichzeitig mit der Rechnungsstellung bucht die Software die Forderung ein. Und dies nicht nur im Einzelfall: Die Stärke einer Faktura-Software besteht darin, komplette Rechnungsläufe in einem zu versenden und zu buchen.

Fazit

In der Debitorenbuchhaltung werden Ausgangsrechnungen erstellt und gebucht. Außerdem werden alle Prozesse rund um das Forderungsmanagement verarbeitet, geprüft, überwacht und gesteuert. Um diese Prozesse kümmert sich ein qualifizierter Sachbearbeiter, in der Regel ein Debitorenbuchhalter.

Die meisten Unternehmen verwenden heute leistungsfähige Software für ihre Abrechnungsvorgänge und Finanzbuchhaltung. Diese Software nimmt dem Buchhalter Routinearbeiten ab und schafft ihm Freiraum für wichtige Aufgaben, die nicht zu standardisieren sind. Außerdem erleichtert Buchführungs- und Faktura-Software die Controlling-Aufgaben, indem sie fertige Auswertungen liefert. So kann ein Unternehmen rechtzeitig auf Herausforderungen reagieren und sich im Wettbewerb besser durchsetzen.