Die seit 2015 geltenden GoBD, oder „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, sind im Grunde eine Zusammenfassung der älteren GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) und GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) des BMF. Während diese eher Leitlinien zum Umgang mit elektronischer Buchführung aufstellten, enthalten die GoBD eine Vielzahl von Konkretisierungen und spezifischen Verfahrensweisen.
Die GoBD legen hauptsächlich fest, wie die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) durch Softwaresysteme umgesetzt werden müssen. Das BMF will damit verhindern, dass zu wenig Steuern vereinnahmt werden.
Das Management eines jeden Unternehmens sollte diese Themen nicht auf die leichte Schulter nehmen.
Was bedeutet „ordnungsgemäß“ für die elektronische Buchführung und die Archivierung in einem ECM? Hier gilt: Die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Rechtzeitigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit sowie die Erfüllung der Aufbewahrungspflicht müssen im Belegwesen, in der Buchung und in der Dokumentation von Geschäftsvorfällen jederzeit gewährleistet sein. Eine Verfahrensdokumentation und ein revisionssicheres ECM (Enterprise Content Management-System) gehören zwingend dazu.
Im Folgenden geben wir einen Überblick. Zur Sicherheit sollten Sie das BMF-Schreiben zu den GoBD lesen und den Service Ihres Steuerberaters in Anspruch nehmen, indem Sie diese Themen mit ihm besprechen.
Für wen gelten die GoBD?
Die GoBD betreffen alle Unternehmer in Deutschland, die elektronische Buchführung mittels Software betreiben. Das gilt sowohl für Buchführungspflichtige als auch für Einnahmenüberschuss-Rechner, die keine doppelte Buchführung pflegen. Alle müssen die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen des BMF beachten und eine Verfahrensdokumentation erstellen.
Welche System- und Unternehmensteile sind betroffen?
In Deutschland müssen alle Software-Systeme und Prozesse, die mit steuerrelevanten Daten zu tun haben, die Anforderungen der GoBD erfüllen. Dazu gehört die Software für Buchführung, Anlagenbuchhaltung, Kasse sowie Archivierung im Dokumentenmanagement bzw. ECM mit allen Haupt- und Nebensystemen. Gleichfalls von den GoBD betroffen sind Zeiterfassung, Kasse, Taxameter und viele andere Systeme, in denen steuerrelevante Vorfälle erzeugt, verarbeitet, gespeichert oder übermittelt werden.
Die GoBD definieren „steuerrelevante Informationen“ nicht eindeutig. Es muss davon ausgegangen werden, dass alle Belege, Aufzeichnungen und elektronischen Vorgänge, die in irgendeiner Weise ihren Niederschlag in der Buchführung finden, einschließlich Schnittstellen, historischen Daten und Verfahrensweisen, damit gemeint sind.
Manche großen Steuerberatungskanzleien bieten spezielle Veranstaltungen zu diesen Themen an. Auch aus der Presse sind Details zu erfahren.
Ergänzende Informationen zur Datenträgerüberlassung
In den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ ist vorgesehen, dass auf Verlangen des BMF alle Informationen zur Verfügung gestellt werden, die zur elektronischen Auswertung der Steuer-Daten notwendig sind. Informationen über die Anforderungen der GoBD finden Sie im folgenden Leitfaden:
Mit dem GDPdU-Export der elektronischen Daten aus Scopevisio sind diese Vorgaben erfüllt. Die Firma Audicon GmbH, welche für die Finanzverwaltung die Prüfsoftware IDEA entwickelt, integrierte bereits 2013 in ihre Software eine Datenexport-Schnittstelle für Scopevisio.
GoBD-Ergaenzende-Informationen-zur-Datentraegerueberlassung.pdf
